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現(xiàn)在是信息時代，信息技術(shù)正在突飛猛進(jìn)的發(fā)展，交通運(yùn)輸行業(yè)管理從之前厚厚的文書管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的電子信息管理了，正在逐漸適應(yīng)著信息技術(shù)飛躍發(fā)展的時代。自從交通運(yùn)輸行業(yè)把資料和檔案統(tǒng)一的錄入電腦進(jìn)行管理之后，不僅減少了人力同時還降低了錯誤率，工作效率得到提高，查詢資料也快于從前。

一、交通運(yùn)輸行業(yè)中電子檔案應(yīng)用的優(yōu)勢

（一）減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。隨著信息時代的發(fā)展，使用電腦對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，使企業(yè)檔案跟著信息技術(shù)的發(fā)展成為電子式文書進(jìn)行管理，更加系統(tǒng)的規(guī)劃、整理檔案，使查找起來更加方便、快捷，這樣就大大減輕了工作人員的工作量。以前交通運(yùn)輸行業(yè)都是使用紙質(zhì)文書進(jìn)行企業(yè)管理，辦公人員通常為會了尋找一個信息而浪費(fèi)很長時間，一想到整理檔案歸檔就犯愁，原因是所有的工作都是由人工來完成的，開設(shè)檔案、修改檔案、查找檔案都是需要人工書寫的方式完成的，不僅浪費(fèi)大量的時間在這上面，同時還容易犯錯誤，最主要的是出現(xiàn)錯誤不能及時查閱出來，讓企業(yè)管理起來很是頭疼，然而電子檔案的應(yīng)用就便捷很多，辦公人員只要會打字輸入幾個關(guān)鍵詞，就可以得到自己想要的內(nèi)容。

（二）補(bǔ)齊檔案信息中的缺點(diǎn)。電子檔案是利用電腦技術(shù)把信息存檔，因此避開了因為檔案信息不全，對紙質(zhì)的檔案拆包問題，同時還對一些不完成的信息進(jìn)行補(bǔ)充，對檔案中存在的漏洞查找起來十分方便。

（三）防止交通運(yùn)輸行業(yè)檔案信息內(nèi)容的遺失。傳統(tǒng)的文檔管理都是通過人工來完成的，這就有可能存在整理的不當(dāng)所遺失的問題，當(dāng)出現(xiàn)這類問題的時候，檔案管理的辦公人員就會將之前整理好的文件進(jìn)行開封重裝，增加了大家的工作量。

（四）降低了交通運(yùn)輸行業(yè)文檔的泄密性。以前查閱紙質(zhì)文檔時，辦公人員都會將包含這些內(nèi)容的全部文件給人看，這樣就會使一些不相關(guān)的文檔信息也有泄露的可能，這樣的舉動加強(qiáng)了文檔的泄密性，沒有達(dá)到想要的效果。如果讓檔案的管理人員找到這個檔案，再轉(zhuǎn)給相關(guān)的人查閱，這樣就會增加辦公人員的工作量。使用電子文檔，對查閱人員進(jìn)行身份認(rèn)證，只有通過審核才能進(jìn)去查閱，而且只能看到自己想要的一部分，不會涉及其他的內(nèi)容，這樣就加強(qiáng)了檔案管理的保密性。

二、交通運(yùn)輸行業(yè)電子檔案管理應(yīng)用存在的問題

（一）專業(yè)管理人才匱乏。電子檔案是一個比較新型的特殊的產(chǎn)物，要求管理辦公人員要有扎實(shí)的基本知識來進(jìn)行檔案管理，同時還應(yīng)該熟練的使用計算機(jī)辦公軟件。電子檔案是剛剛興起的新鮮事物，針對這方面的專業(yè)人員還是很匱乏，定期的培訓(xùn)課程制定的不是合理，這樣就使得現(xiàn)在的管理人員基本知識扎實(shí)，但是對于實(shí)際的應(yīng)用知識欠缺，缺乏實(shí)踐精神。所以說現(xiàn)在的檔案管理人員在社會上是緊缺的。

（二）電子檔案本身存在的問題。因為交通運(yùn)輸行業(yè)的電子檔案比較多和厚重，所以管理人員會把這些內(nèi)容拷貝到光盤、優(yōu)盤、硬盤上，這樣的方法比較復(fù)雜還不穩(wěn)定，假如光盤等存儲工具發(fā)生破損，會導(dǎo)致里面存儲的信息直接丟失，輕者就是損失造成不完善的數(shù)據(jù)，致使檔案存儲失去了原有的價值。檔案的管理人員可以隨便的把這些信息帶出去，讓其他相關(guān)人員可以隨意查閱，對于電子檔案的保密性做的不是很好，同時管理人員沒有充分重視這些檔案，所以很可能造成檔案的遺失與竊取。

三、交通運(yùn)輸行業(yè)電子檔案管理應(yīng)用問題解決辦法

（一）對于電子檔案管理做到標(biāo)準(zhǔn)化。無規(guī)矩不成方圓，對于電子檔案的管理要做到標(biāo)準(zhǔn)化，按照一定的規(guī)章制度去管理，使電子檔案在管理中有一定的規(guī)范性。我們需要把文件管理和電子文檔來進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理制度，原因是文檔是由文件組成的，要從最基礎(chǔ)的文件進(jìn)行規(guī)范管理，才會確保文檔的規(guī)范性，這是我們在制定管理制度首先要考慮的。

（二）需要素質(zhì)與技能全面發(fā)展的管理人才。定期對交通運(yùn)輸行業(yè)中檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是非常重要的一部分，為了不讓企業(yè)的內(nèi)部員工泄密，保證檔案的保密性，我們要對涉及到電子檔案的人員進(jìn)行檢查、考核，以確保不會有檔案信息被泄露出去，從而影響企業(yè)的發(fā)展。結(jié)論當(dāng)今時代，電子檔案管理的應(yīng)用時非常普遍的，在使用中我們要了解它本身存在的特點(diǎn)，并結(jié)合我們所學(xué)的計算機(jī)知識進(jìn)行應(yīng)用管理。具體來說就是，電子檔案是一種非常偉大的發(fā)明，本身就具有優(yōu)越的特點(diǎn)，但這還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要不斷的加快對電子檔案管理相關(guān)的一些技術(shù)以及硬件方面的建設(shè)，建立有效的電子檔案管理的相關(guān)制度，重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，以確保電子檔案在各個部門得到充分的利用，同時減輕大家的工作分擔(dān)。

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作者：田紅麗