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《交通企業(yè)管理雜志》2015年第六期

在履行合同的各階段、各施工環(huán)節(jié)乃至整個(gè)工程的始終都會(huì)有變更、索賠等情況發(fā)生，因此，施工單位既可以通過(guò)變更來(lái)獲取更多的利潤(rùn)，也可以通過(guò)加強(qiáng)變更管理來(lái)維護(hù)自身的正當(dāng)利益。施工單位要對(duì)變更和索賠分別根據(jù)不同的情況采取不同的策略，并重視在工程的各階段中對(duì)變更和索賠的管理。

1.注重對(duì)投標(biāo)階段變更的預(yù)測(cè)和管理

施工單位在投標(biāo)階段就應(yīng)該意識(shí)到工程變更對(duì)本單位所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)存在，并將在合同履行的過(guò)程中繼續(xù)存在。施工單位因工程變更可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)很多，有些風(fēng)險(xiǎn)及其補(bǔ)償措施在合同條款中已經(jīng)列出，但有些卻并未明確；有些風(fēng)險(xiǎn)可以由業(yè)主承諾承擔(dān)，而有些風(fēng)險(xiǎn)業(yè)主會(huì)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移條款轉(zhuǎn)嫁給施工單位。實(shí)踐證明，一些施工單位為了爭(zhēng)取項(xiàng)目而盲目投標(biāo)，因而忽略了工程變更帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)的存在，最終造成嚴(yán)重?fù)p失。施工單位在決定參與工程投標(biāo)后，應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件、圖紙資料和施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行認(rèn)真的分析研究，實(shí)地勘察了解可能會(huì)遇到的工程變更引起的風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)真對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析定向，并依據(jù)與業(yè)主協(xié)商提出合理的補(bǔ)償或進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁。（1）認(rèn)真研究招標(biāo)文件、地質(zhì)資料和技術(shù)方案，做到技巧報(bào)價(jià)。投標(biāo)階段應(yīng)召集有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員就招標(biāo)文件編制相關(guān)的施工組織設(shè)計(jì)，并對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)配合有經(jīng)驗(yàn)的概預(yù)算人員對(duì)施工方案進(jìn)行成本預(yù)測(cè)和分析，在滿(mǎn)足質(zhì)量、工期等條件下尋找出能夠盈利最大的施工方案。認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件，召集造價(jià)工程師和資深的法律顧問(wèn)對(duì)招標(biāo)文件條款進(jìn)行研究，找出蘊(yùn)含風(fēng)險(xiǎn)和不明確因素的條款，尋求對(duì)企業(yè)自身的有利因素，并在簽訂合同時(shí)合理利用有利條件，以避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。施工單位對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘察，結(jié)合圖紙和地質(zhì)資料，預(yù)測(cè)工程開(kāi)始后將會(huì)發(fā)生的變更及分項(xiàng)工程量的增減情況，做到有技巧的報(bào)價(jià)。在投標(biāo)報(bào)價(jià)時(shí)采用不平衡報(bào)價(jià)法，降低預(yù)計(jì)會(huì)減少工程量的分項(xiàng)工程單價(jià)，提高將會(huì)增加工程量的分項(xiàng)工程單價(jià)；降低能早日回收工程款的分項(xiàng)工程單價(jià)，提高后期實(shí)施共得分項(xiàng)工程單價(jià)。在不影響總體報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上，做到既能保證中標(biāo)機(jī)會(huì)，又能取得更多的盈利。（2）為后續(xù)工程做好二次經(jīng)營(yíng)工作。對(duì)一些有后續(xù)工程的項(xiàng)目，應(yīng)認(rèn)真做好“二次經(jīng)營(yíng)”工作。為了后續(xù)工程的中標(biāo)，可以有意識(shí)地把前期工程總價(jià)降低，先確保能夠中標(biāo)，然后在前期施工過(guò)程中與業(yè)主、監(jiān)理單位建立良好的關(guān)系，為企業(yè)樹(shù)立起優(yōu)良的形象和信譽(yù)，從而為后續(xù)工程的中標(biāo)打下基礎(chǔ)，并在后期工程中再把前期的損失補(bǔ)償回來(lái)。

