前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)檔案專項(xiàng)管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

摘 要：隨著不同行業(yè)的日益完善，人們的事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，祖國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，各個(gè)方面的檔案也日益增加，因此我國(guó)在檔案的統(tǒng)一管理中也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項(xiàng)檔案可以在這種發(fā)展形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的目的。所謂專項(xiàng)檔案簡(jiǎn)單的說是在社會(huì)發(fā)展中存在的大事，例如政治、文化等相關(guān)活動(dòng)，也包含某些突發(fā)性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發(fā)生處理的過程中，處理以后對(duì)檔案進(jìn)行整合，能夠?yàn)槿蘸蟀l(fā)展提供重要的參考依據(jù)，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動(dòng)。對(duì)此，本文以高校檔案管理作為主要論述對(duì)象，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：專項(xiàng)；檔案；優(yōu)化；整理

所謂專項(xiàng)工作檔案，簡(jiǎn)單的說是在社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)下形成了諸多的檔案，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒有用的，某些相關(guān)部門舉辦了重要的活動(dòng)，并且在每一次舉辦檔案整合的時(shí)候，都會(huì)為下一次的活動(dòng)帶來參考依據(jù)，因此開展專項(xiàng)工作檔案管理是必要的。

1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展下，社會(huì)中各項(xiàng)工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時(shí)也在某些會(huì)議、活動(dòng)等方面日益增加，其中某些活動(dòng)的記載，開展會(huì)議的時(shí)候所下達(dá)的相關(guān)文件，都成為了主要的社會(huì)資源，對(duì)存在的疾病及其社會(huì)事故做好了詳細(xì)的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會(huì)對(duì)有關(guān)檔案做好整合就可以了，隨著專項(xiàng)檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學(xué)的分配，這樣為今后查找?guī)矸奖?，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現(xiàn)的時(shí)候采取合理的處理手段，進(jìn)而為日后社會(huì)發(fā)展帶來益處。

2 專項(xiàng)檔案整理存在的問題

2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題

當(dāng)某些專項(xiàng)工作通過整理以后成為檔案以后，就會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展而不斷進(jìn)步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過的禽流感情況，對(duì)傳染病的檔案進(jìn)行編輯以后做好適當(dāng)?shù)墓芾?，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項(xiàng)檔案中逐漸轉(zhuǎn)變到關(guān)于醫(yī)學(xué)的傳感疾病中還沒有做好科學(xué)的明確。

2.2 專項(xiàng)檔案有名無(wú)實(shí)

在檔案的整理過程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對(duì)專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無(wú)實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會(huì)議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會(huì)相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來說與普通檔案毫無(wú)區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對(duì)及其容易懈怠，對(duì)檔案整理工作的懈怠，會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整，整理時(shí)，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時(shí)代的腳步，這會(huì)給我國(guó)的檔案帶來檔案資源滯后的危機(jī)。

3 專項(xiàng)檔案管理問題的解決對(duì)策

3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)

當(dāng)前，諸多人都認(rèn)為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機(jī)會(huì)變得尤為激烈，在檔案館崗位上設(shè)置不恰當(dāng)，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進(jìn)，這樣就會(huì)在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動(dòng)力，擁有適當(dāng)?shù)膲毫Σ拍軌驇硪庀氩坏降男Ч?。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進(jìn)取的現(xiàn)象，與此同時(shí)也要對(duì)某些愛崗敬業(yè)的館員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價(jià)值，為員工樹立正確的自信心。

3.2 環(huán)境激勵(lì)

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長(zhǎng)久下去對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制

建立一支積極進(jìn)取的隊(duì)伍是相關(guān)部門發(fā)展的關(guān)鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關(guān)心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調(diào)動(dòng)人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標(biāo)，端正工作態(tài)度。

3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗

站在綜合檔案^的立場(chǎng)上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過程的中心，而不是主體。“如果文件數(shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動(dòng)過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”等。

3.5 文件的分類

在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來劃分整理檔案。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，專項(xiàng)檔案的出現(xiàn)是緊跟時(shí)代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會(huì)的需要，為社會(huì)帶來更多的益處，從多個(gè)角度整理出的檔案，從而為日后開展各項(xiàng)活動(dòng)提供重要的參考依據(jù)。與此同時(shí)，由于專項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理能夠?yàn)楣芾淼恼w提供完善的升級(jí)，在社會(huì)發(fā)展的過程中，專項(xiàng)檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項(xiàng)檔案的整理，將相關(guān)人員的文化素質(zhì)加以提升，確保檔案可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的目的。

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第2篇

建立財(cái)政專項(xiàng)檔案的必要性

（一）財(cái)政專項(xiàng)檔案形成的特點(diǎn)

