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二十世紀末，以玩temet為代表的信息技術電子化、數字化、網絡化風暴席卷全球，人類開始邁人電子信息時代。信息獲取、加工和傳遞方式的深刻變化，使整個社會成為一個以電子計算機為依托的信息加工處理系統(tǒng)。這場變革波及到社會生活的方方面面，給幾乎所有的產業(yè)和行業(yè)帶來了巨大的沖擊。就檔案管理工作而言，原有意義上的文獻管理部門，如圖書館、檔案館、資料館等作為實體日益萎縮，利用電子信息方式構筑的網絡館、虛擬館通過信息高速公路變得無所不在，以紙為主要載體的傳統(tǒng)檔案有逐漸為電子檔案所改變和替代的趨勢。然而，在這里筆者所要強調的是，現階段我們仍然需要重視和加強對紙質檔案的管理，傳統(tǒng)檔案和電子檔案仍將在相當長的時間內雙軌并行。

1電子文件檔案的缺陷使加強紙質檔案管理成為必需

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取、并可在通信網絡上傳輸的文件，將電子文件整理、歸檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲、多信息集成、大容量傳輸等相對于傳統(tǒng)檔案無可比擬的優(yōu)勢，日漸成為各類文件檔案的主導形態(tài)。但是，從信息技術的發(fā)展現狀來看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優(yōu)勢本身也同時成•60•為其難以克服的劣勢，概括起來主要有:

1.1存儲介質的不穩(wěn)定性降低了電子檔案的真實性和可靠性

首先，電子文件的載體一般都具有重寫性，這就使電子信息的更改和復制變得輕而易舉，并且價格低廉。又由于電子文件的技術特征只體現在計算機運行過程當中，而不表現在最終的運行結果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復制之后無法區(qū)分原件與復制件，造成電子檔案的真實性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學載體，與傳統(tǒng)的紙質載體相比，其穩(wěn)定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質、磁場的作用、系統(tǒng)軟件的不斷升級、存儲介質的預期壽命等，并且影響因素更多、更復雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經過現代科學研究證實的各種存儲介質的預期壽命:

1.2文件結構的復雜性影響了電子檔案的系統(tǒng)性和完整性

文件結構包括物理結構和邏輯結構，簡單地說，載體及其狀況代表著文件的物理結構，文件內容的編排就是邏輯結構。對于紙質文件來說，載體與信息是不可分離的，因而其物理結構與邏輯結構是統(tǒng)一的。而電子文件的物理結構與邏輯結構關系則比較復雜，由于文件內容并不固定依附于特定的載體，它可以通過拷貝的形式依附在多個載體上，也可以通過分布式存儲的方法，將文件內容分解后存儲于不同地點和設備，這樣就造成同一份電子文件的內容在存儲時出現載體分離現象，我們在讀取這份文件時就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統(tǒng)性和完整性就受到了破壞。

1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據性

傳統(tǒng)檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個實體，而且文件最初形成時的標記也被同時固定于這一實體當中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實體形態(tài)進行加工和管理，這種可分離性使得一個電子檔案往往要經過幾次形態(tài)轉換才能保存或還原，而經過轉換以后的電子文件顯然失去了它的原始價值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機讀形式和人可讀形式。脆胃機讀形式，就是儲存在計算機外圍設備上的電子數據，這其實是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計算機及其附屬設備才能識別，而不為人所直接識別，因此無法作為憑據使用。所謂人可讀形式，就是將電子數據通過計算機處理和外圍設備的輔助，轉換為文字、數字、符號、圖形等可為人識別的表達方式。但也正是由于這種轉換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實性和完整性往往容易被人質疑，因此與紙質檔案相比，電子檔案的憑據作用受到了極大的削弱。

