商務(wù)公文寫(xiě)作技巧范文
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文書(shū)禮儀涉及各行各業(yè)的禮儀規(guī)范，是職業(yè)交往中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在特定的時(shí)間內(nèi)，及時(shí)準(zhǔn)確的禮貌文書(shū)，可以表現(xiàn)個(gè)人及企業(yè)的良好風(fēng)范。文書(shū)禮儀還包括一般的書(shū)信禮儀，對(duì)個(gè)人而言，這體現(xiàn)了其基本的文化素質(zhì)。因此，無(wú)論從事什么職業(yè)，都應(yīng)該了解文書(shū)禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節(jié)。
一、公文的含義
公文，即公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，屬于應(yīng)用文。
它是一級(jí)機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面材料。
公文是黨組織、國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國(guó)家事務(wù)的一種工具。
公文具有直接生效的指導(dǎo)作用。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用，等等。
公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號(hào)、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷(xiāo)毀。
二、公文的分類
公文按性質(zhì)可分為通用公文和專用公文兩大類。
通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文；按流通來(lái)源分為收進(jìn)公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文；按作者性質(zhì)分為黨內(nèi)公文、行政公文和社會(huì)團(tuán)體公文；按發(fā)文性質(zhì)分為問(wèn)文和復(fù)文；按內(nèi)容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文；按辦理時(shí)間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文；按特點(diǎn)和作用分為規(guī)范性公文、指揮性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文和記錄性公文。
通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務(wù)公文。根據(jù)2000年8月24日頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，行政公文種類包括以下13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。事務(wù)公文包括：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、典型材料等。
專用公文指具有專門(mén)職能的機(jī)關(guān)在專門(mén)的領(lǐng)域中形成、使用的書(shū)面材料，具有專指內(nèi)容、特定格式。主要包括：財(cái)經(jīng)文書(shū)（市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同）、司法文書(shū)（起訴書(shū)、判決書(shū)、筆錄）、外交文書(shū)（國(guó)書(shū)、照會(huì)、護(hù)照、條約）及軍用文書(shū)等。
三、公文的格式要素
公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫(xiě)作。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
1.發(fā)文機(jī)關(guān)（版頭）
發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的作者，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。同級(jí)政府、政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文，各級(jí)政府及其部門(mén)與同級(jí)常委、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。
版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。目前我國(guó)使用的公文版頭有以下三種：
（1）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁(yè)上端，俗稱“大版頭”。例如，“北京市人民政府文件”。
（2）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“××市教育委員會(huì)（函）”。
（3）印有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。
幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。
2.公文份號(hào)
公文份號(hào)是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)，位于版頭左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，用以掌握每份公文的流向。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明分號(hào)。
3.秘密等級(jí)
公文的秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種，由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其《實(shí)施細(xì)則》、中央和國(guó)家各部、委、辦、局制訂的國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定等確定，標(biāo)注在版頭左上角“公文份號(hào)”之下。其具體標(biāo)識(shí)為“★”，“★”前標(biāo)密級(jí)，后標(biāo)保密期限。沒(méi)有標(biāo)上保密期限的，絕密、機(jī)密、秘密分別可按30年、20年、10年認(rèn)定。
4.緊急程度
緊急程度是指對(duì)公文送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級(jí)”下。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。
5.發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)是指發(fā)文機(jī)關(guān)編制的公文代號(hào)，簡(jiǎn)稱文號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號(hào)括入。如國(guó)務(wù)院1998年制發(fā)的第12號(hào)文件，發(fā)文字號(hào)為“國(guó)發(fā)〔1998〕12號(hào)”。發(fā)文字號(hào)位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。
6.簽發(fā)人
簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長(zhǎng)名義的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號(hào)的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對(duì)稱，發(fā)文字號(hào)應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。
7.標(biāo)題
公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標(biāo)題之間，用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒(méi)有版頭，標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。
公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲(chóng)病防治工作的決定》，這里“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)；“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲(chóng)病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。
擬寫(xiě)公文標(biāo)題時(shí)，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：
(1)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應(yīng)注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書(shū)名號(hào)外，均不對(duì)原標(biāo)題加書(shū)名號(hào)。
(2)事由應(yīng)簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對(duì)歷年來(lái)制定的規(guī)范性文件進(jìn)行清理，應(yīng)予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫(xiě)一個(gè)，后加“等”字，也嫌過(guò)長(zhǎng)，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。
