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引言

辦公自動(dòng)化(OA)或辦公信息系統(tǒng)(OIS)是現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志,它涉及系統(tǒng)工程學(xué),行為科學(xué),管理學(xué),人機(jī)工程學(xué),社會(huì)學(xué)等基本理論,以及計(jì)算機(jī)通信自動(dòng)化等支持技術(shù),屬于復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與工程。其目的就在于盡可能充分地利用信息資源,提高生產(chǎn)率工作效率和質(zhì)量,輔助決策,求得更好的經(jīng)濟(jì)效率,以達(dá)到既定的(即經(jīng)濟(jì)政治軍事等)目標(biāo)。一般來說,一本論文由整理提供個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),應(yīng)當(dāng)包括信息采集,信息加工,信息傳輸,信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)綜合了人,機(jī)器,信息資源三者的關(guān)系。

隨著信息時(shí)代的到來,企事業(yè)單位管理職能的不斷增強(qiáng),手工辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳,因此一些單位將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)和管理等過程電子化、信息化,從而實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)處理和綜合辦公自動(dòng)化,大大提高了辦事效率.

系統(tǒng)方案

人們對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的了解有一定的缺點(diǎn),認(rèn)為使用普通的文字管理系統(tǒng)和普通的而簡單數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)如(MSaccess,MSword)等軟件就得了,本軟件的想法是把企業(yè)的大部分工作交給電腦處理,并從了解每個(gè)部門的工作來執(zhí)行相應(yīng)的處理算法。

21客戶管理系統(tǒng)管理客戶,對客戶進(jìn)本論文由整理提供行信息采集,客戶訂單要求,管理每個(gè)客戶的賬號,將信息傳遞給采購,倉庫,財(cái)務(wù)等系統(tǒng),完成客戶管理。

22采購管理是物料在企業(yè)內(nèi)流動(dòng)的起點(diǎn),是從客戶、銷售等系統(tǒng)和本系統(tǒng)獲得購貨需求信息,與供應(yīng)商和供貨機(jī)構(gòu)簽訂訂單、采購貨物,傳遞給需求系統(tǒng)。

23倉存管理是物流管理的核心,是進(jìn)行貨物流動(dòng)、循環(huán)管理控制的系統(tǒng)。

24員工管理系統(tǒng)管理每個(gè)員工的信息采集,工作部門,工資級別等信息,將信息傳遞給采購,財(cái)務(wù)等系統(tǒng),完成員工管理。

25財(cái)務(wù)系統(tǒng)是系統(tǒng)的重要部分,對整個(gè)公司的系統(tǒng)進(jìn)行基金管理。系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)圖如圖1所示:圖1

系統(tǒng)各個(gè)子模塊的功能

31客戶管理系統(tǒng)公司的重要業(yè)務(wù)是對客戶進(jìn)行服務(wù)和,所以此部分系統(tǒng)是整體系統(tǒng)的核心部分,要對客戶的信息(包括:姓名,公司名,公司地址,電話號碼,傳真號碼,電子郵件等信息)采集和保存;對每個(gè)客戶給一定的代碼(該代碼在整個(gè)系統(tǒng)代替客戶),對客戶進(jìn)行客戶訂單管理,客戶賬號管理,信用管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng),對全過程進(jìn)行有效控制和本論文由整理提供跟蹤,實(shí)現(xiàn)完善的客戶信息管理。該系統(tǒng)可以獨(dú)立執(zhí)行管理;與制造其他子系統(tǒng)、應(yīng)收款管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)結(jié)合運(yùn)用,將能提供更完整。

客戶管理主要包括:

