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一、煤炭企業合同管理過程中的風險分析
在煤炭企業的經營過程中,合同管理風險指在合同的管理過程中,合同當事人一方或者雙方利益損失或損害存在的可能性。風險貫穿于合同管理的整個過程,涉及到合同管理的各個方面,既存在合同自身產生的風險,也包括外部因素導致的法律風險,這些風險的存在嚴重制約著合同標的的實現,同樣也制約著煤炭企業經濟效益的實現。
(一)合同準備階段的風險
一是合同策劃風險,主要體現在:合同策劃的目標與企業戰略目標或者業務目標不一致;故意規避合同管理的相關規定,如將需要招標管理或需要較高級別領導審批的重大合同拆分成標的金額較小的若干不重要的合同。二是確定合同對象的風險,主要體現為:將不具備履約能力的對象確定為準合同對象;將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。三是談判風險,主要表現為:對合同標的、產品的數量與質量、技術標準、價款的確定與支付方式、履約期限、地點及方式、違約責任的承擔方式、爭議的解決方式和地點等涉及合同內容和條款的核心部分,乃至關鍵細節等忽略或做出不當的讓步,可能導致企業權益受損;對可能存在的不符合國家產業政策和法律法規要求之事項的忽略。
(二)合同簽訂階段的風險
一是合同文本風險,這種風險主要表現為:合同內容和條款可能存在不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當,可能導致重大誤解等問題;合同內容違反國家法律法規或國家產業政策等。二是審核風險,主要表現為:合同審核人員未能發現合同文本中的內容和條款不當的風險;雖然發現了問題但未提出恰當正確的修訂意見的風險;合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議,導致合同中的不當內容和條款未被糾正等。三是合同正式簽署風險,主要表現為:超越權限簽訂合同;合同印章管理不當,為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章;簽署后的合同被篡改等。
(三)合同履行階段的風險
一是合同相對方履約能力降低或喪失的風險。在煤炭經營中,由于受到市場經濟形勢、政策法規、客觀環境的變化與影響,與其相關的合同相對方的履約能力是不斷變化的,往往會出現對方履約能力下降或者喪失的可能性,從而對煤炭企業的經營造成影響。二是合同變更或轉讓造成的風險。這種風險主要表現為:應當變更合同內容或條款但未采取相應的變更行為;合同變更未經相應的管理程序,導致合同變更行為不當或無效;合同轉讓行為未經原合同當事人和合同受讓人達成一致意見,使合同轉讓行為無效;合同轉讓未經相應的管理程序,導致合同轉讓行為不當或無效等。三是瑕疵履行帶來的風險。在合同履行過程中,市場、價格等因素會發生變化,但由于違約責任約定不明或責任較低,違約所獲得的利益大于違約責任的代價時,對方就可能降低履約質量或者直接違約,從而給合同履行帶來風險。
(四)合同履行后的風險
一是履約完畢后對合同相對方及合同執行情況的評價存在的風險。對合同相對方分析評價客觀真實的缺失,給以后合作埋下長期的法律隱患;在合同執行評價中未進行全面與重點相結合,造成評價失真。二是合同歸檔保管的風險。合同保管不善或丟失,涉及當事人在訴訟中可能面臨提供證據不充分不足、不能提供原始證據、非原件證明力不被采信等舉證風險,導致不利甚至敗訴的后果。
二、內部審計參與企業合同管理的責任
內部審計,作為企業內部控制的重要手段,在完善企業合同管理、控制風險方面發揮著重要的作用,內部審計應該充分發揮這一優勢,積極參與企業合同管理,擔負以下具體責任:
(一)監督防范責任
內部審計通過參與合同談判、審核合同文本以及查閱合同履行結果,充分發揮其監督職能,分析判斷合同管理各個階段的風險,在準確及時識別合同管理風險的基礎上,堅持原則,反映問題,規避防范,扎實做好本職工作,擔負監督責任。
(二)總結評價責任
無論是管理審計還是經濟效益審計,內部審計都會圍繞著經濟合同執行情況的評價開展工作。對于煤炭企業合同風險的階段構成、形成原因、損失程度作出分析,根據不同風險嚴重程度逐級排序,為下一步的風險處理提供決策基礎。內部審計須加強自身人才隊伍建設,具備專業化系統化的評價方法,科學有效地擔負起風險評價的責任。