財(cái)政專項(xiàng)材料內(nèi)容廣泛?？蒲袉挝回?cái)政專項(xiàng)通常分基本建設(shè)、人才建設(shè)和科研輔助三大方面?；窘ㄔO(shè)又有儀器設(shè)備建設(shè)、基建和環(huán)境建設(shè)。因此，財(cái)政專項(xiàng)檔案材料形成情況比較復(fù)雜，涵蓋內(nèi)容廣泛，涉及科研單位幾乎所有檔案。如財(cái)政專項(xiàng)申請(qǐng)、執(zhí)行和驗(yàn)收過程中形成的一些文件涉及文書檔案，儀器設(shè)備建設(shè)涉及儀器設(shè)備檔案，基建和環(huán)境建設(shè)涉及基建檔案，財(cái)務(wù)收支涉及會(huì)計(jì)檔案，科研輔助的財(cái)政專項(xiàng)又涉及科研檔案，財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行過程中形成的照片還涉及照片檔案，等等。

財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行時(shí)間較長(zhǎng)。多數(shù)財(cái)政專項(xiàng)不可能在一年內(nèi)完成，一般要2～5年，少數(shù)則需要更長(zhǎng)的時(shí)間。

（二）現(xiàn)行財(cái)政專項(xiàng)歸檔管理辦法及弊端

現(xiàn)行的財(cái)政專項(xiàng)檔案分散在文書、科研、基建、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)等各種檔案中，缺乏系統(tǒng)性。這種歸檔方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各種檔案中，而且文書、會(huì)計(jì)等檔案是按年度歸檔，會(huì)計(jì)憑證還是按月裝訂，導(dǎo)致材料更加分散。因此要系統(tǒng)利用財(cái)政專項(xiàng)檔案難度較大，特別是項(xiàng)目驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)和上級(jí)檢查等情況下往往不能很快很及時(shí)地提供齊全的檔案。二是對(duì)財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔情況無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)檢查監(jiān)督，如歸檔項(xiàng)目是否齊全和每一項(xiàng)財(cái)政專項(xiàng)中歸檔材料是否齊全等都無(wú)法監(jiān)管，導(dǎo)致一些項(xiàng)目或材料漏歸。可見,有必要對(duì)財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔和管理方法進(jìn)行全面改革，建立專門的財(cái)政專項(xiàng)檔案工作。

建立財(cái)政專項(xiàng)歸檔管理體系

（一）財(cái)政專項(xiàng)檔案歸檔管理體制的構(gòu)建

浙江省農(nóng)科院2007年建立了財(cái)政專項(xiàng)檔案管理體制，構(gòu)成如下：

1.組織體系：院檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督全院財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔工作，并確定專人管理財(cái)政專項(xiàng)檔案。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)財(cái)政專項(xiàng)工作的人員負(fù)責(zé)提供全院財(cái)政專項(xiàng)的有關(guān)信息，并負(fù)責(zé)全院財(cái)政專項(xiàng)匯總材料的歸檔。各研究所設(shè)有財(cái)政專項(xiàng)檔案兼職管理員，專門負(fù)責(zé)各研究所財(cái)政專項(xiàng)檔案歸檔的技術(shù)指導(dǎo)和管理未結(jié)束的財(cái)政專項(xiàng)檔案。財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行部門確定專人負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目檔案材料的收集、保管和歸檔工作。

2.歸檔制度：全院所有的財(cái)政專項(xiàng)無(wú)論資金數(shù)額大小均應(yīng)歸檔。財(cái)務(wù)處在下達(dá)財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目時(shí)必須同時(shí)落實(shí)財(cái)政專項(xiàng)檔案的歸檔任務(wù)。涉及院內(nèi)數(shù)個(gè)單位承擔(dān)的財(cái)政專項(xiàng)形成的綜合檔案由主持單位負(fù)責(zé)落實(shí)歸檔任務(wù)，相關(guān)的基建和儀器設(shè)備檔案由各參加單位自行歸檔。歸檔材料應(yīng)由執(zhí)行部門主要負(fù)責(zé)人審查簽字才能歸檔。財(cái)政專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)必須同時(shí)驗(yàn)收財(cái)政專項(xiàng)檔案。

3.歸檔時(shí)間：由于許多財(cái)政專項(xiàng)執(zhí)行時(shí)間長(zhǎng)，如果等項(xiàng)目結(jié)束后再歸檔，許多材料容易丟失，特別是原件丟失嚴(yán)重。因此，財(cái)政專項(xiàng)一經(jīng)立項(xiàng)必須于次年年初開始?xì)w檔，每年歸檔一次。

4.檔案管理：將財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案單獨(dú)作為一種檔案進(jìn)行管理。尚未結(jié)束的財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案由各處（室）、中心、研究所負(fù)責(zé)管理，已結(jié)束的財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目綜合檔案及時(shí)移交到院檔案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明確財(cái)政專項(xiàng)歸檔材料范圍

