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摘要：歸納總結(jié)了國家能源集團銷售集團辦公自動化系統(tǒng)的基本功能及運用情況，剖析了系統(tǒng)運用中存在的問題和不足，針對這些問題和不足，探討了優(yōu)化集團辦公自動化系統(tǒng)的路徑。

關(guān)鍵詞：煤炭銷售；OA系統(tǒng)；業(yè)務(wù)流程；國家能源集團銷售集團

當(dāng)前，我國已經(jīng)步入高質(zhì)量發(fā)展階段，經(jīng)濟發(fā)展的動力、效率和質(zhì)量都發(fā)生了變化。同時，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，時代對創(chuàng)新的要求和呼聲也越來越高，企業(yè)要想在新形勢下保持原有的競爭力，立于不敗之地，就必須跟著外部形勢轉(zhuǎn)變發(fā)展模式和方式，依托科技創(chuàng)新，搭乘經(jīng)濟發(fā)展順車，把握企業(yè)發(fā)展階段規(guī)律，堅持用一流勇氣做出一流業(yè)績［1］。具體到煤炭企業(yè)，面對能源發(fā)展的要求，必須降低成本、提高工作效率，走精細化管理之路。在日常的管理中越來越多的煤炭企業(yè)建立并在不斷完善自身的OA系統(tǒng)，跟隨時展步伐，OA系統(tǒng)也在不斷進行創(chuàng)新和改良，目前它基本上已經(jīng)不再是單純的一項計算機技術(shù)，而演變成了一種管理理念和管理模式，是現(xiàn)代企業(yè)管理與企業(yè)信息化有機融合的產(chǎn)物。目前，OA系統(tǒng)的功能比較強大，發(fā)展較為成熟，系統(tǒng)更新快，已成為絕大多數(shù)企業(yè)應(yīng)用的管理平臺。國家能源集團銷售集團（以下簡稱集團）作為一家大型的煤炭銷售企業(yè)，同樣也建立了適合企業(yè)自身發(fā)展需要的OA系統(tǒng)，并在多年的企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。伴隨我國經(jīng)濟步入新的發(fā)展階段和煤炭行業(yè)面臨的發(fā)展形勢，集團OA系統(tǒng)只有隨之進行優(yōu)化和改進，才能在今后的市場競爭中爭取優(yōu)勢。

1集團OA系統(tǒng)基本體系構(gòu)成

1.1總體情況

為了節(jié)約成本、降低費用、提高效率，集團多年以來一直致力于優(yōu)化提升企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)，為企業(yè)規(guī)范內(nèi)部管理、提高辦事效率奠定了扎實基礎(chǔ)。目前，集團運用的OA系統(tǒng)主要是指運行在公司各部門和各單位之間，包含文件收發(fā)、公文流轉(zhuǎn)、公共信息、個人郵箱、個人事務(wù)等業(yè)務(wù)內(nèi)容的公司辦公自動化系統(tǒng)。《國家能源集團銷售集團有限公司辦公自動化系統(tǒng)運行管理辦法》是企業(yè)內(nèi)部目前使用OA系統(tǒng)的指導(dǎo)手冊，其中對辦公自動化系統(tǒng)的基本功能、組織與職責(zé)、用戶管理、電子公文管理、上線運行管理、信息管理等進行了規(guī)范和說明。

1.2主要功能模塊

辦公自動化系統(tǒng)包括系統(tǒng)門戶頁面和日常辦公頁面。系統(tǒng)門戶頁面包括公司新聞、公司公告、資訊報道、業(yè)內(nèi)新聞、市場信息、業(yè)務(wù)系統(tǒng)鏈接等具體名目；日常辦公頁面包括待辦事宜、公文管理、文件收發(fā)、會議通知、調(diào)運信息、資訊新聞、公共資料、個人郵件等具體項目。在日常工作中運用的基本功能有以下幾種：一是迅速處理除涉密之外的文件和資料，包括輸入、編輯、排版、修改、打印、儲存、發(fā)送、歸檔等；二是快速進行各種信息資料的閱覽、分類、檢索、分析，實現(xiàn)信息的全面共享；三是在網(wǎng)上下載資料、信息、傳遞文件，運用電子信箱、短信等手段進行網(wǎng)絡(luò)通信等處理，實現(xiàn)公文、檔案、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無紙化。

1.3組織與職責(zé)

