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【摘要】本文闡述了匯文系統(tǒng)3.5版在編目工作中的應用，從編目模塊的應用、使用匯文編目模塊應注意的問題以及有待改善之處3個方面的談了使用匯文Libsys3.5系統(tǒng)的體會，并提出了一些改進建議。

【關(guān)鍵詞】匯文系統(tǒng)編目模塊圖書編目

武警上海政治學院圖書館從2008年開始引進匯文系統(tǒng)，使用1年多的時間里，我館MARC著錄的速度和正確率都有明顯提高，深刻體會到匯文系統(tǒng)為我館的各項工作帶來的便利，下面就編目模塊談一下使用匯文系統(tǒng)的體會。

1匯文系統(tǒng)編目模塊的應用

1.1各種編目數(shù)據(jù)均能適應

匯文編目模塊能夠有效地處理各種編目數(shù)據(jù)，包括CN-MARC以及US-MARC。各類型MARC均按照原格式存放、編輯，并且在必要時可互相轉(zhuǎn)換，除了對常見的中外文普通書刊編目外，還能對視聽資料、光盤等進行編目。

1.2復本合并

圖書編目時，會經(jīng)常對復本進行合并著錄。復本合并是在編目時發(fā)現(xiàn)有相同的圖書，為了防止一書兩種記錄的現(xiàn)象而將兩個記錄實施合并。復本合并不僅要合并業(yè)務(wù)窗口，同時要合并MARC記錄。操作時，先打開兩個記錄，必須置于瀏覽狀態(tài)，在視圖中選擇橫向平鋪，點擊右鍵將工具欄條拖到另一個MARC記錄的相應位置，并將不用的MARC記錄刪除。

1.3一般保存與審校存盤

匯文系統(tǒng)的正常編目需要一般保存和審校存盤(待編、已編、審校)，要求相當嚴格。編目后首先要對MARC記錄進行一般保存，一般保存后的MARC記錄狀態(tài)是已編。在MARC字段檢查無誤后才能審校存盤，正常編目的圖書只有經(jīng)過審校存盤才能進行典藏。一般保存適用于回溯編目，但有時會出現(xiàn)“經(jīng)過檢測MARC存在錯誤，不能存盤”的現(xiàn)象。其解決辦法是在系統(tǒng)設(shè)置中取消“普通保存是否檢測MARC正確性”這一選項，再次保存即可。

1.4快捷鍵的使用

匯文系統(tǒng)還提供了很多快捷鍵。以提高編目速度。例如：Fl是字段提示幫助快捷鍵。同時在分配索書號窗口里也是種次號自動生成快捷鍵：F2是自動生成拼音字段快捷鍵。

1.5正常編目與回溯編目

匯文系統(tǒng)適用正常編目和回溯編目。一般情況下，圖書必須經(jīng)過采訪環(huán)節(jié)，通過送編交接才能正常編目。正常編目的圖書必須分配索書號，經(jīng)過典藏環(huán)節(jié)確定每本書的狀態(tài)、是否送交等事項。回溯編目，適用圖書回溯建庫。此類書不必經(jīng)過采訪和典藏兩個環(huán)節(jié)，因為回溯的圖書均有索書號，只需錄入原有的索書號即可。

2編目中容易出現(xiàn)的問題及注意事項

(1)編目數(shù)據(jù)時，最好嚴格遵循“采訪——編目——典藏”這一正規(guī)工作流程，盡量不在回溯狀態(tài)下編輯記錄。根據(jù)筆者的經(jīng)驗．凡在回溯狀態(tài)下編輯的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計工作比較麻煩。

(2)發(fā)現(xiàn)多余或無效的MARC數(shù)據(jù)須及時刪除，以免日積月累，書目數(shù)據(jù)庫變得龐大、繁雜，影響檢索效率。同時應注意，只有在無下掛財產(chǎn)號、索書號的情況下MARC才可以刪除。