財(cái)政專項(xiàng)歸檔材料可分為財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案和業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案即在執(zhí)行財(cái)政專項(xiàng)過程中形成的科研、基建、財(cái)務(wù)等檔案，這些檔案按照各業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍進(jìn)行歸檔。

財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案歸檔材料范圍，包括財(cái)政專項(xiàng)申請(qǐng)、實(shí)施和驗(yàn)收過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、記錄、賬單、聲像等各種載體材料。

財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目的申請(qǐng)材料：項(xiàng)目申報(bào)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、可行性研究報(bào)告、批件、合同書等。

財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目執(zhí)行中的材料：招標(biāo)投標(biāo)材料、政府采購(gòu)確認(rèn)書、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、有關(guān)審計(jì)材料、財(cái)政專項(xiàng)整改材料（含申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、整改后的決算表）。相關(guān)硬件設(shè)施照片、發(fā)票復(fù)印件等。另行歸檔的基建、儀器設(shè)備和科研等檔案的移交目錄、卷內(nèi)目錄以及歸檔情況說明。

財(cái)政專項(xiàng)檢查中的材料：執(zhí)行情況匯報(bào)、工作總結(jié)、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用表和其他匯報(bào)材料。

財(cái)政專項(xiàng)驗(yàn)收材料：驗(yàn)收申請(qǐng)書、總結(jié)、績(jī)效評(píng)價(jià)全套資料、經(jīng)費(fèi)決算表、儀器設(shè)備等資產(chǎn)賬單、驗(yàn)收意見、會(huì)議記錄等。

2.財(cái)政專項(xiàng)檔案的制作

以件歸檔：因提倡財(cái)政專項(xiàng)一經(jīng)立項(xiàng)就開始?xì)w檔，因此歸檔工作是一項(xiàng)持續(xù)的工作。為便于歸檔和管理，財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案原則上以件歸檔。為便于保管和利用，件的大小可根據(jù)材料自然形成的規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系靈活掌握。同一時(shí)間形成的材料或性質(zhì)類似的材料可以適當(dāng)合并。如申請(qǐng)材料（項(xiàng)目申報(bào)書、可行性報(bào)告、批件等）可合為一件；驗(yàn)收材料可合為一件等。

立卷單位和題名：財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案一般以一個(gè)專項(xiàng)項(xiàng)目為立卷單位，案卷題名與財(cái)政專項(xiàng)項(xiàng)目同名。

年度歸檔方式：同一財(cái)政專項(xiàng)每年歸檔只是在原有的檔案盒中逐年加入新形成的材料，直至檔案盒裝滿，再另裝一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的順序一般按形成時(shí)間前后排列。備考表上注明每年歸檔的年份、件號(hào)和件數(shù)。

業(yè)務(wù)檔案的歸檔：財(cái)政專項(xiàng)所形成的科研、基建、儀器設(shè)備檔案可根據(jù)科研、基建、儀器設(shè)備檔案的要求進(jìn)行歸檔。

保管期限：財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案保管期限暫定為30年。

正確處理財(cái)政專項(xiàng)檔案與其他檔案的關(guān)系

原則是：在維持原有的各種檔案歸檔管理方法的基礎(chǔ)上，既要確保財(cái)政專項(xiàng)和各業(yè)務(wù)檔案材料歸檔齊全，便于管理和利用；又要減少重復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力和財(cái)力。

（一）財(cái)政專項(xiàng)檔案與文書檔案的關(guān)系

財(cái)政專項(xiàng)材料形成的文件留檔時(shí)多留一份打?。ㄓ陀。┘?。文書檔案還是按原來的方法（打印件、發(fā)文稿加底稿）歸檔，以維持單位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件歸入財(cái)政專項(xiàng)檔案。

（二）財(cái)政專項(xiàng)檔案與基建、儀器設(shè)備檔案的關(guān)系

財(cái)政專項(xiàng)中許多經(jīng)費(fèi)是用于基建和購(gòu)買儀器設(shè)備的，因此所形成的檔案也是財(cái)政專項(xiàng)檔案內(nèi)容的一部分，這些材料如果歸到財(cái)政專項(xiàng)檔案中，則基建檔案和儀器設(shè)備檔案就不系統(tǒng)、不健全，并且在查找時(shí)首先要分清該基建或儀器設(shè)備是否屬于財(cái)政專項(xiàng)，然后在不同的系統(tǒng)中查找，給查找增加了難度。同時(shí)基建和儀器設(shè)備檔案的管理利用有自身特點(diǎn)，歸到財(cái)政專項(xiàng)檔案中管理也不順暢。然而，這些基建或儀器設(shè)備檔案又是財(cái)政專項(xiàng)檔案的組成部分，特別是一些審批、審計(jì)、招投標(biāo)、免稅等材料在檢查財(cái)政專項(xiàng)時(shí)又常常要查閱，如果只歸基建、儀器設(shè)備檔案，不歸財(cái)政專項(xiàng)綜合卷，由于基建、儀器設(shè)備檔案歸檔材料內(nèi)容與財(cái)政專項(xiàng)有所不同，容易使財(cái)政專項(xiàng)申報(bào)、審批、決算及驗(yàn)收等方面的材料漏歸。

