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作者：李影影單位：中星電子股份有限公司

文件內(nèi)容存在失真現(xiàn)象

工程文件的核心是其準(zhǔn)確性的體現(xiàn)。工程文件的準(zhǔn)確性主要取決于以下這些內(nèi)容，如，工程不同的施工階段是否做到有效區(qū)分，工程的統(tǒng)計方法是否正確運用，混凝土的強(qiáng)度取取值方法是否科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)差取值是否正確進(jìn)行，是否對批工程質(zhì)量的檢驗填寫規(guī)范，是否具體詳細(xì)填寫一般項目和主控項目的內(nèi)容，是否對工程項目質(zhì)量的驗收以“滿足規(guī)范”等詞語來評判等。然而，就當(dāng)前的工程文件的填寫來說，很多都是不符合要求的，并且有些工程檔案僅僅用復(fù)印件來敷衍。而且經(jīng)常在工程交工的時候進(jìn)行對資料的突擊整理，缺項漏項，驗收和簽字不成系統(tǒng)，施工和記錄不相聯(lián)系，對于重要文件的丟失不特別重視，這樣，工程文件不能落實工程質(zhì)量責(zé)任制，也不能對施工質(zhì)量做到全面反映。圖紙的正確性有著更為重要的作用，其修改往往對整個工程都產(chǎn)生影響，并且會承擔(dān)法律責(zé)任，所以更應(yīng)該引起重視。

工程文件歸檔范圍混亂

工程項目建設(shè)涉及的公司，部門，單位的性質(zhì)，內(nèi)容往往都是不盡相同的。而且因為其性質(zhì)和管理內(nèi)容的不同，往往都會有一套適合自己適用范圍的工程文件，在使用過程中，往往會對文件進(jìn)行再次運用，文件的真實性就容易受到影響。并且因為有些檔案人員對于建設(shè)過程和工程性質(zhì)并不熟悉，造成重要文件丟失的不在少數(shù)。正如洛陽石化化纖工程中，賈卓在整理工程檔案是對于所遇到的業(yè)主給總承包方發(fā)的“關(guān)于調(diào)整化纖工程部分合同內(nèi)容”的函，他認(rèn)為其沒有保存價值就沒有進(jìn)行收集，但這一紙公函對于后期的審計工作有著舉足輕重的作用。

某項目檔案工作管理分析

這一章將基于筆者工作的某單位項目管理為基礎(chǔ)給出了設(shè)計的項目管理體系。

（一）項目簡介

筆者進(jìn)行的項目管理位于天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)服務(wù)外包園，為天津市第四批20項重大工業(yè)項目之一，總投資額約1.3億元，項目主樓為框架抗震墻結(jié)構(gòu)，地下汽車庫停車位57輛。工程外墻部分為高級玻璃幕墻，其余外墻采用新型A級防火保溫材料，外窗采用優(yōu)質(zhì)斷熱橋式鋁合金型材、Low-E抗輻射銀鍍膜玻璃、氟碳涂層，臨非采暖房間墻面采用新型FTC-自調(diào)溫相變節(jié)能保溫材料抹層，更好的起到了節(jié)能作用，工程中還沒計了完備的建筑智能化系統(tǒng)。

（二）項目檔案管理設(shè)計

項目根據(jù)《天津市工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《天津市檔案管理條例》、《天津市重點建設(shè)項目檔案驗收細(xì)則》、《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔范圍》、《天津市重點建設(shè)項目檔案管理辦法》等基礎(chǔ)上結(jié)合安全法規(guī)的要求，設(shè)計了統(tǒng)一的項目文檔管理體系。內(nèi)容包括以下幾個方面：

1.以保證責(zé)任的固定為目的，成立一個業(yè)主與工程總包商的“聯(lián)合文檔中心”，讓其管理整個生命周期的文檔管理的計劃和控制協(xié)調(diào)的任務(wù)，這是項目文檔管理的“旗艦”部分。

業(yè)主與工程總包商是分工合作的，工程總包商對文檔中心的日常生活負(fù)責(zé)，控制管理項目文檔從產(chǎn)生到歸檔的整個流程；而業(yè)主則全面處理文檔中心的日常工作內(nèi)容，提供或編輯項目文檔管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)條文，與此同時，監(jiān)督工程總包商正確地完成工作任務(wù)。這種管理機(jī)構(gòu)和一體化的保管、服務(wù)領(lǐng)域，能夠達(dá)到文檔管理指令統(tǒng)一實施的目的，進(jìn)而完成工程竣工后的項目文檔向業(yè)主的無縫移轉(zhuǎn)移和向生產(chǎn)期間的穩(wěn)定過渡。

2.編制統(tǒng)一文檔編碼也叫做確定文檔的“身份證”，是與參與工程的各種企業(yè)息息相關(guān)的，因為它能夠制定各時期信息管理要求的標(biāo)識系統(tǒng)，是關(guān)系到我公司的運營機(jī)構(gòu)的正常運行和未來發(fā)展?fàn)顩r的十分重要的基本工作。在工程立項及設(shè)計時期就是從文件的批復(fù)開始,就統(tǒng)一對文件編碼，該編碼從項目的準(zhǔn)備期貫穿到項目竣工保修期整個全過程。

3.確立了項目檔案分段驗收的管理制度。由于項目建設(shè)周期較長，而且考慮到相關(guān)項目檔案驗收工作的面臨的實際問題，我項目部建立了一套更加有利于實際工作的管理制度，即項目檔案分段驗收制度。該制度的具體內(nèi)容有：在項目土建工作進(jìn)行之初，就對相關(guān)項目文檔進(jìn)行驗收，并對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時整改；在項目主體施工完成，進(jìn)行到封頂，調(diào)試等步驟時，同時進(jìn)行相關(guān)驗收，這里主要是對項目土建工程文檔的驗收。對每一步驟中發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)定，易造成隱患的問題進(jìn)行及時整改；在項目施工結(jié)束后，啟動并組織參建各方出具相關(guān)資料，立卷、報送天津市檔案局、區(qū)檔案館驗收，組織竣工驗收、備案。

小結(jié)

以項目管理為理念的工程文件、檔案管理模式的基本內(nèi)容應(yīng)加強(qiáng)對工程文件、檔案的全過程控制和質(zhì)量控制。基于筆者工作經(jīng)驗的檔案管理充分發(fā)揮了業(yè)主、項目總包商、專業(yè)分包商各自的優(yōu)勢，探索了切實可行的管理體系，解決影響檔案管理乃至工程建設(shè)的瓶頸問題和基礎(chǔ)性問題，將文檔管理與信息服務(wù)緊密結(jié)合在了一起，將為項目檔案管理發(fā)展起到借鑒作用。