(三)咨詢服務責任
咨詢服務是現代企業內部審計的創新功能,也是內部審計轉型的重要方向。由于企業管理的最終目的是要對風險的相關因素采取措施,識別、化解和轉移風險,規避防范,分擔和降低風險損失的影響,合同管理風險的應對也同樣如此。煤炭企業內部審計應抓住這一轉型機遇,積極拓展企業內部咨詢服務業務,關注并參與到企業合同管理風險的應對工作中,積極主動地在合同管理中提供幫助、健全管理,更好地履行咨詢服務責任。
三、內部審計參與企業合同風險管理的路徑
(一)重大合同審計制度化
無論是煤炭生產企業還是煤炭貿易企業,其經濟活動大都以合同的形式予以體現和實現。重大合同涉及企業的戰略規劃、發展策略以及經濟效益,合同條款眾多、金額巨大,稍有異動就會對企業的發展產生嚴重影響。因此,建立重大合同審計制度,內審部門既擔負起了監督的責任,也發揮了參謀的職能,能夠更好地實現內部審計由事后審查到事前預防的職能轉變。
(二)合同風險預警及時化
在對煤炭企業合同進行內部審計的過程中,當發現重要的合同風險比如合同主體不具備履約資格、合同相對方財務狀況不佳以及誠信缺失、合同個別條款變更后致使合同目標無法實現等情況,內部審計部門應按照審計制度及時提醒業務負責人及公司高級管理者,并在預警的同時,積極配合相關部門做好應對方案,將損失降低到最小,以保障企業的經濟利益。
(三)合同風險總結常態化
一、煤炭企業合同管理過程中的風險分析
在煤炭企業的經營過程中,合同管理風險指在合同的管理過程中,合同當事人一方或者雙方利益損失或損害存在的可能性。風險貫穿于合同管理的整個過程,涉及到合同管理的各個方面,既存在合同自身產生的風險,也包括外部因素導致的法律風險,這些風險的存在嚴重制約著合同標的的實現,同樣也制約著煤炭企業經濟效益的實現。
(一)合同準備階段的風險
一是合同策劃風險,主要體現在:合同策劃的目標與企業戰略目標或者業務目標不一致;故意規避合同管理的相關規定,如將需要招標管理或需要較高級別領導審批的重大合同拆分成標的金額較小的若干不重要的合同。二是確定合同對象的風險,主要體現為:將不具備履約能力的對象確定為準合同對象;將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。三是談判風險,主要表現為:對合同標的、產品的數量與質量、技術標準、價款的確定與支付方式、履約期限、地點及方式、違約責任的承擔方式、爭議的解決方式和地點等涉及合同內容和條款的核心部分,乃至關鍵細節等忽略或做出不當的讓步,可能導致企業權益受損;對可能存在的不符合國家產業政策和法律法規要求之事項的忽略。
(二)合同簽訂階段的風險
一是合同文本風險,這種風險主要表現為:合同內容和條款可能存在不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當,可能導致重大誤解等問題;合同內容違反國家法律法規或國家產業政策等。二是審核風險,主要表現為:合同審核人員未能發現合同文本中的內容和條款不當的風險;雖然發現了問題但未提出恰當正確的修訂意見的風險;合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議,導致合同中的不當內容和條款未被糾正等。三是合同正式簽署風險,主要表現為:超越權限簽訂合同;合同印章管理不當,為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章;簽署后的合同被篡改等。
(三)合同履行階段的風險
一是合同相對方履約能力降低或喪失的風險。在煤炭經營中,由于受到市場經濟形勢、政策法規、客觀環境的變化與影響,與其相關的合同相對方的履約能力是不斷變化的,往往會出現對方履約能力下降或者喪失的可能性,從而對煤炭企業的經營造成影響。二是合同變更或轉讓造成的風險。這種風險主要表現為:應當變更合同內容或條款但未采取相應的變更行為;合同變更未經相應的管理程序,導致合同變更行為不當或無效;合同轉讓行為未經原合同當事人和合同受讓人達成一致意見,使合同轉讓行為無效;合同轉讓未經相應的管理程序,導致合同轉讓行為不當或無效等。三是瑕疵履行帶來的風險。在合同履行過程中,市場、價格等因素會發生變化,但由于違約責任約定不明或責任較低,違約所獲得的利益大于違約責任的代價時,對方就可能降低履約質量或者直接違約,從而給合同履行帶來風險。
