涉密檔案篩查工作思考范文
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《云南檔案雜志》2015年第四期
截至10月份，省館共完成涉密檔案篩查38個(gè)全宗、70426卷、63889件。從篩查結(jié)果來看，涉密檔案存在以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.普遍性在所篩查的38個(gè)全宗中，每個(gè)全宗都有涉密檔案存在，有的全宗涉密檔案比例高達(dá)60%以上。
2.時(shí)代性涉密檔案比例與時(shí)間年代成反比，年代越早，涉密比例越高，年代越晚，涉密比例越低。上世紀(jì)50至80年代，因、“”、知青上山下鄉(xiāng)、階級(jí)斗爭(zhēng)、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)等歷史原因，檔案內(nèi)容敏感度較高，涉密卷也較多；而90年代后隨著《保密法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等的實(shí)施，各機(jī)關(guān)辦文管理規(guī)范，涉密文件較少。
3.復(fù)雜性從內(nèi)容上看，涉密檔案幾乎涵蓋各種文種，包括通知、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、報(bào)表、任免、會(huì)議記錄、名冊(cè)等；有的涉密檔案是正文公開，附件涉密；同樣的表冊(cè)，有的設(shè)定密級(jí)，有的公開等等。
4.非規(guī)范性表現(xiàn)為定密（即密級(jí)劃分和保密期限設(shè)定）的主觀隨意性較大。定密是保密的前提和基礎(chǔ)，其含義包括對(duì)國(guó)家秘密確定保密期限，并作出明確標(biāo)識(shí)，但在部分涉密檔案中，由于對(duì)密和非密的把握不統(tǒng)一，存在的定密范圍偏寬、密級(jí)偏高、標(biāo)識(shí)不規(guī)范或不標(biāo)識(shí)等問題，嚴(yán)重地影響了國(guó)家秘密的嚴(yán)肅性。例如將干部任免、教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)劃定密級(jí)；未在規(guī)范位置標(biāo)明密級(jí)或以手寫體隨意標(biāo)明“密”、“保密”；對(duì)一些敏感政治歷史問題不定密等等。
5.超時(shí)效性表現(xiàn)為有人定密，無人解密，國(guó)家秘密一定終身，使得被確定為國(guó)家秘密的信息按照《保密法》規(guī)定，大多早已失效，遠(yuǎn)遠(yuǎn)失去了國(guó)家秘密的本質(zhì)屬性，繼而影響了檔案的充分利用。
1.加強(qiáng)涉密檔案歸檔指導(dǎo)隨著社會(huì)發(fā)展，涉密檔案從單一的紙質(zhì)涉密檔案發(fā)展為存儲(chǔ)于光盤、移動(dòng)介質(zhì)的涉密錄音、錄像、圖像檔案等；從形成來源看，呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化等特征。如何對(duì)涉密檔案歸檔？歸檔是否科學(xué)？成為新形勢(shì)下檔案保管、利用工作的關(guān)鍵。目前情況看，我國(guó)尚無統(tǒng)一的涉密檔案歸檔規(guī)范，致使工作指導(dǎo)缺失。從某種程度上講，省館目前投入大規(guī)模人力物力開展的涉密檔案篩查工作也是因?yàn)樯婷軝n案管理中混合組卷所致。因此，為避免工作中重復(fù)勞動(dòng)，杜絕因混卷造成保管和提供利用中泄密的漏洞，以及涉密檔案管理分散調(diào)卷不便等問題，有必要對(duì)涉密檔案歸檔工作進(jìn)行認(rèn)真研究。對(duì)此，結(jié)合省館實(shí)際，并借鑒一些地方、單位的做法，可分兩種情況對(duì)涉密檔案進(jìn)行歸檔：（1）對(duì)于以卷為保管單位的老規(guī)則檔案，可采用相同整理方法，在組卷時(shí)將涉密件和非涉密件分別組卷歸檔。根據(jù)涉密檔案數(shù)量多少，可按照絕密、機(jī)密、秘密等級(jí)順序排列組卷或分別組卷，在案卷封面或卷盒外標(biāo)注“涉密”字樣，并編制涉密檔案歸檔文件目錄，在“備注”欄注明密級(jí)，同時(shí)在全宗卷內(nèi)建立涉密檔案臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引。