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一、明確會計電算化崗位職責和權限的重要性

改革開放以來,我國會計電算化工作在各級財政部門、業務主管部門、廣大軟件開發工作者和財會工作者的共同努力下,已取得了很大成績,各類財會軟件的運用為推動我國經濟管理手段現代化、提高會計工作效率和財會人員業務素質發揮了重要作用。然而,從目前會計電算化的情況來看,會計崗位設置不合理是影響整個電算化向深層次發展的主要原因之一,因為會計工作內容繁多復雜,只有進行科學的崗位分工,使之規范化、科學化,并落實崗位責任制,才能使整個會計電算化系統高效、協調地運作,傳統的會計工作崗位,是按照核算和管理的內容及工作性質來劃分的,一般分為會計主管、出納、工資核算、往來核算、財產物資核算、資金核算、成本費用核算、收入利潤核算、編制報表和稽核等10個崗位。各企業可以根據行業特點、業務繁簡、企業規模、人員多少等情況,在掌握出納人員不得兼收入、費用、債權、債務賬簿的登記工作以及稽核工作和會計檔案保管工作的原則前提下,可以采取一人一崗、一崗多人或一人多崗等形式。與傳統的會計工作崗位相比,實現會計電算化以后,大大減輕了會計工作的勞動強度,一臺電子計算機完成了過去幾個人的工作,與之相應的會計工作的分工、各崗位的職責及權限也發生了根本的變化,原有會計崗位的分工已不適應目前電算化工作,如果不及時地調整并建立與之相適應的會計電算化工作崗位制度,使會計崗位分工、職責盡可能地比較規范、科學,就無法保證會計工作的正常進行,會計電算化在企業管理中的整體優勢就不能充分發揮,同時,對提高財會人員的業務素質也是不利的。因此,在會計電算化條件下科學、合理地設置會計工作崗位,明確各崗位的職責和權限十分必要。

二、會計電算化條件下會計工作崗位的設置及職責和權限

根據會計電算化工作的特點,企業實現會計電算化后應由傳統的以總賬報表崗位為中心轉變為以系統管理員崗位為核心的崗位架構。具體地說,會計電算化應設立的會計工作崗位包括:系統設計員、系統管理員、系統操作員、數據審核員。各會計工作崗位人員的職責和權限如下:

(一)系統設計員的職責和權限

會計電算化的系統設計員要根據會計制度和企業管理、核算的要求,負責會計電算化系統中軟件的研制、開發和升級工作,幫助系統操作人員掌握軟件的應用。

系統設計員崗位的職責主要有:根據會計制度和核算要求開發會計電算化系統。根據國家經濟政策和企業微觀管理的需要,不斷修正和完善會計電算化系統整體功能。負責指導有關人員正確掌握會計軟件的使用方法。及時解決軟件在運行中所發生的技術問題。為保守本單位經濟秘密和保證會計數據的安全,不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。

系統設計員崗位的權限主要有:有權對軟件源泉程序進行編譯或對程序進行加密。有權要求軟件使用者提供軟件評審所需的資料和用戶報告。有權制止軟件的非法拷貝和傳播。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統中運行。

(二)系統管理員的職責和權限

會計電算化的系統管理員負責會計電算化過程中的管理工作,組織、協調會計電算化軟件的開發和應用,能夠應用財務、會計和電子計算機知識對本單位運行的會計電算化系統進行使用和維護。

系統管理員崗位的職責內容主要包括:在會計電算化軟件的開發階段,負責協調軟件開發者與使用者之間的關系,根據軟件評審要求,做好相應的準備工作。在會計電算化軟件的運行階段,負責日常的維護和管理,幫助系統操作員熟練掌握操作技能。檢查督促系統操作員對數據的備份情況。檢查各操作員操作的日志記載情況,對計算機開機、關機和運行情況進行檢查,防止非法調用和操作。為保證會計軟件的正常運行和數據的保密與安全,不得從數據庫直接對會計數據進行修改。運用電算化系統中的信息資源和分析模塊,緊密結合本單位經濟活動情況,對本企業的財務狀況進行簡要分析,為企業領導經營決策提供依據。對于系統內發生計算機病毒等情況應運用殺毒軟件消除病毒,并向負責計算機安全的公安機關反映。為保守本單位經濟秘密和保證會計數據的安全,不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。

系統管理員的權限主要包括:有權設置發球本崗位權限范圍內的操作保密口令。有權對系統操作員的工作進行檢查和監督。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統中運行。有權對有關人員的操作權限進行設置和調整。

(三)系統操作員的職責和權限

會計電算化的系統操作員負責會計數據的錄入與輸出工作,能夠使用會計電算化系統的部分或全部功能,系統操作員要根據會計電算化制度的要求,嚴格執行計算機硬件、軟件的操作堆積和防范計算機病毒的措施。

系統操作員崗位的職責內容主要包括:將審核過的原始憑證或記賬憑證及時、準確地錄入計算機,同時通過計算機輸入界面對輸入的數據進行初步核對。根據數據審核員核實過的會計數據進行憑證過賬,即登記機內賬簿。及時輸出會計憑證和有關會計數據。采取有力的措施保證數據安全,每天進行數據的備份并妥善保管備份數據。為保證會計軟件開發包正常運行和數據的保密安全,不得從數據庫直接對會計數據進行修改。為保守本單位經濟秘密和保證會計數據的安全,不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。

系統操作員崗位的權限主要包括:有權設置發球本崗位權限范圍內的操作保密口令。對于未經審核的會計憑證有權拒絕錄入計算機。對于未經數據審核員審核的已錄入的會計數據,有權拒絕進行憑證過賬處理。有權拒絕來歷不明的軟件在會計電算化系統中運行。

(四)數據審核員的職責和權限

會計電算化的數據審核員負責審核已錄入的會計數據和輸出的會計數據、賬表的正確性,能夠使用會計電算化系統有關審核方面的功能,包括會計數據的輸入與輸出、會計政策的設定等。數據審核員要根據財經法規、會計制度和會計電算化制度的要求,嚴把審核關,維護財經法規和制度的嚴肅性。

數據審核員崗位的職責內容主要包括:根據財經法規和會計制度的要求,審核反映本單位經濟活動的各種原始憑證,及時將審核過的原始憑證交系統操作員輸入計算機。根據財經法規和會計制度的要求,審核輸入后、登賬前的會計數據和輸出的會計憑證、各種賬表。根據財經法規和會計制度的要求,審核本單位會計政策的合理性和合法性。根據財經法規、會計制度和企業管理的需要,及時調整、修訂計算機中所設置的有關會計政策。為保守本單位經濟秘密和保證會計數據的安全,不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。

數據審核員崗位的權限主要包括:有權設置本崗位權限范圍內的操作保密口令。有權拒絕接受不符合法規制度的會計信息進入計算機管理流程。有權根據制度和管理的需要審核,調整會計電算化管理流程中的會計政策設置。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統中運行。