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《機(jī)電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、建設(shè)方在總承包建設(shè)項(xiàng)目中的檔案責(zé)任

建設(shè)方在與總承包企業(yè)簽訂總包合同時(shí)，合同中要明確約定檔案文件材料所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并對(duì)歸檔文件材料提出具體要求，包括總包方的職責(zé)、歸檔范圍、歸檔要求、對(duì)文件的編制、提交、套數(shù)、時(shí)間等，同時(shí)要定期向總包方催交歸檔文件材料并進(jìn)行督查。

二、epc總承包企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的檔案責(zé)任

EPC總承包企業(yè)是建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程的主體，因此，總承包企業(yè)應(yīng)組織施工分包方和監(jiān)理部門按業(yè)主的要求和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)共同完成建設(shè)項(xiàng)目過程和竣工檔案的形成、積累、預(yù)立卷和移交工作。其職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期文件(勘測(cè)、初設(shè)、項(xiàng)目審批、土地征用等文件)；2.負(fù)責(zé)收集匯總項(xiàng)目施工階段的施工、竣工資料；3.負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目監(jiān)理工作形成的監(jiān)理文件；4.負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目設(shè)備的采購(gòu)文件和安裝調(diào)試資料；5.負(fù)責(zé)積累項(xiàng)目工程管理資料；6.負(fù)責(zé)對(duì)收集積累資料預(yù)立卷和向業(yè)主移交。

三、歸檔文件材料的收集積累范圍

項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于建設(shè)項(xiàng)目的全過程，反映項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、生產(chǎn)試運(yùn)行等全過程。所以總承包企業(yè)歸檔文件材料的收集范圍應(yīng)包括設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工及試運(yùn)行過程的各類文件。應(yīng)以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)為依據(jù)。主要內(nèi)容見下表。

四、EPC總承包建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔前的整理、分類、編目要求和工作程序

EPC總承包建設(shè)項(xiàng)目所形成的建設(shè)文件，在歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《兵器工業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的建檔要求》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行初步整理、分類、編目，經(jīng)工程監(jiān)理方審核合格后移交總承包方，由總承包方進(jìn)行統(tǒng)一整理并預(yù)立卷，以滿足項(xiàng)目竣工驗(yàn)收要求。

五、EPC總承包企業(yè)應(yīng)從以下方面規(guī)范總承包建設(shè)項(xiàng)目檔案

1.提高認(rèn)識(shí)，建立完善的檔案資料管理體系項(xiàng)目檔案既是項(xiàng)目建設(shè)的歷史記錄，又是項(xiàng)目建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備條件，同時(shí)也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建等工作的主要依據(jù)。項(xiàng)目檔案資料是否準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整，不僅關(guān)系到項(xiàng)目最終能否通過國(guó)家的竣工驗(yàn)收，更重要的是關(guān)系到工程投入運(yùn)行后的管理、維護(hù)與利用。因此，總承包方對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的重要性要有足夠的認(rèn)識(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目管理工作中，建立項(xiàng)目檔案資料管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建完善的檔案資料管理體系，做到項(xiàng)目檔案工作有安排部署，有組織協(xié)調(diào)，有檢查落實(shí)，確保檔案資料積累、收集工作的順利開展。

2.積極跟進(jìn)，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行將檔案工作“三納入、四參加、四同步”納入項(xiàng)目建設(shè)管理之中，將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃管理，使項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步展開、同步管理。同時(shí)檔案工作要積極跟進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)，項(xiàng)目開工檔案工作就要隨即啟動(dòng)，檔案人員要全程跟蹤項(xiàng)目，及時(shí)指導(dǎo)過程資料的積累和收集，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理同期介入、過程指導(dǎo)、全程監(jiān)控的工作狀態(tài)，為項(xiàng)目檔案的及時(shí)積累、收集建立平臺(tái)。

3.充分發(fā)揮體系作用，確保過程檔案資料的真實(shí)、有效和完整一個(gè)工程項(xiàng)目通常由多項(xiàng)分部工程構(gòu)成，過程節(jié)點(diǎn)繁多，加之分包商往往也不止一個(gè)，形成的檔案資料難免會(huì)形形色色，因此，總承包企業(yè)必須充分發(fā)揮總承包檔案體系的作用，將項(xiàng)目檔案納入合同管理，總承包企業(yè)在與各分包商簽訂合同時(shí)，要在約定條款中明確檔案資料執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及各分包商在每個(gè)單位工程中應(yīng)積累、歸檔的資料范圍，對(duì)各分包商形成的檔案執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以保證整體項(xiàng)目檔案資料的一致性。項(xiàng)目啟動(dòng)后總承包企業(yè)的檔案人員要定期或不定期對(duì)各分部工程形成的檔案進(jìn)行指導(dǎo)、督察，檢查其生成的真實(shí)性、有效性與完整性，確保總體項(xiàng)目資料形成與收集的齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。

4.抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促進(jìn)項(xiàng)目檔案及時(shí)生成和及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生檔案文件材料，因此項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)息息相關(guān)。檔案工作應(yīng)從關(guān)鍵環(huán)節(jié)或重點(diǎn)子項(xiàng)入手，檔案人員要提前介入項(xiàng)目，了解項(xiàng)目概況，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和建設(shè)內(nèi)容，及時(shí)制定歸檔計(jì)劃，確定歸檔范圍，并加強(qiáng)與項(xiàng)目建設(shè)人員的溝通，及時(shí)了解掌握項(xiàng)目進(jìn)展及檔案形成情況，指導(dǎo)建設(shè)人員按計(jì)劃形成和收集檔案文件材料，檢查過程資料的整理是否規(guī)范，同時(shí)督促建設(shè)人員按時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔，積極引導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)人員自覺生成和收集過程資料，保證過程資料不遺漏、不缺失，以促進(jìn)或推動(dòng)整體項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)生成和收集。

5.對(duì)檔案資料進(jìn)行預(yù)立卷，工程竣工后向建設(shè)單位移交對(duì)各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，總承包企業(yè)要按照建設(shè)單位提供的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行分類、編目、組卷整理，對(duì)形成的檔案資料進(jìn)行預(yù)立卷，并對(duì)形成的檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證移交檔案資料的完整與系統(tǒng)。工程竣工后總承包企業(yè)要按照合同約定，向建設(shè)單位移交約定套數(shù)的、完整的建設(shè)項(xiàng)目檔案，并依照相關(guān)程序辦理相應(yīng)的移交手續(xù)。

六、結(jié)束語

建設(shè)項(xiàng)目采用EPC總承包管理模式可以極大地提高建設(shè)工程的質(zhì)量，縮短工程工期，降低工程造價(jià)成本和提高經(jīng)濟(jì)效益，但總承包模式下的檔案管理工作還沒有及時(shí)跟進(jìn)，仍存在一定的盲區(qū)，因此如何規(guī)范管理總承包模式下的檔案管理工作，仍然是檔案工作者需要為之努力的方向。

作者：李愛鳳單位：山西北方興安化學(xué)工業(yè)有限公司