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一、已簽訂合同檔案的管理

1.做好企業(yè)合同檔案收集工作是關鍵。企業(yè)合同檔案收集工作是合同管理工作中最基礎，也是最重要的環(huán)節(jié)。每一份有效合同的辦理從起草、審核、審批簽署需要許多不同職能部門的參與，因此無論是企業(yè)合同管理人員還是企業(yè)其他相關人員都要從不同角度關心和支持合同檔案收集工作，這樣才能使收集工作順利、有序的開展。對一個企業(yè)而言，較為科學有效的方式是建立微機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，本公司至從建立OA辦公系統(tǒng)以來，基本沒有出現(xiàn)過遺失合同的現(xiàn)象。因為OA系統(tǒng)記錄了一個完整的合同審批流程，歸檔部門可以即時掌控合同審批狀態(tài)，以便督促經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。

2.企業(yè)合同檔案的整理工作是企業(yè)合同管理的重要內容。合同檔案在企業(yè)中屬于比較重要又比較復雜的檔案群體，應該把合同檔案的整理工作當作企業(yè)檔案管理的一個重要內容來抓。企業(yè)合同檔案的整理工作不僅為今后合同的有效保管和利用打下良好基礎，同時通過檔案的整理又可以進一步了解和檢查合同檔案收集工作的質量，保證合同檔案的完整與安全。合同檔案的整理立卷可根據(jù)實際情況，可按項目組卷，保證其與整個項目的檔案材料的有機聯(lián)系，同時結合合同辦理的過程和階段，又要重視合同檔案的時間聯(lián)系。合同在形成檔案之前，應該是按合同性質進行分類的，有買賣合同，價款合同，擔保合同，建設工程合同等，每一份合同都有其相應的合同編號，本公司目前有柳洪和坪頭兩個電廠在運行發(fā)電，所以有柳洪生產（合同編號MLHSC）、坪頭生產（合同編號MPTSC）。有成都辦公樓的建設（合同編號MGHCB）。有電量銷售（合同編號MGHCB）等。一般一個較大的項目并且?guī)啄曛畠瓤梢酝旯さ模错椖窟M行合同檔案的整理，如成都辦公樓建設合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料，可按年度進行集中立卷。例如進入發(fā)電期的柳洪、坪頭水電站。

二、正在履行及將要簽訂的合同管理

由于前期開發(fā)建設期沒有引進OA自動化辦公系統(tǒng)，而現(xiàn)目前先進的OA辦公系統(tǒng)的建立，使正在履行及將要簽訂的合同管理，變得越加簡單易行。目前美姑河公司對合同的管理主要依據(jù)《四川美姑河水電開發(fā)有限公司合同管理實施細則》執(zhí)行。合同簽署人對合同全面負責，組織合同的訂立，確定合同條件、訂立方式及合作單位。正在履行和將要簽訂的合同管理主要通過OA系統(tǒng)登記，合同和合同支付在OA系統(tǒng)中由計劃合同部統(tǒng)一登記和說明審批流程。合同變更由合同執(zhí)行部門登記和說明審批流程。信息化合同管理的投入使合同管理動態(tài)化、智能化。四川美姑河水電開發(fā)有限公司在成都、美姑兩地辦公，原來的紙質會簽使合同運轉周期長，而現(xiàn)在正在履行和將要簽訂的合同，使用信息化OA管理系統(tǒng)可及時完成，節(jié)省人力、財力資源。

三、結語

企業(yè)合同管理作為企業(yè)管理的重要內容之一，是一個公司經(jīng)營成敗的一個重要因素。我們作為合同管理人員只有嚴格依法實施規(guī)范的合同管理，才能避免對企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟損失。

作者：胡瀟月單位：四川美姑河水電開發(fā)有限公司