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作者：倪自榮袁興澤劉朝輝單位：遼寧省東水西調工程建設局遼寧省水利勘測設計院

影響水利工程建設期檔案歸檔質量的因素及原因分析

受水利工程建設管理本身的特點影響，一項水利工程從立項到竣工驗收需要經過不同的階段，涉及到不同的參建單位，期間有相對頻繁的人員調動和檔案資料的移交對接。歸納起來，影響水利工程檔案管理質量的主要因素有以下幾個方面。

1參建單位多，各單位檔案管理水平參差不齊

水利工程尤其是重點水利工程，參建單位一般包括項目法人單位、設計單位、監理單位和施工單位。對于點多線長的輸水工程，往往分段、分期施工，各段各期中標的設計、監理和施工單位不盡相同。項目法人單位為方便工程管理，針對不同的工段和工期，往往還要分別成立法人單位分支機構，使得參建單位數量更多。各單位對文件材料、檔案管理的要求不盡統一，特別是許多施工單位企業對工程檔案管理的重視程度不夠，檔案管理體制不健全，沒有形成有效的管理機制，內業人員調動頻繁，導致工程檔案無人管理、檔案文件滯后于工程建設進度，甚至出現工程建完以后再補齊檔案的現象，影響了檔案材料的歸檔質量。

2建設周期長，文件涉及內容范圍廣

水利工程從項目的提出、可行性研究、立項、勘察設計、施工、調試、竣工驗收到交付使用，整個基本建設周期長，建設過程中形成的檔案材料數量大、種類多。包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等，面對數量龐大、內容繁雜且時有變更的工程文件，如不及時進行歸檔整理，同時做好檔案工作的監督指導，勢必造成檔案文件的錯放、亂放、遺失，甚至會出現錯誤的替換銷毀有價值文件的情況，造成無法彌補的損失。

3重視不足，檔案管理人員業務水平有待進一步提高

盡管各級政府就檔案管理出臺了相應的規范文件，然而長期以來，在水利工程建設中形成的“重工程建設，輕檔案管理”的思想仍然存在，這些文件的規范指導作用尚未得到充分認識和全面發揮。在這種思想的影響下，有些領導對檔案管理口頭上重視，行動中忽視，對檔案管理人員的配置要求不高，把關不嚴，檔案管理人員多是剛參加工作的新人，許多參建單位檔案管理人員專業不對口，對水利工程檔案管理工作知之甚少，以他們為主要責任者形成的檔案質量自然難以保障。此外，由于歷史和現實的原因，檔案管理被視為一項技術含量不高的工作，盡管有些單位重視檔案管理工作，引進高素質人才，但是由于檔案管理高級崗位分配不足，工作成就感不強，難以留住高素質人才，形成人才的“馬太效應”，嚴重影響了水利工程檔案管理的質量。

4投入不足，水利工程檔案管理硬件設施欠缺

水利工程檔案管理工作是隨著項目建設產生的，絕大多數項目原先沒有辦公場所，更沒有專用的庫房。為方便施工管理，水利工程施工要求靠前指揮，指揮部一般設在距離施工現場不遠的地方，這里條件相對較差，各方面的配套設施不完善，特別是一些由舊辦公用房改造而成的檔案庫房，更是存在設計缺陷，庫房設置難以達到隔熱、防火、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防有害氣體的要求。檔案的裝具也因檔案存放地點地處偏遠、采購不便，而常常使用不符合規范要求的簡陋裝具。隨著存放時間的延長，很多紙質檔案被蟲噬、鼠咬或被日光曬舊，一些電子檔案也因保存不善出現無法識讀的情況。

5各種突發事件的影響

對檔案資料整體保存管理影響最嚴重的突發事件主要是火災和水災。水利工程建設項目的指揮部地處偏遠，辦公場所和庫房通常設在同一座建筑物內，辦公場所用電設備較多，設備老舊、用電不規范等因素都容易引起火災，一旦庫房被牽連起火，紙質檔案資料很難被搶救，并且消防用水也會對檔案資料造成二次損害。水利工程建設均與水有關，工程項目的指揮部也離水源較近，短時強降雨造成的瞬時洪水也會對水利工程檔案資料造成威脅。另外，影響檔案資料安全的自然災害還有雷電、地震、強風等，這些突發的自然災害難以預料，一旦發生，對檔案資料帶來的是毀滅性的破壞。

提高水利工程檔案質量的對策

很多重要水利工程的檔案資料屬于不可再生資源，如何收集好、整理好、鑒定好、保存好這些水利檔案資料，對水利項目建成后的生產管理、日常維護、改建、擴建發揮著舉足輕重的作用，是一項技術性要求很高的工作。為進一步提高水利工程檔案管理的質量水平，針對上述水利工程檔案管理中存在的問題，建議從以下幾個方面，采取相應對策，力爭把各種負面因素對水利工程檔案質量的影響降到最低。

