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一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義

1.在建立電子檔案時，要對現(xiàn)今檔案管理的發(fā)展進(jìn)行全面的分析，以此構(gòu)建完善的具有先進(jìn)性的電子檔案系統(tǒng)。保證電子檔案系統(tǒng)能夠有效的實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙張檔案系統(tǒng)。紙張檔案主要是為了保證企業(yè)檔案不會出現(xiàn)散失，保證檔案資料安全為主要目的，同時也要有效的完成電子檔案的開發(fā)和利用。電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上保證企業(yè)檔案的安全性，促進(jìn)企業(yè)管理水平。

2.在電子檔案中所配備的計算機(jī)和存儲器等設(shè)備，并由專門的高科技人員進(jìn)行日常的管理和維護(hù)，同時可以利用掃描儀等設(shè)備能夠有效的實(shí)現(xiàn)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換，便于企業(yè)檔案的輸入和管理。

3.利用電子檔案可以將企業(yè)的規(guī)程、措施、圖紙和文件檔案全部進(jìn)行數(shù)字化存檔，同時在利用計算機(jī)和管理軟件可以對企業(yè)檔案資料進(jìn)行分類和管理。另外，在查閱企業(yè)檔案時，檔案資料可以以電子文檔的形式顯示出來，便于管理人員對檔案資料的查閱。

4.在企業(yè)各個部門中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)者在查閱電子檔案時，直接可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢。企業(yè)的各個技術(shù)人員在查詢企業(yè)檔案資料時，也可以通過電腦終端利用授權(quán)文件進(jìn)行電子檔案的查詢，方便對相關(guān)資料的查詢。

5.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對檔案進(jìn)行保密管理，設(shè)置一定的進(jìn)入和查詢權(quán)限，利用密鑰進(jìn)行相應(yīng)的管理。為了保證電子文件和數(shù)據(jù)不會被任何一個人查閱，可以設(shè)置相關(guān)的身份驗(yàn)證系統(tǒng)，要想查閱相關(guān)資料，必須要輸入相關(guān)的身份驗(yàn)證。當(dāng)用戶在輸入身份驗(yàn)證等信息時，計算機(jī)可以對用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對，如果驗(yàn)證合格后，用戶就可以登陸進(jìn)入，進(jìn)行相關(guān)資料的查詢，以此保證企業(yè)檔案的安全性。

6.建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)。在建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)時，首先要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。電子檔案系統(tǒng)需要工作人員具備著較高專業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)，然而許多企業(yè)的管理人員沒有具備較高的現(xiàn)代化技術(shù)，并且管理人員也沒有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導(dǎo)致了電子計算機(jī)技術(shù)無法發(fā)揮其本身的巨大作用。

7.電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標(biāo)。比如在進(jìn)行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計算機(jī)和通訊線路進(jìn)行工作。在檔案存檔的過程中實(shí)現(xiàn)了無紙化和辦公自動化的目標(biāo)，檔案工作人員需要能夠很好的運(yùn)用電子化檔案，并可以將檔案信息數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)的提供出來。

8.提高現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的使用率。在許多企業(yè)利用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理時，都很單一，只是將檔案進(jìn)行存儲，或者是起草檔案時進(jìn)行打字起草，沒有深度開發(fā)計算機(jī)功能。沒有很好的利用計算機(jī)，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費(fèi)了大量的人力、物力和財力，同時也浪費(fèi)了大量的時間。

9.在利用電子檔案時，能夠在很大程度上擴(kuò)大社會影響力，在一定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門的地位。

10.在利用電子檔案時，可以與現(xiàn)代社會先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)能夠及時的跟上時展潮流。

二、電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐

1.電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用時，首先要保證工作人員具備著較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)人員要對電子檔案的基本運(yùn)作進(jìn)行熟悉的了解，同時要提高管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)水平。

2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐時，必須要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎(chǔ)。在應(yīng)用電子檔案時，通常需要經(jīng)過一個復(fù)雜的過程，在電子檔案應(yīng)用的過程中，若是沒有進(jìn)行合理的處理，很容易導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)遺失或者是修改的現(xiàn)象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過程中進(jìn)行嚴(yán)格和全過程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。

3.鑒定電子檔案。電子檔案的運(yùn)用，雖然有著傳輸快捷和方便復(fù)制拷貝等優(yōu)點(diǎn)，但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸?shù)倪^程中不會泄露和改動文件，確保企業(yè)利益不會受到損害，可以對文件添加相應(yīng)的密鑰等方法。同時在歸檔文件時，要對電子檔案的價值進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒定，將具有價值的文件進(jìn)行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和準(zhǔn)確性。

4.歸檔管理電子檔案。在應(yīng)用電子檔案時，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時，要將電子文件的屬性進(jìn)行確定，并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然后在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，同時要將電子檔案的屬性進(jìn)行確定；其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔；最后就是歸檔的電子檔案具備著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要詳細(xì)的說明電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的電子檔案管理制度。

5.保護(hù)和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護(hù)電子檔案時也較為困難，從而需要對電子檔案進(jìn)行定期的維護(hù)和檢測。在利用電子檔案時，可以通過拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和直接利用這三個方法進(jìn)行利用。在利用網(wǎng)絡(luò)傳輸方法時，可以通過網(wǎng)絡(luò)向企業(yè)進(jìn)行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機(jī)上直接查詢企業(yè)檔案。

作者：劉美娟單位：遼寧省電力有限公司遼陽供電公司