論本科生畢業論文管理系統設計與分析范文
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摘要：本科生畢業設計（論文）完成過程因流程較多、較為復雜，故相應管理信息系統也貫穿了多個階段。取代傳統人工管理模式，進行過程化梳理、監管，既能夠節省數據溝通與存儲所耗費的時間和精力，也可以使流程架構更為清晰，對整體進度與質量把控更為有效。文章針對上海電力大學經濟與管理學院畢業論文管理系統進行了設計與分析。
畢業設計（論文）是學生在離開學校前，對所學知識融會貫通、綜合利用的階段，是重要的實踐性教學環節，也是對于學術能力、學習能力等更高標準素養的全面檢測。此實踐階段具有不可替代性，既是培養計劃中不可或缺的內容，也是學生深化、拓寬、綜合所學知識的必要過程。畢業設計（論文）的完成過程，需要多方共同努力和協作，學生為完成者，教師為指導者，教務管理人員及輔導員為督促者，教學管理部門安排整體時間進度，協調督促指導教師及學生按照工作計劃完成任務，學生則作為主體參與者，在教師指引下根據題目要求進行撰寫與設計。相較于傳統人工管理，利用多端畢業設計（論文）管理信息系統進行管理，可以實現論文選題的電子化、信息化管理，在節約紙張的同時，提高選題信息的傳輸和匹配能力[1]，學生可以在系統中一目了然獲取所有題目信息，并快速選出感興趣的題目，指導教師也可以清晰得到學生的志愿選擇，根據選題規則確定所帶學生，也便于教務人員更好地進行督促管理，在畢業設計（論文）師生出題選題、文本資料上傳、中期檢查及交叉評閱（盲審）等過程化管理中發揮重要作用，在教務檢查、專業認證等需要畢業設計（論文）等教學材料支撐時，信息系統具備資料快速檢索查詢以及調用功能，更為方便高效。數據庫管理可存儲大量信息，畢業設計（論文）的紙質版歸檔教務處規定為四年，使用過程化管理系統則可將存儲信息量擴大的同時節省空間。
一、畢業設計（論文）過程化管理中存在問題
一是在選題過程中，傳統人工管理模式溝通成本高且易管理混亂，在學生、教師雙向選擇時，學生根據自身專業知識掌握程度或興趣集中選擇一些題目，引發選擇沖突的情況下，還需教學管理部門進行協調，不僅管理成本增加，選題過程中的公平性也難以保障和實現。同時教師工作量的分配問題也很棘手，如果一名教師帶的學生過多，不僅精力無法達到，指導成效不足，會影響論文內容的完成質量。因此根據學院實際情況，選題過程中設置明確的所帶學生數量上限是有必要的，否則一些教師基本工作量不足，影響績效的同時也浪費了學院的教學資源。
二是在畢業設計（論文）撰寫過程中，學生與指導教師的交流雖然可以通過多種社交媒體以及郵箱等方式，但是教務管理人員無法掌握總體完成進度，無法對未交、遲交各項資料的同學進行及時提醒督促，無法實時掌握進度與質量這兩個最重要的維度，也不能為論文的監督管理提供及時信息[2]。通常教師與學生的交流有限，有時需要輔導員及教務管理人員對其進行聯絡，了解具體情況，對存在懈怠態度的學生說明這門實踐課程的重要性。因此建立過程化管理系統，使教學負責人能夠實時掌握學院畢業設計（論文）整體完成情況，并針對有困難、進度較為落后的學生重點關注，可以更好地實現“一人一策”。
三是在答辯和評閱過程中，例如預答辯（中期檢查）和交叉評閱（盲審）時，評閱、答辯教師需要填寫交叉評閱表及中期檢查表，表格利用傳統人工方法收取不便于進行過程化記錄管理，既無法確保最終評分的準確率，也需耗費人工成本進行計算。此外，表格格式錯亂問題也經常出現。在發放電子版表格后，填寫和傳送文件過程中極易出現錯位、移位等格式錯亂的情形。過程化管理系統則方便整合各項評分數據，且系統中有固定的格式套用，使各項表格數據符合要求、更為規范。
四是在歸檔環節，單一紙質版歸檔方式不僅占用空間，且檢索查找較為繁瑣。畢業設計（論文）歸檔包含任務書、開題報告、文獻綜述、英文翻譯等，文件種類較多，在進行教學檢查或專業認證時，不便于查詢調用資料。