(3)在擬寫(xiě)標(biāo)題時(shí)，一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種，不能自造文種。
(4)標(biāo)題排列要對(duì)稱、美觀，除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長(zhǎng)短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開(kāi)。
(5)公文標(biāo)題中除書(shū)名號(hào)的使用有明確規(guī)定外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：
國(guó)務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)
加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定
8.主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)。除了直接面向社會(huì)的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書(shū)寫(xiě)主送機(jī)關(guān)的名稱。
確定主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意：
(1)政府各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對(duì)下一級(jí)人民政府直接行文。
(2)請(qǐng)示的公文，應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)機(jī)關(guān)的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級(jí)請(qǐng)示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。
(3)批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示，只能主送原請(qǐng)示機(jī)關(guān)（單位），對(duì)相關(guān)機(jī)關(guān)（單位），用抄送。
(4)普發(fā)公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)規(guī)范化統(tǒng)稱，如××省人民政府普發(fā)文件，主送機(jī)關(guān)寫(xiě)為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。
9.正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機(jī)關(guān)之后，提行空兩格書(shū)寫(xiě)。
10.附件
附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對(duì)正文作補(bǔ)充說(shuō)明或提供參考資料。附件附于正文之后。
11.印章
印章是機(jī)關(guān)權(quán)力的象征。公文加印，是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)類公文，由主報(bào)機(jī)關(guān)加蓋印章，但在首頁(yè)要注明會(huì)簽機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應(yīng)加蓋印章。以行政首長(zhǎng)名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。這是與國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的一大不同。
12.成文時(shí)間
一般就是公文的簽發(fā)日期，標(biāo)注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會(huì)議討論通過(guò)的公文，應(yīng)以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，并寫(xiě)上會(huì)議名稱及屆次，以圓括號(hào)括入，標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。
13.附注
附注用以說(shuō)明在公文其它區(qū)域不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對(duì)閱讀對(duì)象的規(guī)定，還應(yīng)用六角括號(hào)括入，如〔發(fā)至省軍級(jí)〕、〔發(fā)至縣團(tuán)級(jí)〕等。
14.主題詞
主題詞是由對(duì)這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表，是為準(zhǔn)確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報(bào)的公文，應(yīng)標(biāo)注上級(jí)機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過(guò)七個(gè)。例如，《國(guó)務(wù)院關(guān)于深入開(kāi)展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營(yíng)”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無(wú)誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標(biāo)題混同。
15.抄送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫(xiě)在“主題詞”后公文尾部的兩條等長(zhǎng)平行細(xì)實(shí)線內(nèi)。
16.印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間
印發(fā)機(jī)關(guān)為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門(mén)；印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機(jī)關(guān)細(xì)實(shí)線下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴(yán)肅性。隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范，同時(shí)還將新增一些格式構(gòu)成要素。
（一）請(qǐng)示
請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。
1.請(qǐng)示的特點(diǎn)
針對(duì)性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用“請(qǐng)示”行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而"請(qǐng)示"具有很強(qiáng)的針對(duì)性。
呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。
單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。
時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，求得上級(jí)單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問(wèn)題得以及時(shí)解決。
2.請(qǐng)示的分類
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：
（1）請(qǐng)求指示性請(qǐng)示。
（2）請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。
（3）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。
3.請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法
請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法如下：
（1）首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請(qǐng)示》。
受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請(qǐng)示。
（2）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。
開(kāi)頭：主要交代請(qǐng)示的理由。
主題：主要說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)，它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。
結(jié)語(yǔ)：另起一段，其習(xí)慣用語(yǔ)有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“妥否、請(qǐng)批復(fù)”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”、“以上請(qǐng)示，呈請(qǐng)核準(zhǔn)”或“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)予以執(zhí)行”。
（3）尾部。其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。
4.請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題
（1）一文一事的原則。
（2）材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。
（3）理由充分，請(qǐng)示事項(xiàng)明確。
（4）語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級(jí)的重視。