因此，作為以基建和購(gòu)買儀器設(shè)備為主的財(cái)政專項(xiàng)的材料，分為財(cái)政專項(xiàng)綜合卷和基建、儀器設(shè)備檔案。其中基建或儀器設(shè)備檔案仍根據(jù)基建和儀器設(shè)備檔案原有的方法進(jìn)行歸檔。但是，在歸檔時(shí)要把已歸檔的基建、儀器設(shè)備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財(cái)政專項(xiàng)綜合卷中，并標(biāo)出案卷號(hào)，以便查找。

（三）財(cái)政專項(xiàng)檔案與科研檔案的關(guān)系

與科研有關(guān)的財(cái)政專項(xiàng)：一是純科研的財(cái)政專項(xiàng)，二是包含基建、儀器設(shè)備等其他內(nèi)容。科研檔案與財(cái)政專項(xiàng)檔案雖然屬于兩個(gè)范疇，但是純科研的財(cái)政專項(xiàng)全過程和步驟，以及材料實(shí)質(zhì)內(nèi)容和性質(zhì)與科研類似，因此作為純科研的財(cái)政專項(xiàng)，可以按照科研檔案的歸檔方法歸入科研檔案中，不需要另外再歸。而除科研外還包含其他內(nèi)容的財(cái)政專項(xiàng)，可以把科研、基建、儀器設(shè)備檔案按原有的方法歸入各類檔案中，再歸一份財(cái)政專項(xiàng)綜合檔案，并把已歸檔的科研、基建、儀器設(shè)備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財(cái)政專項(xiàng)綜合卷中，標(biāo)出案卷號(hào)，以便查找。

(四）財(cái)政專項(xiàng)檔案與會(huì)計(jì)檔案的關(guān)系

第3篇

面對(duì)各項(xiàng)細(xì)化的測(cè)評(píng)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，能夠展示說明本校執(zhí)行情況的有力手段除了陪同評(píng)審組進(jìn)行實(shí)地考察、訪談?wù){(diào)查外，就是提供能供評(píng)審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、方案、會(huì)議記錄、制度匯編、自查報(bào)告、合同協(xié)議、證書獎(jiǎng)牌、報(bào)紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊(cè)等等。四是階段性明顯。專項(xiàng)工作階段性很強(qiáng)，一般都是集中在一定時(shí)期完成，短的兩、三個(gè)月，長(zhǎng)的則會(huì)持續(xù)一、二年。在專項(xiàng)工作持續(xù)的這段時(shí)間文件材料集中形成，數(shù)量龐大。專項(xiàng)工作的特殊性決定了專項(xiàng)檔案材料形成的特殊性。

二、專項(xiàng)檔案的收集

專項(xiàng)檔案材料由于形成的時(shí)間、方式都不同于一般檔案材料，因此對(duì)它的收集必須因時(shí)、因地制宜。

（一）確定歸檔范圍根據(jù)前邊提到的專項(xiàng)檔案形成的四個(gè)條件，我們將需重點(diǎn)歸檔的專項(xiàng)檔案大致確定為：學(xué)校為完成某項(xiàng)重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動(dòng)，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個(gè)部門職責(zé)相近，習(xí)慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。

（二）歸檔責(zé)任專項(xiàng)工作小組成員是從各單位抽調(diào)而來的臨時(shí)人員，他們?cè)诠ぷ鹘Y(jié)束后，各回各家，檔案材料如不及時(shí)整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負(fù)責(zé)材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動(dòng)聯(lián)絡(luò)機(jī)制。檔案館專管員指導(dǎo)專項(xiàng)檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時(shí)登記、核對(duì)、催交、收存材料。

（三）歸檔時(shí)間如果是短期專項(xiàng)工作（如半年內(nèi)），在工作結(jié)束后一個(gè)月之內(nèi)移交歸檔；如果是長(zhǎng)期專項(xiàng)工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報(bào)檔案館備案；全部材料在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移送檔案館，重要材料原件可提前進(jìn)館，平時(shí)使用復(fù)制件。

（四）歸檔材料質(zhì)量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復(fù)印件。

（五）條件保障檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入學(xué)校專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立重要專項(xiàng)工作檔案跟蹤督查制度。

三、專項(xiàng)檔案的整理