1.4網絡環(huán)境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性

電子文件的共享性是通過網絡環(huán)境實現的，但隨著網絡化的發(fā)展，網絡安全問題日益凸現。例如，非授權訪問、冒充合法用戶、線路竊聽等非法手段會侵犯文件所有人的合法權益，造成電子檔案的泄密;利用網絡傳播病毒、干擾系統(tǒng)正常運行等惡劣手段會破壞文件數據的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內容、改變文件來源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執(zhí)等主動性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。

1.5信息的系統(tǒng)依賴性增加了電子檔案的管理成本

電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機應用系統(tǒng)才能實現，計算機硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質量和效率具有直接的影響。電子文件的系統(tǒng)依賴性包括對字符編碼、軟件、硬件、標準、技術設備更新以及加密技術的依賴，例如:一旦設備發(fā)生故障或系統(tǒng)癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計算機設備會使電子文件無法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實現格式轉換;出于安全保密需要，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學技術的發(fā)展，軟硬件更新?lián)Q代速度的不斷加快，又進二步加大了電子文件的系統(tǒng)依賴性。因此，很有可能出現的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無相應的讀取環(huán)境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時，確保文件原有的讀取環(huán)境完整保存，這樣無疑大大增加了電子檔案的管理成本。

1.6信息的環(huán)境依賴性增大了電子檔案保管和維護的技術難度

首先，電子文件中的信息必須依存于數字化的環(huán)境，為保證這些以數字化形態(tài)存儲的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應的讀取、顯示等軟硬件設備，并保存相關參數，因而增加了電子檔案保管的技術難度。其次，由于數字化形態(tài)的信息不能被人所•直接閱讀，其維護工作也就不可能像傳統(tǒng)檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數字編碼往往要經過加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護工作涉及多方面的復雜因素，對技術性也提出了更新、更高的要求。

2現論技術的發(fā)展使加強紙質檔案管理成為可能

以紙質檔案為代表的傳統(tǒng)檔案，由于數量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項管理工作帶來了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢。但隨著現論技術的進一步發(fā)展，改進和加強紙質檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:

2.1現代檔案學的建設為加強紙質檔案管理提供了理論指導

從檔案學的發(fā)展狀況來看，現代檔案學不僅成為一門獨立的科學，而且已經建設成包括.檔案管理學、檔案編纂學、檔案保護學、檔案文書學、檔案史料學等若干分支學科構成的科學體系。這些分支學科大量的研究成果，為改善紙質檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個環(huán)節(jié)提供了豐富的理論指導。

2.2現代科學的發(fā)展為妥善保護紙質檔案提供了客觀條件

現代物理、化學、生物學、氣象學、光學、建筑學和環(huán)境科學等多學科的理論發(fā)展，均有助于提高紙質檔案保護的技術水平。比如，通過建立環(huán)境自動化保護體系，可以實現檔案庫房溫濕度的自動調節(jié)和防火、防盜的自動監(jiān)測;通過預防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長紙張的預期壽命;通過建筑結構和光熱效能的綜合運用，可以有效改善紙質檔案的生存環(huán)境，等等。

2.3縮微技術的成熟使紙質檔案的傳遞和存儲變得更加經濟

檔案存儲的縮微技術，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復制品，進行儲存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影。縮微技術的成熟，一方面使我們在傳遞、運輸和查閱檔案文件時，無需再面對汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復制品的普遍運用也對紙質檔案原件起到了很好的保護作用。此外，目前世界上有些國家已經承認縮微復制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認同，那么檔案的存儲成本將會得到極大的降低。

2.4計算機的推廣使紙質檔案的查找和利用變得更加方便

電子計算機的普遍應用，可以實現紙質檔案編目與檢索的自動化。而計算機檢索和手工檢索相比具有明顯的優(yōu)勢:一是方便實用。利用計算機提供的各種軟件，可以通過查找關鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項目結合起來進行組合查詢。二是簡明快捷。只要在檢索系統(tǒng)上輸人幾個關鍵詞語，甚至可以采用模糊查詢的手段，方便地查找紙質檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質量較好的軟件時，計算機檢索的“查全率”和“查準率”都會明顯高于手工檢索。