2.工程實(shí)施階段的變更風(fēng)險(xiǎn)管理

（1）項(xiàng)目管理人員落實(shí)做好工程項(xiàng)目交底工作。工程項(xiàng)目合同額大、建設(shè)周期長(zhǎng)、工程受自然條件和客觀(guān)因素的影響大，因此，在工程項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)召集各部門(mén)主管及相關(guān)人員對(duì)工程主合同、招標(biāo)文件、成本預(yù)算等進(jìn)行分析討論，理解工程項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)的原則與技巧，找出工程中利潤(rùn)較大的項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)大的項(xiàng)目，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析、分類(lèi)，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)和大小考慮挽救的有效方法和措施。成本管理部主要對(duì)主合同進(jìn)行理解和把握，理清主合同條款及其將帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；工程部除及時(shí)對(duì)施工圖中的工程量進(jìn)行復(fù)核外，還要與業(yè)主和設(shè)計(jì)單位及時(shí)溝通，避免因工程量誤差造成的損失和糾紛；物資部按施工計(jì)劃和工程進(jìn)度編制材料用料計(jì)劃，隨時(shí)了解市場(chǎng)情況及價(jià)格變化；質(zhì)量、安全部門(mén)按工程質(zhì)量、安全生產(chǎn)等要求，依據(jù)相關(guān)文件制定相應(yīng)的管理制度。在施工過(guò)程中，要嚴(yán)加調(diào)控、注重管理，各部門(mén)分工合作、相互配合，開(kāi)源節(jié)流，利用主合同條款，提出有利于施工單位的技術(shù)變更，并做好變更、索賠的管理，努力把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（2）選擇優(yōu)秀的材料供應(yīng)商和勞務(wù)分包隊(duì)伍。利用招標(biāo)形式選擇材料供應(yīng)商和勞務(wù)分包隊(duì)伍，讓其投標(biāo)報(bào)價(jià)。在確保質(zhì)量和工期的前提下，要在眾多的參與單位中選擇標(biāo)價(jià)最低的材料供應(yīng)商和勞務(wù)分包隊(duì)伍，從而既可確保材料的來(lái)源和勞務(wù)費(fèi)用的合理支出，又能轉(zhuǎn)嫁部分風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)行材料、勞務(wù)采購(gòu)時(shí)應(yīng)理清主合同的條款和主合同條款帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，注重主合同與材料合同、勞務(wù)合同的聯(lián)系，轉(zhuǎn)嫁主合同的部分風(fēng)險(xiǎn)，如因通貨膨脹引起的材料、勞務(wù)費(fèi)用上漲的風(fēng)險(xiǎn)等。

（3）成立工程變更及索賠管理控制小組，做好工程變更索賠工作。要由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭，組織相關(guān)部門(mén)管理人員成立工程變更及索賠管理控制小組。成立工程變更及索賠管理控制小組的目的，是把工程變更及索賠工作落實(shí)到人，做到及時(shí)申報(bào)、隨時(shí)跟蹤，誰(shuí)接手誰(shuí)辦理，與業(yè)主、監(jiān)理進(jìn)行良性溝通，建立良好關(guān)系。小組的主要職責(zé)是對(duì)工程的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)及評(píng)估，對(duì)工程變更及索賠進(jìn)行研究、決策、跟蹤、談判。為了增加工程變更、索賠的成功機(jī)會(huì)，在發(fā)生工程索賠事件后，工程變更及索賠管理控制小組成員應(yīng)及時(shí)收集足夠的證據(jù)和相應(yīng)的文件，確定額外的費(fèi)用和工期的數(shù)量及原因，以事實(shí)和文件為依據(jù)，評(píng)估、記錄可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的事件對(duì)工期和費(fèi)用的影響。按照合同中規(guī)定的提出變更、索賠的程序及時(shí)間要求，及時(shí)地提交有關(guān)的變更、索賠報(bào)告。若對(duì)業(yè)主變更、索賠報(bào)告的回函有異議，控制小組成員則繼續(xù)收集證據(jù)和文件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回文給業(yè)主表明意向，并隨時(shí)跟蹤索賠文件來(lái)往的具體時(shí)間，積極做好與業(yè)主、監(jiān)理的溝通工作，確保變更、索賠的及時(shí)確認(rèn)。