(3)種次號建立要嚴格把關(guān)。在編目過程中，經(jīng)常會在設(shè)置完最大種次號后，由于合并記錄等情況，使某些原先設(shè)定好的種次號間出現(xiàn)斷號現(xiàn)象。遇到這種情況，應及時將此分類號下的“最大種次號”刪除，這樣便于提醒編目人員在下次著錄數(shù)據(jù)碰到此分類號時將空號及時補上。

(4)修改已審校存盤的MARC記錄的索書號時，必須在編輯狀態(tài)下點開“分配索書號”窗口進行修改，否則索書號字段無法自動更正。

(5)回溯編目中，在查到書時一定要點擊“回溯一添加”功能鍵，然后添加相應的數(shù)據(jù)?；厮菥幠拷Y(jié)束，取消回溯功能鍵。

(6)復本合并時，應從低級記錄向高級記錄合并或平級向平級合并，否則合并操作就不能成功。

3匯文模塊改進建議

3.1提供“回收站”功能，對誤刪的數(shù)據(jù)可以恢復。

為確保數(shù)據(jù)安全，須提供被刪除記錄的恢復功能，即類似于回收站的功能，以備在對數(shù)據(jù)刪除后隨時可以進行補救。

3.2改進撤銷功能鍵

編目模塊中有撤銷功能鍵。但只能在編輯狀態(tài)下撤銷前一次的刪除、復制、剪切等操作的結(jié)果。應增強撤銷功能，對任何狀態(tài)下前一步或前幾步的誤操作均能撤銷。

3.3錯誤信息提示自動顯示功能

希望匯文系統(tǒng)錯誤信息提示能夠明確詳細些。例如增加索書號時遇索書號重復，系統(tǒng)都會提示錯誤信息“主鍵唯一沖突”。此時只得退出索書號分配窗口，通過圖書檢索窗口查看檢索結(jié)果，手工找到?jīng)_突原因，再重新打開索書號窗口，分配正確的索書號，這樣既費時又費力。應設(shè)計為沖突書目記錄能自動顯示，使編目員能夠方便的修改索書號。

3.4完善編目模塊的統(tǒng)計功能

編目模塊的統(tǒng)計功能雖然使用方便，但是此模塊下統(tǒng)計出的工作量數(shù)據(jù)只是單一工號的數(shù)據(jù)。根據(jù)編目部的實際需要，應該可以統(tǒng)計所有編目員的工作量情況，以便通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題，適時調(diào)整工作進度。

3.5書標打印靈活性不足

匯文系統(tǒng)書標打印對于采用回溯建庫方式編目加工的圖書，無法進行批打印。這樣個別處理打印書標比較麻煩，而且書標打印輸出時都是從整張的開始位置打印。但在實際工作中，每批書標到最后一頁大部分都很難用完，有的甚至只有了兩三個書標，造成了很大浪費。應在書標打印輸出設(shè)置處增加一項設(shè)置輸出位置選項，讓書標從書標紙的某個特定位置開始打印，以減少浪費。

3.6索書號設(shè)置有待改進

該系統(tǒng)索書號設(shè)置欠缺。同一類目同一著者的2種圖書，一種是單本，一種是上下冊，匯文系統(tǒng)不做區(qū)分處理，容易造成異書同號。建議該系統(tǒng)在更新版本時對這一問題加以考慮。

與國內(nèi)其它圖書館集成管理系統(tǒng)比較而言，匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)較為成熟、穩(wěn)定，具有較好的適應性，適合大中型圖書館使用。但在各個模塊功能方面還需不斷反復推敲和精雕細刻，汲取國內(nèi)外最新技術(shù)，在多媒體檢索技術(shù)、海量信息存儲管理、個性化和自動化服務(wù)等諸方面進行新的探索和研究，盡早構(gòu)筑新型的適應數(shù)字圖書館運作機制的系統(tǒng)模型。

參考文獻：

[1]匯文系統(tǒng)用戶手冊．

[2]錢紅紅.匯文系統(tǒng)圖書編目流程與工作環(huán)節(jié)優(yōu)[J].圖書情報，2005，(5).

[3]席冬娜.匯文Libsys3.5系統(tǒng)編目模塊應用體會[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2008，(9).