（二）報(bào)告
報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)詢問(wèn)的陳述性上行公文。
“報(bào)告”是陳述性文體，寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要表達(dá)方式。
“報(bào)告”是行政公文中的上行文種，撰寫(xiě)“報(bào)告”的目的就是為了讓上級(jí)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級(jí)機(jī)關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。
“下情上達(dá)”是制發(fā)報(bào)告的目的，所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論和說(shuō)明，表達(dá)方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。
1．報(bào)告的特點(diǎn)
報(bào)告的目的為了向上級(jí)匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問(wèn)題，所以不帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這是它與請(qǐng)示的重要區(qū)別之一。
報(bào)告中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門(mén)貫徹報(bào)告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。
報(bào)告在內(nèi)容上不像"請(qǐng)示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。
報(bào)告廣泛使用于下級(jí)向上級(jí)反饋信息，是溝通上下級(jí)機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級(jí)及時(shí)匯報(bào)工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級(jí)機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。
2.報(bào)告的種類
報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。
3.報(bào)告的寫(xiě)法
報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫(xiě)法
（1）匯報(bào)性報(bào)告。主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：
綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級(jí)寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。
專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級(jí)所寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。
（2）答復(fù)性報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)上級(jí)或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問(wèn)什么答什么，不涉及詢問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。
（3）呈報(bào)性報(bào)告。主要用于下級(jí)向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說(shuō)明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。
（4）例行工作報(bào)告。例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)，因工作需要定期向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用支出報(bào)告等。
（三）公告
公告是用于對(duì)企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。
1.公告的寫(xiě)法
公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。
（1）標(biāo)題。公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號(hào)。
（2）正文。正文一般由主旨與說(shuō)明構(gòu)成。主旨單獨(dú)成段，用簡(jiǎn)短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說(shuō)明寫(xiě)出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語(yǔ)。
（3）落款及日期。公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。
（四）會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。
會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議的基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會(huì)議精神，以便使與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)"會(huì)議紀(jì)要"是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級(jí)單位進(jìn)行交流的作用。
1.會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法
會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：
（1）首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會(huì)議紀(jì)要》。
（2）正文。會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。
前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果。
主體。它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。
（3）尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。
（五）電子公文
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過(guò)E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國(guó)內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。
1.電子公文的寫(xiě)法
電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。
（1）收件單位/人
（2）抄送單位/人
（3）主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請(qǐng)示》、《關(guān)于****報(bào)告》。
（4）事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。
（5）落款。署名及成文時(shí)間
遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜。
【小貼士】公文寫(xiě)作中常見(jiàn)的問(wèn)題
1.文種使用不當(dāng)
有的公文作者不了解或不會(huì)正確運(yùn)用確切的文種，以致長(zhǎng)期只使用通知、決定等二三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請(qǐng)示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時(shí)張冠李戴或干脆寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場(chǎng)合則都用通知等公文去代替。
2.格式不規(guī)范
公文格式上存在的問(wèn)題，主要有以下表現(xiàn)：（1）公文文頭不規(guī)范；（2）標(biāo)題冗長(zhǎng)、混亂、殘缺不全；（3）主送機(jī)關(guān)排列混亂；（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；（5）附件不符；（6）主送、抄送單位不正確。
3.行文規(guī)則混亂
越級(jí)行文；多頭行文；請(qǐng)示一文多事；黨政不分。
4．提法不當(dāng)
有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號(hào)、任務(wù)，而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國(guó)家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。
5.名稱表述混亂
公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡(jiǎn)稱。
6.時(shí)間表述含糊
用時(shí)間代名詞而不用具體日期；年份隨意省略；年份不使用公元紀(jì)年。
7.數(shù)字使用不統(tǒng)一
公文使用數(shù)字概念模糊，書(shū)寫(xiě)形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：數(shù)字概念不清楚；數(shù)字概念不準(zhǔn)確；數(shù)字書(shū)寫(xiě)形式不統(tǒng)一。