集團辦公室是辦公自動化系統(tǒng)的歸口管理部門，負責(zé)對OA系統(tǒng)的運行進行監(jiān)管、協(xié)調(diào)，協(xié)助處理公文流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題，負責(zé)收集系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程、版面設(shè)計、操作規(guī)程等方面的反饋意見，提出進一步改進的意見。集團市場信息技術(shù)研究所負責(zé)OA系統(tǒng)硬件、軟件的升級，以及應(yīng)用系統(tǒng)的培訓(xùn)管理，負責(zé)OA系統(tǒng)硬件、軟件環(huán)境的運維管理，負責(zé)OA系統(tǒng)日常的數(shù)據(jù)備份及數(shù)據(jù)恢復(fù)，負責(zé)OA系統(tǒng)的設(shè)置、用戶注冊及使用權(quán)限的分配和管理，為整個辦公自動化系統(tǒng)的正常運行提供技術(shù)保障。各部門和各單位文書負責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)本部門、本單位相關(guān)人員正確使用辦公自動化系統(tǒng)，協(xié)助維護和保障辦公自動化系統(tǒng)的正常運行。各部門、各單位負責(zé)其職能范圍內(nèi)的欄目信息。

1.4其他管理規(guī)范

用戶管理規(guī)范：凡需使用OA系統(tǒng)的人員，應(yīng)向本部門或本單位提出申請，并由本部門或本單位向集團市場信息技術(shù)研究所提出申請注冊，獲批準(zhǔn)后方可進入和使用；每個OA系統(tǒng)用戶擁有唯一的用戶賬號和口令，為保證信息安全，用戶要定期更換密碼。用戶賬號和口令只限本人使用，他人不得盜用，否則由此造成的一切后果按有關(guān)規(guī)定處理；用戶如需修改或注銷，所在部門或單位應(yīng)及時通知集團市場信息技術(shù)研究所修改（或注銷）其用戶賬號和權(quán)限。電子公文管理規(guī)范：辦公自動化發(fā)文系統(tǒng)產(chǎn)生的辦公文檔與加蓋公章后的紙質(zhì)辦公文檔具有同等效力；各部門和各單位辦公室要指定專人（文秘人員）負責(zé)電子公文管理，并報辦公室備案，如有人員調(diào)整應(yīng)及時告知；各部門、各單位對接收到的電子公文，不得以任何理由推諉、拖延，也不得做任何增刪、修改、偽造或變造電子公文；電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括緩急、公文版頭、公文編號、公文標(biāo)題、簽發(fā)人、主送單位、正文、附件、成文日期、版記等；標(biāo)有國家密級、公司密級的公文嚴(yán)禁在網(wǎng)上傳遞。上線運行管理規(guī)范：上線運行后，所有使用辦公自動化系統(tǒng)的用戶，要求每天登錄辦公系統(tǒng)察看“待辦事宜”和“個人郵箱”，及時處理待辦公文和郵件；擬稿人與文書可通過電話、短信形式對各環(huán)節(jié)處理人進行催辦、督辦；各單位辦公室必須設(shè)專人負責(zé)本單位網(wǎng)上辦公信息的收取、分發(fā)和上傳等業(yè)務(wù)。信息管理規(guī)范：各部門根據(jù)職能分工負責(zé)本部門欄目的信息。的信息經(jīng)部門負責(zé)人審核無誤后，由指定的部門文書。