（4）重視工程變更初期的書(shū)面材料工作。有一部分工程變更在執(zhí)行前業(yè)主就已發(fā)出了正規(guī)的變更指令或變更聯(lián)系單，索賠起來(lái)比較容易處理。但有一部分工程變更業(yè)主只是口頭答應(yīng)了或暗示執(zhí)行事項(xiàng)，并未有書(shū)面指令，索賠起來(lái)就比較棘手。對(duì)此，首先要做好業(yè)主和監(jiān)理的口頭指示記錄，務(wù)必領(lǐng)悟業(yè)主的真正意圖，避免行文期間發(fā)生用詞不妥或概念不清晰的問(wèn)題，隨即將要求的變更事項(xiàng)形成詳細(xì)準(zhǔn)確的書(shū)面材料報(bào)給業(yè)主、監(jiān)理審批，讓其給予確認(rèn)。要注意將他們的書(shū)面指示按年月日順序編號(hào)存檔。

（5）及時(shí)辦理變更簽證和索賠確認(rèn)，做好變更、索賠的交接工作。由于施工單位工程分布地區(qū)廣，人員調(diào)動(dòng)頻繁，往往會(huì)造成工程變更及索賠資料的流失、不足和中斷等情況。因此，當(dāng)發(fā)生工程變更或索賠時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)工程變更或索賠進(jìn)行手續(xù)辦理和做好資料收集工作。在施工備忘錄（日記）中應(yīng)詳細(xì)記錄施工中發(fā)生的影響工期和索賠的有關(guān)事項(xiàng)，做好業(yè)主和監(jiān)理工程師的口頭指示記錄，及時(shí)以書(shū)面形式報(bào)告對(duì)方予以確認(rèn)。相關(guān)工作人員因工作需要進(jìn)行異地調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好變更、索賠工作的交底、交接工作，并保留相關(guān)資料以便日后交接人對(duì)變更、索賠工作的查詢(xún)。

（6）建立完善的工程變更及索賠資料管理系統(tǒng)。建立完善的工程變更及索賠資料管理系統(tǒng)，有利于收集足夠的證據(jù)、相關(guān)文件、增加費(fèi)用和工期的依據(jù)等，使施工單位在發(fā)生合同爭(zhēng)議時(shí)處于有利地位，可以得到應(yīng)得的補(bǔ)償。在開(kāi)展工程變更及索賠的工作中，應(yīng)高度重視時(shí)效問(wèn)題。為此，要做好施工單位與業(yè)主、監(jiān)理之間收發(fā)文時(shí)間、內(nèi)容的登記工作；工地會(huì)議記錄和有關(guān)工程的來(lái)往信件必須全部保存妥當(dāng)；工程照片需有專(zhuān)人管理，照片都應(yīng)標(biāo)明拍攝的日期，將照片按工程進(jìn)度整理編排；整理保存工人和雇員的工資與薪金單據(jù)、材料物資購(gòu)買(mǎi)單據(jù)，按年月日編號(hào)歸檔。工程變更及索賠的資料應(yīng)由專(zhuān)人管理，做好文件資料的收集、整理和編目工作以便查找和利用。文件的查（借）閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。使用文件者必須愛(ài)護(hù)文件，不得擅自復(fù)印、抽拆、涂改、勾劃、污損資料，借出的資料必須妥善保管、及時(shí)歸還，不得帶入公共場(chǎng)所，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撡Y料內(nèi)容，做好文件的保密工作。工程變更及索賠是客觀(guān)存在的，它貫穿于整個(gè)工程的實(shí)施過(guò)程。發(fā)包人有提出變更的權(quán)利和支付變更費(fèi)用的義務(wù)，承包商也有實(shí)施變更的義務(wù)和獲得變更索賠的權(quán)利，變更是完整履行合同的行為。在承接一項(xiàng)工程時(shí)，施工單位應(yīng)仔細(xì)、全面地分析研究工程實(shí)施過(guò)程中可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)發(fā)生工程變更時(shí)應(yīng)按合同約定的程序正確處理好工程變更事項(xiàng)。施工單位應(yīng)充分理解和正確應(yīng)用變更，使變更朝有利于自己的方向發(fā)展，保證施工單位能取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。

作者：覃嘉麗 單位：中交四航局第二工程有限公司