五是部分流程并未在過程化管理系統中實現，例如環節、最終答辯環節評分等，尚未實現全過程管理，流程間銜接仍有空缺，需要線上線下、多個平臺間交互，以及人工協調配合，效率較低。例如按照流程，只有檢測合格才能進入交叉評閱環節，未通過檢測的論文，系主任將不會在管理系統中對其分配評閱教師，但是未通過的論文信息須由教務管理人員及時傳遞給系主任，系統不能自動得到并傳遞分辨此信息，也不能自動進行相應操作。
二、畢業設計（論文）管理系統需求分析
（一）功能需求
基于畢業設計（論文）全過程管理的基本流程，并考慮到實際需求，需分別根據不同流程模塊，梳理分析本系統的不同使用者的具體功能。本系統使用者共有四種類型，分別為教務管理人員、系主任、論文指導教師以及學生，因此本系統需要看針對不同使用者提供不同的圖形化界面，便于其使用和管理。
1.系統初始化階段。教務管理人員:導入學生以及教師的基本信息，在系統中設置哪些教師為系主任，并給每位教師設置畢業論文指導對口的專業。另外設置各不同流程環節的時間段，便于系統定時自動切換。初始化所有用戶的賬戶，用戶名為學號、工號，密碼隨機生成并通過郵件系統自動發送到用戶的郵箱。
2.選題階段。一是教務管理人員。根據學院給出的時間節點，手動或自動切換選題過程中不同環節的狀態。此外，為了保證選題公平性，教務管理人員無法查看學生填寫志愿情況。二是指導教師。首先教師對所帶的專業分別錄入題目，內容不可重復，保證課題的多元化，且數量須大于預估所帶的學生數量，避免題目不足。在匹配題目時，教師在三個連續時段分三個志愿對學生進行選擇，可以根據系統中學生的聯絡方式與學生溝通，了解其對題目的理解能力及其專業知識的掌握程度，判斷其是否適合并可以順利完成相關課題。匹配成功后，進行任務書文件的上傳，對系主任審核未通過的題目進行修改，并完成一項非常重要的工作，即最終課題信息的輸入。三是學生。學生可查看其可以選擇的題目范圍，并根據自身情況選擇三個課題題目，但無法查看出題教師信息。匹配成功后，下載查看任務書。四是系主任。分配未匹配成功的學生，在分配時可查看學生的三個志愿，給分配提供合理的參考依據。如果三個題目選擇階段結束后，仍然未有指導教師選擇，則系主任為這些學生指派課題及導師。在本專業教師全部完成出題后，系主任對課題題目進行第一次審閱，在完成學生和題目的雙向互選及分配完成下達任務書后，系主任對所有題目再次進行審查，對各位指導教師所出的課題復核審閱，有問題的題目通知指導教師盡快在系統中修改。
3.撰寫階段。一是教務管理人員。可以切換撰寫過程中不同環節的狀態，可以查看學院畢業設計（論文）材料提交情況，掌握規定時間節點后未交、遲交的學生名單，從而進行督促。二是指導教師。可以通過系統的不同文件模塊下載，并可以在線預覽和查看各項畢業設計（論文）的過程性材料。三是學生。可以上傳各項過程化文件，并能夠通過上傳新文件覆蓋舊文件的方式，達到修改的目的。四是系主任?？梢猿椴閷W生上傳的所有文件，并就發現的問題定期組織系部教研室進行討論，也定期報學院教學指導委員會進行研討。
4.交叉評閱（盲審）階段。一是教務管理人員。切換交叉評閱過程中不同環節的狀態：盲審開啟—指定評閱人—評審開始狀態—評審結束。二是指導教師。通過交叉評閱（盲審），給負責評閱的其他指導教師的學生論文評分并提交評審建議，給出通過或不通過意見。同時指導教師也需要給自己學生的論文打分，采用百分制評分方法打分。三是學生。查看交叉評閱教師給出的修改建議后，修改論文并最終定稿，確定論文最終版本。四是系主任。在系統的交叉評閱模塊中，分配論文對應的盲審教師。
5.歸檔階段。指導教師。確認系統中學生遞交的各個文件是最終稿，以便學院統一保存論文最終稿電子版。