3紙質檔案管理的現狀仍需得到進一步改進和加強

前文說明了電子信息時代加強紙質檔案管理的必要性和可能性。但從當前檔案管理的現狀來看，紙質檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進一步改進和加強，主要表現在以下幾個方面:

3.1檔案管理人員觀念陳舊

我國檔案工作的傳統(tǒng)職責是“資政存史”，檔案管理人員習慣于長期的封閉禁錮、因循守舊、與世無爭，“重保管、輕利用，重歷史、輕現實”的狀況一時難以得到根本扭轉。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉變觀念，盡快樹立和不斷增強開放服務的意識，創(chuàng)新發(fā)展的意識，競爭生存的意識，下大力氣研究傳統(tǒng)檔案的開發(fā)與利用，在妥善保管的同時努力提升檔案文化的品位，經常性地開展專題展覽活動，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質量的研究成果。

3.2專業(yè)館與各單位發(fā)展不均衡

隨著對檔案工作重要性的不斷認識，目前除圖書館、檔案館、資料館等專業(yè)場館外，企、事業(yè)單位也大多建立起了自己的檔案管理部門。但在辦公自動化技術日益成熟的今天，很多單位純粹依賴于電子檔案，過分強調“無紙化辦公”，忽略了紙質檔案的收集與保管，使電子檔案成為無源之水。一旦由于載體受損或計算機系統(tǒng)升級而造成電子檔案的缺失，往往會給單位工作帶來極大的被動。

3.3紙質檔案與電子檔案不相配套

由于電子檔案的原始性、真實性、憑據性不如紙質檔案，而紙質檔案在存儲、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長期并存，雙軌運行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質檔案是紙質檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運作、互不關聯(lián)，失去了并存的實際意義。只有在電子文件歸檔的同時，附上與其內容一致并帶有完整簽章和說明的紙質文件，讓兩種載體相互配套，并軌運行，才能真正達到加強檔案管理的最終目的。

3.4檔案文書質量不高

文書是檔案的源頭，文書處理工作質量的好壞，將直接關系到日后檔案工作能否順利開展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書質量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業(yè)單位的常見現象。文書體例不合規(guī)范，文字撰寫不符要求，文件資料不夠完整，嚴重影響了檔案的保存與使用價值。這就要求我們從源頭抓起，在加強檔案管理的同時狠抓文書的質量管理，全面提升文書和檔案的管理水平。

3.5檔案調閱和周轉速度不快

形成這種狀況的原因主要有兩個:一是室藏檔案結構缺乏整體性，卷內文件組合缺乏連續(xù)性，造成查找資料困難，影響了調檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉速度。這就要求檔案管理部門與業(yè)務部門保持經常性的業(yè)務聯(lián)系，把好整理立卷關;督促文書部門建立嚴格的呈閱、催交制度，把好文件運轉關;規(guī)范文件交接、鑒定、歸檔手續(xù)，把好歸檔接收關;積極組織協(xié)調，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環(huán)關。

3.6檔案工作缺少標準化

現代檔案工作要實現信息服務社會化，就必須建立起科學的管理制度，即按照檔案形成、保管和發(fā)摔作用的一般要求，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)，進行多層次、多系統(tǒng)、多角度的綜合的科學管理，進而把檔案工作的各個環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來，形成一個協(xié)調、統(tǒng)一、有效的社會服務系統(tǒng)。檔案工作標準化是檔案工作科學管理的重要內容。要建立科學的管理制度，同時要建立方方面面的標準。沒有檔案工作標準化，就沒有檔案管理科學化，也就沒有檔案工作的現代化。綜上所述，筆者認為在電子計算機、信息技術日益成熟和普及的當今時代，紙質檔案由于自身的特點:原始憑證性強、保存時間長，相對于電子檔案仍有十分重要的保存價值，我們在日常工作中仍要加強對紙質檔案的管理。