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1快：實施目視管理、優(yōu)化報賬流程

安徽電信實施財務(wù)集中核算后，SSC面對16家市分公司數(shù)以萬計有著不同報賬習(xí)慣的員工，每月管理近13萬個操作工序，處理逾2.5萬張的報賬單據(jù)、10萬張附件，日常運營中的矛盾和問題在所難免；另外，SSC必須保證完成公司要求的報賬時效，員工費用需2個工作日內(nèi)完成，這與成立之初單據(jù)的平均報賬時長10個工作日有較大的差距，必須找到報賬流程的管理工具并不斷優(yōu)化流程。

1.1目視化管理

人獲取的外界信息中，83％來自視覺，用眼睛獲取的信息量遠勝于任何其他方式所獲得的信息量。人們也很自然地就把“看”融于管理之中。目視化管理被稱為看得見的管理，或一目了然的管理?，F(xiàn)實生活中，紅綠燈系統(tǒng)就是目視化管理的一個運用。為了提升流程效率，我們引入目視化管理，將目視管理工具靈活運用于財務(wù)集中核算運營流程，力求一目了然地呈現(xiàn)運營現(xiàn)場狀況的關(guān)鍵問題。(1)通過顏色管理和信號燈分類管理單據(jù)，引導(dǎo)員工從大批量單據(jù)中根據(jù)輕重緩急分類處理，對有特殊時效要求的員工費用、應(yīng)急單據(jù)、劃小承包單據(jù)等分顏色標識，置頂提醒。(2)利用提醒板原理，設(shè)計《工作池狀態(tài)查詢表》，一目了然呈現(xiàn)工作池及每個核算、審核會計的已辦及待辦單據(jù)量，提高現(xiàn)場資源調(diào)配的效率。(3)利用生產(chǎn)管理板原理，設(shè)計《集中核算基礎(chǔ)信息表》，呈現(xiàn)集中運營流程中每個單據(jù)的關(guān)鍵指標、每個步驟的接收、辦理時點、辦理時長等信息，方便流程故障檢查，也為精細管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.2流程優(yōu)化，提升效率

在目視管理的基礎(chǔ)上，SSC遵循ESIA準則,從Eliminate-消除、Simplify－簡化、Integrate－整合、Automate－自動化四個方面進行流程優(yōu)化，提高流程效率。

1.2.1刪除包括刪除過度控制、重復(fù)環(huán)節(jié)、等待時間(1)過度控制：分析各市分內(nèi)控流程，例如縣分水電費報賬，有的市分每張單據(jù)8步審批，有的市分通過預(yù)算簽報，報賬只需1步審批，通過對比，倡導(dǎo)分公司簡化內(nèi)控審批。(2)重復(fù)環(huán)節(jié)：例如縣分和市分初核對單據(jù)都審核的，刪除“市分初核”這一重復(fù)步驟；設(shè)計退單后單據(jù)直接返回退單人的流程，避免重復(fù)審批。(3)等待時間：分析報賬流程中滯留較長的步驟，查找原因，督促整改；刪除“會計分發(fā)”步驟，由系統(tǒng)自動分發(fā)，避免單據(jù)在分發(fā)步驟等待。

1.2.2簡化包括簡化形式、表格、溝通渠道(1)簡化形式：簡化報賬單和附件表格，刪除冗余字段，優(yōu)化報賬界面，明確附件表格格式。(2)簡化報賬信息溝通渠道，填寫報賬單時即可查閱該類報賬單的報賬規(guī)范、字段的填寫要求、提供熱線電話和服務(wù)QQ可直接服務(wù)報賬人。(3)整合：梳理省市的取數(shù)需求，由省公司集約取數(shù)，統(tǒng)一分布，將17份工作量整合為1份工作量。(4)自動化：主要指數(shù)據(jù)收集、傳輸和分析的自動化。除運用系統(tǒng)手段外，提高Excel功能運用，運營及信息質(zhì)量分析圖表可在輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后自動生成，節(jié)約了大量時間。

2精：實時記錄，精準挖掘，提升服務(wù)和監(jiān)督效率

2.1精準記錄問題，履行財務(wù)監(jiān)督職責(zé)企業(yè)的每一筆業(yè)務(wù)都以報賬單的形式經(jīng)過SSC，SSC對報賬信息的處理，不僅要快速編譯成財務(wù)語言，還應(yīng)該善于抓取問題，精準挖掘隱藏在報賬單后的信息，解碼其中的風(fēng)險和問題，并提出管理建議。