2集團OA系統(tǒng)運用中存在的不足

近年來，集團雖然一直堅持在企業(yè)內(nèi)部推行辦公自動化系統(tǒng)的運用和完善，同時通過運用此系統(tǒng)也確實提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平，大大提高了工作效率。但是在系統(tǒng)應(yīng)用方面還存在一些問題和不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。一是OA系統(tǒng)各功能運用的范圍還不夠廣泛。盡管系統(tǒng)內(nèi)各單位均已建立了辦公自動化系統(tǒng)，但系統(tǒng)內(nèi)所有功能并未面向各級所屬單位開放，如印審批只面向銷售集團總部員工開放了權(quán)限，其他所屬單位仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批方式。這導(dǎo)致集團在辦理一些實際業(yè)務(wù)時效率大打折扣，影響辦事效率，在一定程度上也影響了集團整個信息化水平的建設(shè)工作，難以形成各部門、各單位高效協(xié)同辦公的良好局面。二是部分領(lǐng)導(dǎo)和員工的觀念還比較落后。特別是一些老領(lǐng)導(dǎo)和老員工，對于這種全新的信息化工作方式不能很快適應(yīng)，還停留在傳統(tǒng)的工作方式上，認(rèn)為紙質(zhì)化辦公模式更方便快捷。另外，一些老領(lǐng)導(dǎo)和老員工由于年齡和知識儲備等問題，在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)時也顯得很吃力，在一定程度上影響了集團整個辦公自動化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用。三是集團內(nèi)部橫向管理功能需要進一步完善。從目前集團已有的辦公自動化系統(tǒng)基本功能來看，雖然能夠滿足日常工作絕大部分的需要，但是通過實際工作的檢驗，需要對一些功能進行完善，比如個人事務(wù)中增加個人日歷、公文管理中完善呈批件管理和流程定制、行政辦公優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)日程和信箱、公共信息增加電子期刊和規(guī)章制度、綜合業(yè)務(wù)管理增加接待管理等職能。通過完善基礎(chǔ)功能，規(guī)避之前的不足，進一步優(yōu)化完善集團OA功能系統(tǒng)［2-3］。四是缺乏對員工行為進行約束的專項制度。由于在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)開展的日常工作，與紙質(zhì)文件及制度等具有同等法律效力，如果出現(xiàn)工作差錯或者重大事故，同樣要追究責(zé)任人相關(guān)責(zé)任。但是對于這個問題，領(lǐng)導(dǎo)和員工們的思想認(rèn)識上還未達成高度的一致和統(tǒng)一，急需集團制定出臺相關(guān)的規(guī)定、辦法和制度等，對操作系統(tǒng)人員的工作行為進行規(guī)范與約束，將他們的工作行為限制在一定的框架內(nèi)，同時也提高他們對辦公自動化系統(tǒng)的認(rèn)識和重視。

3集團OA系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計路徑

3.1OA系統(tǒng)建設(shè)總體目標(biāo)

集團OA系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是打造聯(lián)通企業(yè)內(nèi)外的辦公信息平臺，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)銷售中心內(nèi)部（包括各下屬單位）的辦公信息流轉(zhuǎn)和行政管理業(yè)務(wù)的協(xié)作，實現(xiàn)集團與各分子公司的對接和公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

3.2OA系統(tǒng)功能優(yōu)化路徑

鑒于目前集團OA系統(tǒng)存在的不足，建議對系統(tǒng)已有的功能進行優(yōu)化，同時增加一些新功能，以方便企業(yè)處理日常工作，提高效率。具體來說應(yīng)該從以下幾個方面入手。

3.2.1優(yōu)化基礎(chǔ)管理功能模塊對于基礎(chǔ)管理應(yīng)該細化原有的功能，應(yīng)做到更加細致和詳細地反映領(lǐng)導(dǎo)和員工的工作狀態(tài)，為每位員工處理日常事務(wù)提供更加精細的工作保障，每項功能完善后應(yīng)該具備的基本條件如下：（1）個人事務(wù)功能。個人事務(wù)功能主要是個人日歷，即用戶可以創(chuàng)建個人日程文檔，以日為基本單位，定制個人日程安排的周、月、年計劃，并提供計劃的查詢、維護。（2）公文管理功能。公文管理功能主要包括以下幾方面：一是發(fā)文管理。提供集團中針對各級組織內(nèi)部和組織之間的公文流轉(zhuǎn)功能，實現(xiàn)從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制，并支持公司與其下屬各級單位的公文交換，給集團公司或上級部門報送文件。發(fā)文過程中提供正文批注和修改留痕、流程跟蹤、意見電子簽名、正文電子印章等功能。二是收文管理。完成來自內(nèi)部及外部公文的登記、批閱、辦理、歸檔以及查詢等全過程的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理，支持當(dāng)前及歷史的紙質(zhì)文件的掃描，支持多種附件格式，并實現(xiàn)文檔的密級控制。三是呈批件管理。為公司內(nèi)部的員工提供處理日常事務(wù)的相應(yīng)功能，如就有關(guān)的業(yè)務(wù)，向上級領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報、審批等相關(guān)的工作。四是工作流定制。工作流平臺的核心部分是工作流引擎，工作流引擎是驅(qū)動流程流動的主要部件，負責(zé)解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實例，控制流程流動的路徑，記錄流程運行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運行的流程，與其他引擎之間通信等工作。（3）行政辦公功能。行政辦公功能主要包括以下幾方面：一是領(lǐng)導(dǎo)日程。主要完成對中心領(lǐng)導(dǎo)一周內(nèi)工作日程的制定、審核、等業(yè)務(wù)處理工作。二是領(lǐng)導(dǎo)信箱。用來接收員工的來信（合理化建議和個人意見），使上級領(lǐng)導(dǎo)及時了解和處理員工的反映和意見，以便加強領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的交流。三是領(lǐng)導(dǎo)交辦。管理各類領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的催辦、督辦。對交辦工作的布置、安排、指派、反饋等環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管理，并能設(shè)定對某項工作的定時自動催辦，催辦的信息將通過郵件及時通知辦理人。當(dāng)辦理人完成指定工作后，可以通過反饋表將工作完成的情況反饋給督辦人，從而實現(xiàn)閉環(huán)的督查督辦管理。四是會議管理。實現(xiàn)各類會議網(wǎng)上審批、通知及會議室資源管理，包括會議室占用查詢、會議室申請、會議室審批及安排、會前通知參會人員。（4）公共信息共享功能。公共信息共享功能主要有兩方面：一是討論區(qū)。系統(tǒng)內(nèi)的每位員工和領(lǐng)導(dǎo)可以就集團內(nèi)的重大決策事項結(jié)果進行討論，發(fā)表個人看法，暢通民主管理通道，充分發(fā)揮企業(yè)民主管理職能和職工參與企業(yè)發(fā)展的權(quán)利。二是電子期刊。為了激勵領(lǐng)導(dǎo)和員工提高學(xué)習(xí)興趣，方便大家學(xué)習(xí)，提高廣大員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平，集團在OA系統(tǒng)內(nèi)專門為廣大職工提供電子期刊，并進行實時更新。（5）綜合業(yè)務(wù)管理職能。綜合業(yè)務(wù)管理職能主要有兩方面：一是接待管理。對于外來單位來企辦理相關(guān)事宜，如需要接待和召開會議等，承辦部門也可以通過OA系統(tǒng)進行申請和協(xié)調(diào)，對涉及的相關(guān)部門和單位可以列入流程之中，提高參與度。二是其他行政或者業(yè)務(wù)事項［4］。