6.評教階段。學生。論文實踐環節主要流程完成后，通過系統對指導老師進行總體評價。除此之外，教務人員可以通過公告欄畢業論文(設計)相關的公告，學生打開系統即可看到信息，教師也可在公告欄查看。系統還需要提供學生和教師進行在線交流的功能，通過信息系統進行即時留言溝通，便于保存信息，留存論文指導相關的過程化痕跡。
（二）性能需求
系統穩定性要求在學院畢業論文（設計）周期內，提供7x24服務。而可靠性方面則要求系統數據不出錯、系統操作不崩潰、極端情況下數據不丟失。實時性要求系統頁面平均響應時間不超過1秒，數據查詢返回時間最長不超過4秒。安全性要求本系統僅限學校內網訪問，校外訪問則借助網絡中心提供的虛擬專用網絡登陸內網后進行操作。此外，每個用戶權限單獨配置，不能越權訪問頁面或數據。
三、畢業設計(論文)管理系統設計
（一）前臺模塊設計
基于第二節功能需求分析，可以根據用戶角色將前臺分為五大模塊，分別是學生模塊、教師(系主任)模塊、教務模塊、管理員模塊以及公共模塊。前臺模塊基于web端開發，使用PHP進行設計。學生模塊實現了課題選擇、課題查看、任務書查看、論文提交、論文修改等功能；指導教師（系主任）模塊實現了出題、課題初審、導師選學生、匹配未成功學生指定、下達任務書、二審、查看學生論文、交叉評閱、最終稿確定等功能；教務模塊實現了導入學生教師信息、賬號生成、系統狀態切換、查看所有教師學生進度、篩選查看單個或群組（班級、專業、系）的進度、存檔等功能；管理員則擁有所有權限，可以查看所有用戶非密碼的數據；公共模塊實現一些共有的功能，實現代碼的復用，包括個人信息查看與修改、密碼修改、文件上傳下載、文件預覽、在線對話、公告欄等功能。在指導教師(系主任)模塊中指導教師分配交叉評閱老師的功能是除了實現了第二章所提的需求外，還增加了隨機分配的按鈕，系主任可點擊按鈕，一鍵分配好所有的盲審老師。該功能根據學生論文及評閱老師數量和各評閱老師的工作量進行了讀取，然后在排除論文指導教師后隨機匹配出交叉評閱組合。教務模塊實現了賬號生成功能，該功能賬號采用學號或教工號，密碼則需要是隨機生成并發送到學號、教工號對應的學校郵箱。該功能的實現是使用向學校申請的專用郵箱，通過使用phpmail的smtp鑒權登陸，然后自動發送賬號密碼給相關人員。該功能的正常使用還需要學校郵件系統給予白名單權限，防止被誤判為垃圾郵件。公共模塊的文件預覽功能有一定的挑戰，一般來說文檔預覽主要依賴于第三方提供的api接口實現，但畢業論文系統考慮到信息安全無法使用api來實現在線預覽。因此，本設計采取了轉換-預覽的策略。首先通過php調用服務器本地安裝的OpenOffice將word、excel、ppt、文本文檔等文件轉換為編寫文檔格式(pdf)，然后通過調用PDFObject來顯示轉換后的文檔，從而實現預覽功能。為了提高服務器運行效率，文檔轉換采用動態調度，在服務器空閑時進行批量轉換。如有預覽未轉換的文檔請求，則提高該文件的轉換優先級。公共模塊還提供了一個通信功能，該功能使用workman環境，采用web消息推送框架(web-msg-sender)，該框架使用WebSocket長連接通訊。此功能通過后臺推送消息，消息可以即時推送到客戶端[3]。
（二）數據庫設計
本系統使用MySql作為數據庫平臺管理所有數據。根據不同的模塊需要設計與實體相對應的數據表，分別有學生表(student)、指導教師表(teacher)、教務員表（assistant）、管理員表（admin）、公告欄表（board）、留言板表（dialogue）、導師課題表（topic）、學生課題表（topic_stu）、文件表（files）。用戶表的主鍵是用戶賬號（學生為學號，教職員為教工號），用戶表的id和username一一建立索引，保證數據唯一，其他字段依賴于主鍵。
（三）系統設計
時間分布本設計計劃6周完成，其中兩周用于設計，四周用于測試及設計修改和文檔工作。首先進行需求分析，并且準備好開發環境。其次，數據庫開發與各個模塊的開發并行進行，共使用兩周時間。各個模塊開發完成后，一周用于集成調試，三周用于測試及修改迭代，其中兩周時間同時完成文檔工作。