①訂單管理每一個(gè)客戶下了訂單以后要進(jìn)行的是對每個(gè)訂單給相應(yīng)的編碼和統(tǒng)計(jì)該訂單的金額和要求并將信息傳遞給采購系統(tǒng),財(cái)務(wù)系統(tǒng),倉庫系統(tǒng)等,即對訂單的情況的記錄、跟蹤和控制,包括針對銷售合同的執(zhí)行;控制訂貨價(jià)格、數(shù)量、業(yè)務(wù)員信用管理;隨時(shí)對訂單完成情況的跟蹤、控制訂單的實(shí)際執(zhí)行;進(jìn)行比較并顯示訂單執(zhí)行差異,并通過業(yè)務(wù)和分析報(bào)表進(jìn)行訂單執(zhí)行情況的反映。

②賬號管理每個(gè)客戶在公司里有他的賬號客戶下了訂單進(jìn)行以后財(cái)務(wù)管理,采購管理,以及倉庫管理報(bào)告此系統(tǒng)并給客戶纖細(xì)的賬號張單和本論文由整理提供信息。

32采購管理本系統(tǒng)從客戶本論文由整理提供

管理系統(tǒng)和其他部分接到訂單后要做相應(yīng)的處理,要指定訂單的類型,給出訂單的金額,指定供貨商,報(bào)告客系統(tǒng)和財(cái)務(wù)處,指定要操作的員工,跟蹤訂單,指定交貨期并將信息傳遞給倉庫管理,客戶管理,財(cái)務(wù)管理的部分系統(tǒng)采購管理主要包括:

①供貨商管理要對一般和熱常訂的貨進(jìn)行一定的準(zhǔn)備,要了解每個(gè)供貨商和廠家的所有信息包括(名稱、地址,價(jià)格,供貨期等),并不斷的更新數(shù)據(jù)庫了解市場的變化,對每個(gè)訂單介紹合適的供貨商和廠家。

②貨價(jià)管理通過一定時(shí)間和了解市場的過程對每個(gè)產(chǎn)品的價(jià)格做一定的了解并留下每個(gè)單價(jià)的參考價(jià)。

33倉存管理系統(tǒng)倉存管理系統(tǒng)是通過入庫業(yè)務(wù)、出庫業(yè)務(wù)、倉存調(diào)撥、庫存調(diào)整、虛倉管理等功能,結(jié)合批次管理、物料對應(yīng)、庫存盤點(diǎn)、質(zhì)檢管理、虛倉管理、即時(shí)庫存管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng),對倉存業(yè)務(wù)的物流和成本管理全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤,實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)倉儲(chǔ)信息管理。該系統(tǒng)可以獨(dú)立執(zhí)行庫存操作;與其他工業(yè)系統(tǒng)的單據(jù)和憑證等結(jié)合使用,將能提供更完整、全面的企業(yè)物流業(yè)務(wù)流程管理和財(cái)務(wù)管理信息。

倉存系統(tǒng)主要包括以下功能:

①批次管理在工業(yè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)批次管理,并提供完整的物料批次信息。系統(tǒng)提供完善的批次管理設(shè)置、批號編碼規(guī)則設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、報(bào)表查詢、庫存管理等綜合的批次管理功能,使企業(yè)進(jìn)一步完善批次管理,滿足經(jīng)營管理不同方面的應(yīng)用需要。保質(zhì)期管理。系統(tǒng)在批次管理基礎(chǔ)上,針對物料提供保質(zhì)期進(jìn)行保質(zhì)期管理,以滿足特殊物品如食品、醫(yī)藥行業(yè)的保質(zhì)期管理需求。用戶可以對保質(zhì)期物料進(jìn)行設(shè)置、初始數(shù)據(jù)錄入、日常單據(jù)處理、即時(shí)庫存查詢和報(bào)本論文由整理提供表查詢、并提供到期存貨預(yù)警功能。