(四)合同履行后的風險
一是履約完畢后對合同相對方及合同執行情況的評價存在的風險。對合同相對方分析評價客觀真實的缺失,給以后合作埋下長期的法律隱患;在合同執行評價中未進行全面與重點相結合,造成評價失真。二是合同歸檔保管的風險。合同保管不善或丟失,涉及當事人在訴訟中可能面臨提供證據不充分不足、不能提供原始證據、非原件證明力不被采信等舉證風險,導致不利甚至敗訴的后果。
二、內部審計參與企業合同
管理的責任內部審計,作為企業內部控制的重要手段,在完善企業合同管理、控制風險方面發揮著重要的作用,內部審計應該充分發揮這一優勢,積極參與企業合同管理,擔負以下具體責任:
(一)監督防范責任
內部審計通過參與合同談判、審核合同文本以及查閱合同履行結果,充分發揮其監督職能,分析判斷合同管理各個階段的風險,在準確及時識別合同管理風險的基礎上,堅持原則,反映問題,規避防范,扎實做好本職工作,擔負監督責任。
(二)總結評價責任
無論是管理審計還是經濟效益審計,內部審計都會圍繞著經濟合同執行情況的評價開展工作。對于煤炭企業合同風險的階段構成、形成原因、損失程度作出分析,根據不同風險嚴重程度逐級排序,為下一步的風險處理提供決策基礎。內部審計須加強自身人才隊伍建設,具備專業化系統化的評價方法,科學有效地擔負起風險評價的責任。
(三)咨詢服務責任
咨詢服務是現代企業內部審計的創新功能,也是內部審計轉型的重要方向。由于企業管理的最終目的是要對風險的相關因素采取措施,識別、化解和轉移風險,規避防范,分擔和降低風險損失的影響,合同管理風險的應對也同樣如此。煤炭企業內部審計應抓住這一轉型機遇,積極拓展企業內部咨詢服務業務,關注并參與到企業合同管理風險的應對工作中,積極主動地在合同管理中提供幫助、健全管理,更好地履行咨詢服務責任。
三、內部審計參與企業合同風險管理的路徑
(一)重大合同審計制度化
無論是煤炭生產企業還是煤炭貿易企業,其經濟活動大都以合同的形式予以體現和實現。重大合同涉及企業的戰略規劃、發展策略以及經濟效益,合同條款眾多、金額巨大,稍有異動就會對企業的發展產生嚴重影響。因此,建立重大合同審計制度,內審部門既擔負起了監督的責任,也發揮了參謀的職能,能夠更好地實現內部審計由事后審查到事前預防的職能轉變。
(二)合同風險預警及時化
在對煤炭企業合同進行內部審計的過程中,當發現重要的合同風險比如合同主體不具備履約資格、合同相對方財務狀況不佳以及誠信缺失、合同個別條款變更后致使合同目標無法實現等情況,內部審計部門應按照審計制度及時提醒業務負責人及公司高級管理者,并在預警的同時,積極配合相關部門做好應對方案,將損失降低到最小,以保障企業的經濟利益。
(三)合同風險總結常態化
【關鍵詞】建筑項目;合同管理;審計監督;研究
項目合同是建筑工程十分重要的文件,關系著合作雙方的經濟利益分配情況。在建筑項目合同管理方面,企業不能僅局限于正面上的管理措施,還要學會從側面不同的角度開展合同管理[1]。“審計監督”則是最近幾年建筑行業常用的管理方式,通過審計監督能不斷加強建筑單位的市場競爭力量。
一、合同管理,問題日趨顯現
合同作為約束雙方施工活動的法律文件,可為建筑項目實施后出現的一系列問題提供有效的解決方案,也是建筑合作雙方維護自身利益的重要依據。因而,建筑單位常常將合同管理作為一項重點工作進行。但受到多方面因素影響,目前建筑行業的合同管理工作還存在諸多問題。
1、條款,不實際。建筑單位在編制合同條款時未能全面考慮,導致了合同內條款內容與實際工程存在偏差。根據企業的狀況看,雖然管理人員通過加強審核能處理好建筑項目活動的相關問題。但在合同條款的編制上常常會遇到內容不符的問題,這就給合同的執行帶來不便。
2、分配,不科學。作為建筑項目工程的法律文件,合同時刻約束著建筑施工雙方的行為。從建筑合同結構形式上看,企業在合同管理時未能科學劃分工程任務。工程項目規模擴大、業務寬廣、銷售增長,其面臨的合同項目更加復雜,若依舊處于這種分配模式顯然行不通。
3、財務,不合理。合同文件在編制過程中對于工程項目的財務收支要高度重視,而管理人員對合同中涉及到的財務管理內容審核不清,只要一個環節出現問題則會帶來損失[2]。如:合同中對于工程收益的財務收支情況未明確規定,常會造成竣工后利益分配上發生糾紛。