四、完善畢業設計（論文）系統的建議與總結
此畢業設計（論文）過程化管理系統不僅符合基本流程，也滿足了過程化管理中的大部分需求，方便學生與教師使用，同時實現了電子化管理，且論文相關過程化數據更易于存檔，不僅滿足了嚴謹的管理流程需求，過程性材料無紙化也節約了辦公空間，信息系統管理也使得整個監管過程相對透明，教學管理部門可以實時掌握、查閱各項材料，并做出相應舉措，為師生提供更好的教學實踐性服務。也為其他教務工作的開展提供了信息系統管理的新思路、新方法。在接下來的管理工作中，將在實踐應用中不斷改進與完善，會在以下幾個方面做出努力。
一是參考部分其他高校的做法，在最終答辯結束后，在系統中將由答辯教師將成績單獨或者批量錄入學生答辯總分[4]，系統將自動計算總評成績：指導教師評分（40％）、交叉評閱（20％）、答辯成績（40％）。不僅真正實現了全過程管理，且提高了過程化成績計算的準確率，也讓學生對畢業（設計）論文成績的構成更加清晰，更了解優勢與不足。在系統現有功能中，包含了指導教師評分及交叉評閱分數，而答辯分數并未提交至過程化管理系統中，而是體現在紙質版成績評定書中。最終成績評定目前均為人工計算，系統中增加答辯成績錄入功能后，不僅可以機器計算提高效率，還可以與學校教務管理系統接洽，增加接口聯結兩個系統，將最終成績直接導入，避免重復工作的同時，增加系統間的耦合。
二是在交叉評閱過程中，學生上傳了新修改的論文后，在教師界面增加提示功能，或進行短信提示，便于評閱教師及時審閱，避免信息交互不暢，提高效率。在實際實踐過程中，交叉評閱一般在答辯前一至兩周進行，只有通過交叉評閱的畢業設計（論文）才可以參加答辯。由于系統目前現有設置中，學生根據教師評審意見修改后，上傳新文件直接覆蓋原有文件，教師端、系主任端及教務管理人員端沒有相關提示，無法看出學生是否已經修改，不能即時做出反饋或進行相應督促，導致在答辯前時間較為緊張的情況下信息不對稱，且修改一般需要進行多次，信息交互不及時致使效率低下，影響整體完成進度及質量。
三是繼續采購權威檢測機構服務，并使用其提供的接口，接入本系統后實現學生論文上傳后一鍵自主功能[5]，方便學生、教導教師、教務管理人員三方了解情況，如未達到通過標準（即重復率高于30%）將無法進入下一環節，即交叉評閱環節。
四是在畢業（設計）論文管理系統實踐中，本系統將會記錄并存儲大量的數據，這部分數據將是這一系統給我們的寶貴財富。如何將數據更加高效地發揮作用，作者將進一步嘗試使用數據可視化方法對數據進行處理，通過對數據的直觀展示及分析，科學地提供決策建議，更好地為畢業（設計）論文管理工作服務。
五是移動互聯網已發展多年，移動設備也越來越多地成為了生產力工具，單一的電腦端網頁界面已經不能充分滿足師生們的需要。因此，本系統的另一個發展方向就是將其交互界面移動互聯網化，對多種設備適配，使得師生可以使用手機瀏覽器、移動應用、小程序隨時隨地接入畢業（設計）論文管理系統。
六是切實完善畢業（設計）論文管理制度與流程。過程化管理系統只能是輔助管理的工具，關鍵還在于制度明確、流程清晰，相關規則制定、實施細則的出臺均須考慮全面，建立完整的質量保障體系[6]。從根本上優化管理和監督流程，完善學校頂層設計，相應建立學院層面管理辦法，嚴格遵循學校的管理規定與細則并明確需求，在對應需求對系統進行改進。畢業設計（論文）管理體系包括成立專項工作領導小組，各系主任須對各項材料審核并負責，并成立學院的畢業論文檢查工作小組等。監督體系包括成立監督工作小組，定期組織學院督導及校督導教師對畢業設計（論文）各階段材料進行抽檢，針對抽檢不合格材料，由指導教師、教務管理人員及輔導員多方共同督促。
作者：王凌斐 單位：海電力大學經濟與管理學院