3.2.2完善業(yè)務(wù)子系統(tǒng)功能模塊業(yè)務(wù)子系統(tǒng)應(yīng)該細化完善2個內(nèi)容，一是豐富和完善知識管理平臺。建立文檔管理系統(tǒng)，并實現(xiàn)簡單的知識管理功能。對所有的文檔進行集中存儲、分級管理，并提供分類、分部門、分時間段、按關(guān)鍵字進行查詢的功能，逐步摒棄目前存在的人工化、紙質(zhì)化檔案管理模式，爭取早日實現(xiàn)檔案管理的電子化，提高檔案日常、調(diào)用、更新等管理職能。二是建立業(yè)務(wù)流程平臺，實現(xiàn)公司內(nèi)部某些業(yè)務(wù)的網(wǎng)上審批功能，如合同的審批、呈批件的審批、裝車（船）確認(rèn)單、銷售結(jié)算單的審批等，逐步轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)管理模式，將原來紙質(zhì)化、人工化的處理模式逐漸取消，用電子化系統(tǒng)進行替代，減少工作失誤率，提高辦事效率，為具體業(yè)務(wù)的開展節(jié)約時間。

3.2.3完善集成系統(tǒng)功能模塊即時通信：采用IBM的產(chǎn)品Sametime功能，實現(xiàn)公司內(nèi)員工之間的即時溝通，并通過和OA集成實現(xiàn)辦公系統(tǒng)中待辦事項、需要辦理的各項工作的即時消息提醒，確保工作有效性和高效性，不浪費審批和流轉(zhuǎn)時間。網(wǎng)絡(luò)傳真：以辦公網(wǎng)絡(luò)為基本介質(zhì)，實現(xiàn)接收內(nèi)外部的傳真件，也可以往其他單位的電子傳真系統(tǒng)或傳真機發(fā)送傳真件。這樣就可以大大減少通過電話及電腦進行傳真的頻率，操作方便、簡單，大大簡化了工作流程，工作效率大幅提升。綜上所述，集團OA系統(tǒng)經(jīng)過完善和優(yōu)化后的功能應(yīng)該如表1所示。其中，協(xié)同管理屬于OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能，應(yīng)該在個人事務(wù)、公文管理、行政辦公、公共信息和綜合業(yè)務(wù)管理等方面進行優(yōu)化。同時增加業(yè)務(wù)子系統(tǒng)和集成系統(tǒng)兩大新功能，提高處理業(yè)務(wù)的能力和效率，從而進一步提升集團OA系統(tǒng)的運行效率，助推集團邁向更高級的信息化管理水平，形成新的獨特市場競爭優(yōu)勢。

參考文獻

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作者：馬翹楚 單位：國家能源集團銷售集團