1建立和完善水利工程檔案管理制度并嚴格執行

根據《中華人民共和國檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》、《水利水電建設工程驗收規程》，以及各省、市出臺的有關水利工程檔案管理規范，結合具體水利工程建設的實際情況，由項目法人單位對工程建設期間形成的檔案負總責，制定有針對性的水利工程檔案管理細則、制度、標準、規范，并嚴格要求各參建單位認真執行。同時，成立檔案管理工作委員會，承擔工程檔案的收集、整編、移交、保管、利用、驗收和鑒定等，對工程檔案工作進行統一協調、監督、檢查及管理，并指導各參建單位科學地進行檔案管理工作。按統一領導、分級管理的原則，使水利工程檔案管理工作縱向之間加強聯系，橫向之間統一標準，從而形成和完善檔案管理制度。

2進一步提高水利工程檔案管理人員業務水平

水利工程檔案管理工作是為水利工程建設和建后管理服務的，這就要求檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理水平和溝通協調能力。

1)隨著現代水利事業的發展，水利工程檔案的管理要求、管理技術和管理設備也在不斷的推陳出新，特別是檔案管理自動化的普及和電子計算機在檔案管理工作中的應用，需要檔案管理人員不斷加強駕馭現代科技設備的能力，不斷更新現代水利檔案管理的知識和技術。因此，應及時做好檔案管理人員的相關業務培訓工作，通過定期或不定期的培訓，使檔案管理人員全面掌握國家和地方政府部門出臺的檔案管理規范，特別是在水利工程檔案管理方面出臺的一些新的規范、標準、要求和技術，并能夠充分了解各種現代水利工程檔案管理的新理念、新設備、新技術，不斷提高檔案管理人員利用電腦等現代化設備實現檔案管理自動化的能力。在培訓現有人才的基礎上，還必須大力引進高素質人才，并保持人員的相對穩定性，使檔案管理人員能夠引進來、待得住、有發展、能流動。

2)水利工程檔案管理工作涉及的單位多，需要與單位內部各個部門、各參建單位之間相互聯系，才能全面做好水利工程檔案材料的收集、傳閱、批示、存檔等各項工作，這就要求水利工程檔案管理人員還應具備一定的溝通協調能力。要做好與領導的溝通，通過文件閱批處理，發揮好檔案文件對水利工程建設的指導作用。同時，要協調好與單位內部其他部門的聯系，及時傳閱處理各種文件;協調好與其他參建單位的關系，加強交流與合作，努力實現檔案管理工作的暢通。

3進一步加強水利工程檔案的硬件設施建設

水利工程檔案管理工作是隨著項目建設產生的，大多數項目原先沒有辦公場所，往往沒有專用的庫房。作為水利工程檔案存放的重要場所，庫房建設應參照《檔案館建設標準》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等規范，盡量滿足檔案庫房為獨棟建筑物的要求，并配置相應的防護設施，如滅火器、有害生物防治設施、防磁化防靜電設施以及必要的避雷裝置等。檔案資料的裝具也要符合規范要求，除了要隔熱不易燃之外，還要具有一定的抗擠壓、抗撞擊能力。檔案室內要定期清掃、滅蟲并定期檢查紙質檔案的保存情況以及電子檔案的可讀性等。不斷加強水利工程檔案的硬件設施建設，對水利工程檔案的安全具有重要意義。

4實行水利工程檔案資料異地異質備份制度

檔案異地異質備份，是將原始檔案信息通過專門的技術手段復錄到其它介質，形成不同載體的多份信息存儲，并將其與檔案原件分別保存在不同地點的工作過程和管理形態。目前，國外大多數機構已經把重要業務數據進行異地異質保存以降低災害襲擊帶來的風險。國內許多檔案館也相繼建立了重要數據的異地異質備份制度，但是重要水利工程檔案資料的異地異質備份制度在國內尚未普及推廣。水利工程尤其是重點水利工程通常有保密要求，并且在檔案管理方面的投入向來不足，綜合考慮可以采取將重要檔案資料定期備份到信息載體上，并將電子資料載體由專人運往異地保存，以此來抵御各種人為災害和自然災害對檔案資料的威脅。

討論

2011年中央一號文件《關于加快水利改革發展的決定》出臺，對新時期水利進行了戰略定位和理論闡述，明確提出，水是生命之源、生產之要、生態之基。隨后，中央和各省、市召開水利工作會議，總結水利改革發展實踐經驗，分析水利工作面臨的新情況新問題，明確今后一個時期水利改革發展主要任務，對貫徹落實中央一號文件進行全面部署，推動水利實現跨越式發展。水利事業進入到大投入、大發展的新時期，各種水利工程將陸續開展。

大量水利工程同時開工，勢必造成水利工程檔案種類和數量急劇增加，檔案收集、傳閱、歸檔等工作量加大，檔案存放場所需求擴大，檔案管理人員在數量和業務水平方面相對不足，在這個大背景下，水利工程檔案工作顯得越發重要。這就要求各參建單位，在水利發展的大好形勢下，充分認識到水利工程檔案管理特別是工程建設期檔案管理工作的重要性，加大對水利工程檔案管理工作在資金、場所、人員方面的投入力度，更加嚴格按照各種規范要求，大力推進水利工程檔案的現代化管理，為加快水利改革發展提供堅強的、科學的、全面的檔案資料支撐。