（2）對(duì)于以件為保管單位的新規(guī)則檔案，在按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類整理中，可將不同保管期限的涉密件與非涉密件分開，采用非涉密件編號(hào)接涉密件編號(hào)或涉密件單獨(dú)編號(hào)方法，將涉密檔案單獨(dú)裝盒歸檔，在檔案盒脊背或封面標(biāo)注“涉密”，并編制涉密檔案歸檔文件目錄，在“備注”欄注明密級(jí)，同時(shí)在全宗卷內(nèi)建立涉密檔案臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引。
2.完善涉密檔案篩查流程在明確涉密檔案歸檔規(guī)范之前，要對(duì)館藏現(xiàn)行所有檔案進(jìn)行涉密篩查，可以想見將是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)工作，其數(shù)量之大即使是逐卷逐件篩查剔除，難免會(huì)有遺漏。在進(jìn)行涉密檔案篩查中，我們發(fā)現(xiàn)除了常見的有規(guī)范標(biāo)識(shí)的絕密、機(jī)密、秘密三種涉密檔案外，還有一些涉及階級(jí)斗爭(zhēng)中個(gè)人隱私調(diào)查材料、建國(guó)初期經(jīng)濟(jì)發(fā)展統(tǒng)計(jì)、軍工項(xiàng)目招投標(biāo)等敏感內(nèi)容的檔案未進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)或僅標(biāo)注“內(nèi)部文件”、“內(nèi)部資料”等，考慮到當(dāng)時(shí)涉密檔案劃定的不統(tǒng)一性和人為因素影響，筆者認(rèn)為涉密檔案篩查應(yīng)設(shè)立多層次等級(jí)把控，比如可在管理保護(hù)處進(jìn)行初次篩查后，在數(shù)字化加工整理環(huán)節(jié)及在數(shù)字化后數(shù)據(jù)的開放鑒定環(huán)節(jié)進(jìn)行第二遍、第三遍篩查把關(guān)，盡可能在數(shù)量、內(nèi)容方面將涉密檔案控制在最低限，杜絕檔案實(shí)體或檔案信息失密、泄密。
3.推進(jìn)涉密檔案解降密開展涉密檔案篩查工作，既是防止密級(jí)檔案或敏感信息的失密泄密的要求，也是檔案提供利用的需要。按照《保密法》規(guī)定的兩種解密制度：“一是自動(dòng)解密制度，保密期限已滿的國(guó)家秘密事項(xiàng)，自行解密；二是主動(dòng)審查解密，要求機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)定期審核所確定的國(guó)家秘密，及時(shí)解密?！币约啊皺C(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)人及其指定的人員為定密責(zé)任人，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)、本單位的國(guó)家秘密決定、變更和解除工作?！啊眹?guó)家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密不超過30年……”省館絕大部分80年代以前檔案應(yīng)自動(dòng)解密對(duì)外公開，但具體操作中并無機(jī)關(guān)、單位對(duì)已進(jìn)館檔案開展過解降密工作，造成“有人定密無人解密”現(xiàn)象。對(duì)此，云南省保密局和云南省檔案局于今年擬定了《關(guān)于在檔案部門做好涉密文件和涉密檔案的秘密變更和解密清理工作的通知（征求意見稿）》，對(duì)解降密主體，時(shí)限要求、涉密檔案管理等內(nèi)容提出了明確要求。同時(shí)檔案行政管理部門應(yīng)借《檔案法》修訂契機(jī)，結(jié)合《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，將檔案的解降密進(jìn)一步規(guī)范，以推進(jìn)涉密檔案解降密工作，進(jìn)一步解決檔案公開與保密之間的關(guān)系，真正實(shí)現(xiàn)檔案的最大化利用。
作者：曾燕 單位：云南省檔案局