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作者：呂慧珍單位：天水公路總段

人事檔案信息資源開發利用程度低，未能充分發揮作用

由于一些單位管理不到位，人事檔案檢索工具單一，有些單位的檔案，就要是應付差事，僅一套卷宗和目錄，查找方式落后，案卷質量不高，嚴重制約了其信息服務和交流作用的發揮，使人事檔案信息資源開發利用的廣度和深度受到了極大制約。

人事檔案管理，人們還存在認識上的偏差

在實際工作中，有的領導將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻重視不夠，他們未能充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員“軟件不硬”被動服務狀態也很普遍。人們的輕視檔案意識對人事檔案管理成為不利的因素，在實際工作中，應得到領導的足夠重視和支持。

拓展事業單位人事檔案管理的途經

（一）推動人事檔案管理的社會化

隨著檔案社會化服務功能的廣泛拓展，檔案走向開放，檔案不再僅僅是少數人利用的工具，而為傳承社會記憶而存在，“以人為本，服務至上”的理念為檔案的社會化提供了有力的保障。針對市場經濟中勞動力的自由流動，目前我國社會中出現的擅自扣檔、以檔案要挾人才等不良現象不僅限制了人才流動，而且對人事檔案工作的開展產生了很大的阻力。因此，個人人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理是一個好辦法，但代管的檔案幾年不動、不能更新內容、不能流轉等問題，有待進一步地改進和完善。

1.人事檔案應適應社會管理要求。目前，領導干部的檔由組織部管理，一般干部的人事檔案由人力資源和社會保障部門管理，外來人員的由中介機構代存，分頭領導和管理的情況，已不能適應迅速轉化的人員角色的需要。因此，為了解決人事檔案管理“分散多頭”的問題，應當建立一個集中的人事檔案保管機構。

2.管理機構的設置應滿足現實需要。隨著我國社會主義市場經濟的縱深推進，社會流動人口越來越多，人員互配和交流越來越頻繁，過去由用人單位管理的人事檔案，存在著“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節”等現象，已不能繼續滿足現實需要。建立健全事業單位行業聯網的人事檔案社會化管理機構，便于人事檔案信息的整合與網絡傳遞。管理機構的設置，也可以是跨區域的集團，規模與數量完全由市場決定，在優勝劣汰中接受市場選擇，但它們仍然要接受組織、人事和社保門部、檔案部門的監督與管理。

3.優化管理職責。人事檔案社會化管理機構的設立，是建立人事檔案社會化開放式的重要組成部分，有助于推動各個單位人事改革，推動聘用制，而且十分適合目前流動人員大幅度增長的現狀。其新職責是：

（1）配備符合規定的軟硬件設施，按照相關規定確保人事檔案質量，保護人事檔案信息安全和被正當使用。

（2）對于流動人員檔案，應建立與當事人相聯系的機制，有條件最好能應用身份追蹤軟件，利用網絡技術提高工作效率。

（3）對人事檔案的收集和補充要做好登記工作，以便檢查核對，及時對失去價值的靜態材料進行鑒定、削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

（二）促進人事檔案管理的現代化

人事檔案管理，是我國全面建設小康社會的重要組成部分，其管理的目標和層次也要達到效率型和節約型，這樣就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平和質量的最優化。計算機、多媒體及網絡技術以其存儲數量大、占用面積小、檢索速度快、交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優勢當仁不讓地成為實現人事檔案社會化管理的現代化手段。

1.人事檔案管理電子化。人事檔案管理的現代化的前提，是實現人事檔案的電子化。目前，雖經過試點和全面推進了人事檔案管理的電子化，但有些單位僅停留在較低的水平上，仍保留原有的紙質檔案。為了緩解人事檔案所存在的制度困難，應大力推進人事檔案管理電子化，確實做到采集真實、管理規范、節約成本、減少風險、建構社會信用系統。

2.人事檔案信息標準化。人事檔案社會化管理的目標這一，就是整合人才信息資源，而整合的手段就是通過系統軟件支持，實現在統計、查詢、利用等功能。因此，應建立健全各級機構統一的計算機軟、硬件環境，實現人一檔案信息形成、存儲、交換的標準化。

3.人事檔案信息網絡化。人事檔案網絡化，是人事檔案電子化之后，在不違背檔案保密規定的基礎上，充分利用網絡優勢，實行人事檔案信息資源異地共享。這樣，能夠最大限度地發揮人事檔案對社會、組織和個人的價值，為人事檔案管理和我國人才政策、人才戰略的制定提供周到的服務。

強化人事檔案內容，適應社會

經濟變化傳統的人事檔案在內容上選材單一，在每份檔案語言表述上，也存在格式化、公式化的問題。為此，強化人事檔案內容，是社會經濟變化的需要。事業人員檔案審核工作中，按照分層次審核、分階段推進的思路，要在“三齡一歷”認定上把好“實”字關。嚴格政策，統一標準，客觀公正，做到不遷就照顧，不怕得罪人，嚴加把關，防止涂改。人事檔案從建立起，就需要不斷的補充完善，第一個人的檔案材料隨著時間的推移需要及時補充真實詳盡的各種材料。人事檔案也應適應新形勢新要求,與時同步,應真實反映人才的能力、特長。以及個人信用記錄，涉及養老、醫療及失約保險的內容等。

根據新形勢下我國人事檔案工作所出現的問題，以及人事檔案管理改革舉步維艱的現實狀況，我們需要找到改革的切入點，以務實、創新的精神和科學的發展思路，對人事檔案管理進行改革，推動我國人事檔案管理事業的發展，完善我國人事檔案管理體制。