4、效率,不理想。合同管理對于企業正常經營有著重要的影響,傳統合同管理模式僅僅局限于小規模的建筑企業經營,對于大型企業或業務項目眾多的企業則難以保持整個操作流程的暢通。由此,合同管理上的實效則造成了企業的工程施工進度無法適應現實需要,給工程作業帶來了影響。
二、審計機構,優化賬務形式
審計部門人員通過對企業的財政、財務收支等經濟活動的真實性、合法性、有效性等綜合評估,有助于工程單位的科學經營。市場經濟在不斷更新調整的同時,企業賬務形式正朝著“電腦帳”方向發展,審計人員需將傳統的手工帳轉為電腦帳,以提高審計效率。
1、改革形式。電腦帳是審計部門參與財務監督的新方式,也是衡量審計工作水平的重要指標。若企業能在財務管理活動中堅持電腦帳操作,逐漸擺脫傳統手工帳,能夠為審計部門的工作帶來方便[3]。今后市場經濟發展階段企業將會運用計算機核算代替人工核算,電算化的作用會更加突出。
2、提升效率。只有減輕審計部門的工作量,才能保證工程單位監督效率的提升。電腦帳的運用為會計人員創造了更好的工作平臺,使會計能在電腦上完成相應的操作處理賬務。審計機構人員通過把手工帳信息轉為在電腦上處理,能降低審計人員的工作難度,提高了對企業內部核算的效率。
3、引進技術。建筑行業從興起到發展,本質上都是各方面技術的更新變化過程。建筑項目的審計監督也是如此,優化審計監督對企業財務的管理模式,能夠為審計部門提供多方面的幫助。電腦帳的推廣能夠讓建筑企業重視審計工作,保證各項合同指標都能符合國家監督要求。
4、增強競爭。對建筑行業廣泛開展審計監督,根本上還是為了讓企業的經營秩序規范化,保證建筑單位能具備足夠的實力參與競爭。國外經營理念的先進性,使得企業認識到電腦帳的優越性。審計機構人員的監督工作也需要遵循社會發展主流,提高建筑行業競爭力量。
三、注重核算,提升監督效率
審計監督主要是通過對建筑單位的資金使用狀況進行審核監督,以規范企業內部的經濟活動。為了更好地適應審計監督工作,審計部門應該不斷調整內部核算方式,做好對企業財務內部工作的調整控制,重點搞好財務核算方式轉變,這樣才能不斷提升審計部門的監督效率。建筑單位需從以下方面調整財務:
1、審核標準。審計機構通過財務核算能夠及時掌握企業經濟活動狀況,對于審計機構制定審計、監督策略可提供參考信息。而審計單位提供的財務核算能否發揮應有的價值,根本上還是要堅持客觀的核算標準。審計部門在調查建筑單位內部經濟活動時,應該不斷優化審核標準。
2、收支資金。資金是企業長期經營的根本,也是擴大企業經營規模的物質基礎。因而,在審核監督過程中對企業內部現有的資金實施全面核算,可以提高資金的使用效率,引導企業對資金資源的優化配置,為企業的發展創造條件。審計人員需要重視工程資金的分配使用。
3、監督效率。提高財務核算的效率是保證監督管理效率的基礎,審計人員要不斷提高自己的核算水平,讓審計機構對工程各項資金收支情況都能及時掌握。審計單位重點工作需集中在固定資產的規劃處理上,同時對整個經濟收入狀況有力監督,在人力安排、財力分配、物力調控等方面加強監督[4]。
4、財務服務。作為企業經營活動的監督者,審計機構應該樹立良好的責任意識,不斷優化改進自己的服務指標,為企業管理者提供更好的經營指導策略。作為審計部門,工作人員可從核算指標、核算內容、核算方法等方面優化改進,以更加細致、全面的監督企業經濟活動。
四、科學規劃,穩定審計秩序
在建筑工程合同管理過程中,積極開展審計監督工作對于工程單位有著重要的作用。無論是建筑單位或者審計機構,都應該對自己的工作科學規劃,確保企業內部財務活動的審查結果符合國家標準。在合同管理以及審計監督時,對于一些重點方面需要給予重視,具體包括:
1、規劃明細。建筑單位在合同管理時常會忽略一些細小的財務方面,如:編制的財務報表上項目明顯不清,包括:項目類別、產品數量、收支明細等,導致了合同內容的全面性不足。而審計環節中,審計人員要對這些潛在的項目明細嚴格審查,絕不漏掉一個經濟活動。
2、規劃報表。當所有的財務信息處理完后,企業會計人員需要制定一份完整的數據表格以更加直觀的顯示企業財務狀況。在制作報表時企業常出現不同的缺陷,如:報表不規范、內容不全面等[5]。審計單位應審查合同中財務報表是否真實全面,必須要涉及到建筑項目的各方面內容。
3、規劃內容。對項目工程合同進行管理,主要還是對合同上的建筑施工內容進行管理。作為建筑單位,在編制合同內容時要從客觀的角度看待工程項目,將涉及到建筑工程的內容都規劃在內。而審計部門拿到項目合同書后,也要對其中的內容詳細審核,讓審計監督工作有序開展。