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一.對(duì)外接待部門

公司行政部為公司負(fù)責(zé)接待的職能部門。

遇到重大接待工作和活動(dòng)，可由總經(jīng)理室協(xié)調(diào)若干部門共同做好此項(xiàng)工作，有關(guān)部門要積極主動(dòng)配合。

二.總則對(duì)外接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為使對(duì)外接待工作規(guī)范有序，具有統(tǒng)一的公司形象，特制定本辦法。

本辦法適用于全公司各部門。

三.對(duì)外接待范圍

本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各子、分公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等方面的安排和工作。

接待的對(duì)象分為內(nèi)賓和外賓。

四.對(duì)外接待原則

接待應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。

平等原則。對(duì)來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，同級(jí)別出面，特殊情況高規(guī)格接待。

對(duì)口原則。各職能部門對(duì)口接待。綜合性接待時(shí)各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)，誰出面接待誰結(jié)帳。

節(jié)約原則。內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。

周到原則。接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。

保密原則。向不定期賓介紹情況，注意保守公司情況、國(guó)家機(jī)密。重要會(huì)議要有記錄。巧妙回避不宜回答的部題。

五.接待規(guī)格的確定。

高規(guī)格接待，陪客比來賓職務(wù)高一些。適用于上級(jí)機(jī)關(guān)派員來人、其他企事業(yè)單位來員洽商重要事宜、下屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來訪匯報(bào)情況。

對(duì)等接待。適用于一般性接待活動(dòng)。

低規(guī)格接待，陪客比來賓職務(wù)低一些。適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來。

六.接待禮儀

見面。原則為主動(dòng)、熱情、禮貌。

××接待：主動(dòng)起迎，問明來意。

××安排交談地點(diǎn)：

⑴根據(jù)來客來意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)(辦公室、接待室、會(huì)議室)進(jìn)行交談；

⑵手前頭忙，一時(shí)難以抽身時(shí)，應(yīng)向客人說明暫請(qǐng)他人代接呀另商時(shí)間；

⑶切忌讓客人久候而無人問津。

⑷客戶提出國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引至約定地點(diǎn)等候會(huì)面，介紹后再行離開。

七.引見。

首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人(單位、職務(wù)、姓名)。

引見順序；

⑴把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀(jì)大的；

⑵按職務(wù)高低，依次介紹一行來客；

⑶職務(wù)相同，先介紹年紀(jì)大的。

⑷領(lǐng)導(dǎo)與來賓見面交談后，對(duì)客人原定日程有變化的，與客人共同協(xié)商安排。

八.行路。

陪同客人行路，請(qǐng)客人行于自己右側(cè)；

乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動(dòng)開關(guān)門；

自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。

九.其他。

穿著不得過于隨便，按規(guī)定著裝，衣著整潔，有風(fēng)度；

主動(dòng)照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；

尊重屬不同國(guó)家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。

因故未能準(zhǔn)時(shí)赴約，盡早通知對(duì)方，并以適當(dāng)?shù)姆绞街虑浮?/p>

十.接待內(nèi)容和程序

㈠接待內(nèi)賓。

接受任務(wù)。弄清來賓的基本情況：?jiǎn)挝弧⑷藬?shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。

布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)。

迎接安排。根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂招待所或賓館，安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)，按抵達(dá)時(shí)間，派人派車迎接。

看望、商議日程。來賓住下后，公司有關(guān)人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動(dòng)日程并通知有關(guān)部門。

安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望，接待人員安排會(huì)見地點(diǎn)、時(shí)間、陪同人員。

組織活動(dòng)實(shí)施。按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)上級(jí)檢查，安排匯報(bào)、座談會(huì)。

送別。根據(jù)客人意見，預(yù)定車、船、機(jī)票，協(xié)助客人結(jié)算食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場(chǎng)。

小結(jié)。每次較大規(guī)模接待完成后進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。

㈡接待來賓。

接待內(nèi)容與程序基本相同，主要內(nèi)容和注意點(diǎn)為：

迎送。

安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當(dāng)?shù)膶?duì)口、對(duì)等人員迎送。

對(duì)身份較高的外賓，事先應(yīng)在機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)安排貴賓休息室，并備有飲料。

會(huì)見會(huì)談。

會(huì)見會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方人員名單應(yīng)至少提前1天通知對(duì)方，并盡量不改變計(jì)劃；會(huì)見時(shí)，我方主要人員要高于或等于外賓身份；會(huì)談時(shí)，身份一般對(duì)等。

我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎送。

對(duì)會(huì)見會(huì)談場(chǎng)所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場(chǎng)所較大時(shí)，宜裝擴(kuò)音系統(tǒng)，桌上放置中外文座位卡。

會(huì)見的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。團(tuán)長(zhǎng)安排在我方主談人右手第一位，副團(tuán)長(zhǎng)坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。

會(huì)談時(shí)用長(zhǎng)桌的，中外各一方，請(qǐng)外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。

如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。

宴請(qǐng)。

有宴會(huì)(早宴、午宴、晚宴)、招待會(huì)(冷餐會(huì)和酒會(huì))、茶話會(huì)、工作進(jìn)餐。

舉辦何種宴請(qǐng)活動(dòng)，根據(jù)活動(dòng)目的、對(duì)象、經(jīng)費(fèi)開支等因素確定。

文藝晚會(huì)。

根據(jù)活動(dòng)目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定節(jié)目，根據(jù)客人身份安排好座位，一般以第

七、八排座位為佳。

參觀游覽。

根據(jù)來訪目的、性質(zhì)、外賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的游覽項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T和解說員、導(dǎo)游。

接待標(biāo)準(zhǔn)

⑴用餐標(biāo)準(zhǔn)。

1、招待官員、關(guān)系戶80~×××元/人·餐

2、較重要官員、關(guān)系戶50~×××元/人·餐

3、地方一般干部、外單位來人10~×××元/人·餐

4、公司分支機(jī)構(gòu)來人×××元左右/人·餐

5、常客員工標(biāo)準(zhǔn)

較重要官員200~×××元/天總經(jīng)理

較重要官員150~×××元/天總經(jīng)理

公司分支機(jī)構(gòu)按公司標(biāo)準(zhǔn)

常客自愿

十一.附則

××涉及重大接待活動(dòng)，需行政部會(huì)同公關(guān)部協(xié)調(diào)執(zhí)行。

××本辦法由行政部解釋執(zhí)行，由公司總經(jīng)理頒布生效。