②質(zhì)量檢驗(yàn)管理工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質(zhì)量檢驗(yàn)管理,包括購貨檢驗(yàn)、完工檢驗(yàn)和庫存抽檢三種質(zhì)量檢驗(yàn)業(yè)務(wù)。工業(yè)系統(tǒng)為用戶提供質(zhì)量檢驗(yàn)功能,將質(zhì)量管理功能與采購、倉存、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)的相關(guān)功能相集成,實(shí)現(xiàn)對物料的質(zhì)量控制。系統(tǒng)在倉存系統(tǒng)提供質(zhì)量檢驗(yàn)?zāi)K,綜合處理與質(zhì)量檢驗(yàn)業(yè)務(wù)相關(guān)的檢驗(yàn)單、質(zhì)檢方案和質(zhì)檢報(bào)表,包括質(zhì)檢方案、檢驗(yàn)單、質(zhì)檢業(yè)務(wù)報(bào)表等業(yè)務(wù)資料的設(shè)置和處理和質(zhì)檢報(bào)表的查詢。

③即時(shí)庫存智能管理即時(shí)本論文由整理提供庫存是用來查詢當(dāng)前物料即時(shí)庫存數(shù)量和其他相關(guān)信息,系統(tǒng)按庫存更新控制來隨時(shí)更新當(dāng)前庫存數(shù)量,其查看方式有多種:查詢所有倉庫、倉位、物料、批次的數(shù)量信息;查詢當(dāng)前物料在倉庫、倉位的庫存情況;查詢當(dāng)前倉庫里物料的庫存情況;查詢當(dāng)前物料的各批次在倉庫、倉位的庫存情況;查詢當(dāng)前倉庫、當(dāng)前倉位里物料的庫存情況。

④倉位管理工業(yè)系統(tǒng)在倉庫中增加倉位屬性,同時(shí)倉位定義到行上,進(jìn)行倉位管理,以豐富庫存信息、全面提高庫存管理質(zhì)量。主要包括基礎(chǔ)資料設(shè)置、倉庫倉位設(shè)置、初始數(shù)據(jù)錄入、日常業(yè)務(wù)處理和即時(shí)庫查詢等多途徑實(shí)現(xiàn)。

34員工管理系統(tǒng)

對公司的所有員工要進(jìn)行以下部分管理:

①員工信息管理:對每個(gè)員工建立個(gè)人檔案包括(姓名,地址,聯(lián)系人,身份證號碼,學(xué)位,以前工作單位,愛好,經(jīng)驗(yàn)等信息)

②員工工資管理:每個(gè)員工本論文由整理提供有不同的基本工資,加班時(shí)間,加班費(fèi),獎(jiǎng)勵(lì)和扣分。

③員工任務(wù)管理:對每個(gè)員工,更具他的學(xué)位和經(jīng)驗(yàn)指定他的任務(wù)與他的工作部門并對每個(gè)員工的工作效力和態(tài)度進(jìn)行調(diào)查報(bào)告相應(yīng)的信息傳遞給工資管理。

④員工需求管理每一定的期間對公司的員工需要進(jìn)行調(diào)查并報(bào)告需要性。

35財(cái)務(wù)系統(tǒng)

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)處理過程力求與商業(yè)的快速發(fā)展保持一致和及時(shí)處理新的業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的大量新數(shù)據(jù),不能充分滿足企業(yè)對動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、分析并形成報(bào)表的需求。其結(jié)果是財(cái)務(wù)行為建立在企業(yè)的歷史記錄的基礎(chǔ)之上,而不能對企業(yè)的未來產(chǎn)生影響。網(wǎng)絡(luò)為生產(chǎn)經(jīng)營提供了新的場所。企業(yè)可通過互聯(lián)網(wǎng)不斷拓寬自己的生產(chǎn)經(jīng)營場所,了解最大范圍內(nèi)的客戶需求,從最大范圍的供應(yīng)商中挑選出最佳的供應(yīng)商,通過暢通于客戶、企業(yè)和供應(yīng)商間的信息流,減少諸多中間環(huán)節(jié),從而以最快的速度、最低的成本進(jìn)入市場。因此,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,財(cái)務(wù)管理人員須以互聯(lián)網(wǎng)的速度開展業(yè)務(wù)本論文由整理提供并做出決策,這就要求他們隨時(shí)了解整個(gè)業(yè)務(wù)的狀況以保持良好的競爭狀態(tài),企業(yè)需制定整體財(cái)務(wù)管理解決方案,以滿足企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面的需求。包括制定預(yù)算、計(jì)劃、預(yù)測、成本管理、合并和整合、報(bào)表和分析等,為業(yè)務(wù)提供運(yùn)營管理方法,在此基礎(chǔ)上確定業(yè)務(wù)的發(fā)展方向并使經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)最小化