2.2實時記錄發(fā)現(xiàn)問題及時記錄，是眾所周知的工作方法、要求，但是現(xiàn)實中卻少有人能做到。安徽SSC開發(fā)了信息質(zhì)量評價功能，用于提升精準、快速捕捉問題信息的能力。(1)實時抓取問題：財務(wù)人員審核每一筆單據(jù)時，發(fā)現(xiàn)有需要后續(xù)挖掘的問題及亮點，可填寫“質(zhì)量評價”，退單時必填。(2)問題體系化：需要重點關(guān)注的問題納入評價指標體系，分15大類115小項，進行實時記錄和分析。(3)記錄結(jié)構(gòu)化：明確記錄問題要素，如時點、問題金額、對象、問題類別、建議。(4)信息反饋：被評價者能充分表達觀點，表達申訴和建議；能記錄問題的整改狀況。(5)信息運用：能根據(jù)不同維度進行統(tǒng)計查詢及回溯，方便制作成案例，事件概要、問題、觀點一目了然。功能上線后，問題的記錄、統(tǒng)計和使用效率提升，記錄問題很大部分是配合業(yè)務(wù)部門管理監(jiān)督。SSC記錄后，提交相關(guān)業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門獲取清單后，點擊報賬單號，即可回溯到問題單據(jù)，方便了解事件的來龍去脈，進行后續(xù)管理。

2.3精細管理風(fēng)險、客戶及業(yè)務(wù)，提升服務(wù)效率(1)細分風(fēng)險，分級管理。SSC將問題區(qū)分必須退單、只需記錄無須退單、可退可不退問題。強調(diào)了可退可不退的，一律不退，提升了服務(wù)感知。(2)細分客戶，主動服務(wù)。根據(jù)一定標準篩選出高頻報賬人和高差錯報賬人作為重點客戶。主動推送有針對性的解決方案，每季度更新推送對象。(3)細分業(yè)務(wù)，統(tǒng)一標準。統(tǒng)一報賬模板、附件模板、服務(wù)話術(shù)。設(shè)計易學(xué)易用的模板，方便理解。編制28份參考模板，方便選用。規(guī)范與內(nèi)部客戶的交流用語，分為四大類通用場景標準話術(shù)，248類特殊場景標準話術(shù)兩大部分。

3準：準時報賬、準確編譯、防范信息失真

3.1提升報賬均衡性，支撐預(yù)算精確管理在實際工作中，報賬人習(xí)慣于集中到月末、季末或年底才發(fā)起報賬，甚至跨年才報賬，報賬不均衡會導(dǎo)致財務(wù)信息和實際發(fā)生情況不符，影響預(yù)算分析管控數(shù)據(jù)的準確性。同時，月度內(nèi)財務(wù)核算人員忙閑不均，特別是月末報賬量達到高峰時，各環(huán)節(jié)難免忙中有錯，影響核算質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。為提升報賬均衡性，SSC科學(xué)設(shè)置報賬均衡性管控指標評價體系，報賬均衡性評價體系由財輔單據(jù)的月度內(nèi)均衡性(20分)、月度間均衡性(20分)、實物單據(jù)月度內(nèi)均衡性(40分)、財輔單據(jù)、重點成本費用報賬及時性(10分)和預(yù)列賬準確性(10分)五項指標構(gòu)成，滿分100分。將以上評價結(jié)果與現(xiàn)金流預(yù)算結(jié)合，有效地向分公司傳遞了改進均衡性管理的壓力和動力。日常報賬中，借助事中的精準記錄和后續(xù)的精細管理，促進業(yè)務(wù)單位及時報賬，保障財務(wù)信息真實準確地反映預(yù)算完成情況，從而推動預(yù)算精確管理水平的提升。

3.2推進業(yè)財系統(tǒng)接口報賬準確地編譯業(yè)務(wù)信息，也是防范財務(wù)信息失真的重要方面。信息傳遞的環(huán)節(jié)越多，越容易受到干擾而失真。為此，SSC努力推進業(yè)財系統(tǒng)接口報賬，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)到財務(wù)信息的編譯規(guī)則固化在系統(tǒng)中，防范信息失真，基本實現(xiàn)了收入、營收和重點費用通過系統(tǒng)接口報賬。

4創(chuàng)新工作理念和工具，提升信息處理能力

SSC運用目視化管理、流程優(yōu)化工具將復(fù)雜的日常工作化繁為簡，信息處理能力得到提升，初步達到快、精、準?？欤杭泻怂阒?，報賬總時長平均10個工作日，之后逐年下降，2014年報賬總時長較上年下降21%，基本維持在2.5～3個工作日，SSC處理時長不到1個工作日，報賬快捷度持續(xù)位居全國前列。精：借助事中的精準記錄和后續(xù)的精細管理，安徽SSC更善于精確捕捉問題，精準挖掘隱藏在報賬單后的信息，解碼其中的風(fēng)險和問題，協(xié)助優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和處理，做好業(yè)務(wù)部門支撐。準：報賬均衡性協(xié)助公司預(yù)算精確管理，業(yè)財接口報賬促進財務(wù)信息準確率，報賬規(guī)范提升報賬準確率。

作者：魏迎迎單位：安徽電信財務(wù)共享服務(wù)中心