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一、高校檔案的特點

1、高校檔案管理的綜合性。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業檔案、房地產檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料，構成了高校檔案的綜合性。

2、高校檔案的系統性。高校日常工作有其固有的自然規律，所以形成的檔案系統而又完整。學校的教育工作是圍繞著培養人才而展開的，從新生入學到畢業，都要經過基礎課、專業課、教學實踐課、畢業設計及論文答辯和嚴格的考核，同時還有貫穿始終的思想政治教育，以上內容形成了一套系統而又嚴密的教育培養程序。

3、高校檔案的價值屬性。檔案是由人們在社會實踐活動中所形成的文件轉化來的，用以傳遞信息，指導人們的社會實踐活動。作為一種知識，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導人們的社會實踐活動，使人們創造出更豐富的物質精神財富。因此，檔案材料本身具有滿足人們某種或多種需要的價值屬性。

二、高校檔案教育功能的主要體現

1、利用高校檔案傳播學術文化，展示文化內涵，實現知識增值。高校檔案匯集了大量的具有很高價值的學術前沿信息和優秀的科研成果。這些檔案一旦被開發出來，產生的社會效益和經濟價值是不可估量的。它蘊含著教師、科研工作者對學術研究執著的追求精神和科學創新精神。我們通過舉辦教學科研成果展、科技知識學術講座等活動，可以讓學生置身于校園學術文化的氛圍中，自覺接受校園學術文化的熏陶，讓學生變被動地接受知識為主動地運用知識，最終實現知識增值。

2、在科學研究工作中的作用。科學技術是第一生產力，科技檔案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進科技成果，直接為發展高校科學研究工作，為積累高校科技實力，為國家科技發展、經濟建設和社會進步服好務，此外，與企業合作，走出一條產學研良性互動的廣闊大道，都依賴于高校科技檔案價值的全面、系統與深入發揮。

3、發揮實習見習、實踐教學基地的功能。隨著高校辦學規模的擴大和綜合性的增強，高校對實踐環節日益重視，學校檔案室成為其最直接可利用的實習實訓基地。高校檔案部門可以吸收本校檔案專業或其它相關專業的大學生參與檔案的整理、編目，數據庫的建立及數字化檔案館的建設等工作，這樣做有利于學生熟悉和了解檔案管理工作的要求，同時提高其實際操作能力，為將來走向社會打下良好的基礎。同時，通過參觀、現場實例教學，可讓學生在管理人員指導下協助進行具體的實踐操作，從而提高學生的專業技能。而在高校檔案數字化信息化建設過程中，計算機、信息技術、網絡技術等專業學生也能參與其中，以勤工儉學、實習見習等方式協助有關技術處理工作，得到實際操作鍛煉。

4、高校檔案的美育功能。首先，高校檔案具有崇高美。高校檔案是伴隨著學校建立而產生的，它記載了學校從創建到蓬勃發展的每一階段的歷史。不少校史蘊涵著豐富的愛國主義素材，是崇高的德育美的教育范本。同時，長期辦學實踐所形成的帶有自身特色的學風校風，更能給師生以鼓舞振奮的力量，培養人的崇高精神。其次，高校檔案體現了陶冶美。陶冶美是高校檔案美育功能的體現。高校檔案中一些反映學校教育事業逐步發展的典籍和史料，能起到凈化人的心靈，熏陶和美化人的精神世界，培養師生高尚情操的作用。第三，高校檔案顯示了科學美。高校檔案不僅記載了靜態的科技成果，而且還顯示了動態的科學實踐過程。高校檔案集結了一代又一代高校教師在長期教學科研實踐中不斷產生著新的科研成果、學術論文，闡述著深奧的哲理、進步的思想、正確的世界觀，總結著人們在各種實踐活動中的經驗，這種科學創造活動本身也是一種美。

5、高校檔案是提高學校效益的有力保證。高校檔案中含有財務會計檔案、儀器設備和基本建設檔案，這些檔案對加強高校后勤管理、節省人力、物力和財力都大有益處。高校財務檔案是學校經濟活動的原始記錄，記載著學校各項資金的使用情況和管理情況，它對分析考核資金使用效果，研究經濟規律，預測經濟前景，參與經濟決策，開源節流具有重要作用。高校儀器設備檔案對儀器的正常操作、妥善保管、正確維修都具有重要的依據作用，它是延長儀器壽命，提高儀器設備使用價值的基本保證等。

6、為高校的各種評估服務。各高校要在競爭中求發展，接受高校評估已是大勢所趨。任何一所高校要進行各種形式的評估，最有說服力的依據便是檔案材料。檔案材料是高校發展歷史的真實記錄，是反映學校教育質量和辦學水平的最可靠憑據。同時，發揮科研檔案的教育功能，不僅讓教師感到自身的勞動成果受到重視，有成就感，從而更充分地調動教師的積極性和激發他們的創造熱情，而且是倡導師生的進取意識，樹正氣、興學風、實現自我價值的有力措施，有助于優化學校教書育人的環境，一定程度上有利于對評估單位進行客觀、公正、全面地估價，保證高校評估順利進行。

總之，21世紀是信息時代，是知識經濟時代，高校檔案工作要跟上時展的步伐，更好地面對機遇和挑戰，就要認真對整個檔案工作的發展態勢進行研究和總結，必須充分認識檔案利用工作的重要意義及其在整個檔案工作中所占的地位。我們應該站在檔案信息資源的開發利用是檔案事業發展大計的戰略高度來認識檔案工作，把檔案利用工作擺在重要的戰略地位來認真加以對待。