個(gè)人體會(huì)

企業(yè)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀辦公自動(dòng)化(OfficeAutomation)簡稱(OA),在我國自20世紀(jì)70年代開始發(fā)展,到90年代中期大致經(jīng)歷了三個(gè)階段,第一個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備,如傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等;第二個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機(jī),通過電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理,表格處理、文件排版輸出和進(jìn)行人事財(cái)務(wù)等信息的管理等;第三個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用,這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)了文件共享,網(wǎng)絡(luò)本論文由整理提供

打印共享,網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等工作。在我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程中,辦公自動(dòng)化建設(shè)取得了很多成績,同時(shí)也暴露了很多問題,如投資大、效果不明顯、水平低、重復(fù)建設(shè)多、硬件投入多、軟件投入少、模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等,造成這些問題的主要原因有三條,首先對辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用理解不深,通常只是把辦公自動(dòng)化理解為辦公過程中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用,使用目的為提高效率,實(shí)際上,通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,提高管理機(jī)構(gòu)的決策效能更為重要。其次是忽視了辦公自本論文由整理提供動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ),通常只是認(rèn)為只要有了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備,就可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,其實(shí),辦公自動(dòng)化發(fā)展必需依賴兩個(gè)基礎(chǔ),一個(gè)是管理基礎(chǔ),另一個(gè)是信息積累基礎(chǔ),如果脫離了這兩個(gè)基礎(chǔ),辦公自動(dòng)化就會(huì)變成空中樓閣。第三,技術(shù)條件的制約,也會(huì)使得辦公自動(dòng)化建設(shè)難以達(dá)到預(yù)期的目的,如早期的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息共享和溝通方面的支持就顯得明顯不足。自90年代中期至今,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國迅速發(fā)展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、電子商務(wù)、電子管理、政府內(nèi)部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念,這一個(gè)階段的主要標(biāo)志應(yīng)為互連網(wǎng)技術(shù)的普遍使用。

辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公,可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu),調(diào)整管理體制,在提高效率的基礎(chǔ)上,增加協(xié)同辦公能力,強(qiáng)化決策的一致性,最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自本論文由整理提供動(dòng)化的基礎(chǔ)是對管理的理解和對信息的積累。技術(shù)只是辦公自動(dòng)化的手段。只有對管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解,才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地,只有將辦公過程中生成的信息進(jìn)行有序化積累,沉淀,辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮作用。辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件,硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。

除次之外，我們在大力發(fā)展辦公自動(dòng)化的同時(shí)，另一個(gè)制約著企業(yè)發(fā)展的因素也不能夠忽視，那就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。世紀(jì)是一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心技術(shù)的信息時(shí)代。我們必須全面、深刻地分析和研究網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展所產(chǎn)生的各種影響,采取正確的措施應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的挑戰(zhàn),把握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來的機(jī)遇。才能及時(shí)更新觀念,迅速適應(yīng)正處于急劇變化之中的全球經(jīng)濟(jì),使我國經(jīng)濟(jì)能夠獲得健康的發(fā)展,早日實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之夢。計(jì)算機(jī)已由專家的工具變成了平凡百姓的鐘愛之物。然而,在這10年中計(jì)算機(jī)領(lǐng)域發(fā)展最快的技術(shù),不僅在于單臺(tái)計(jì)算機(jī)本身技術(shù)的發(fā)展,更在于連結(jié)多臺(tái)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。以前誰曾想到:今天,遠(yuǎn)在異地他鄉(xiāng)的廠家、企業(yè)、公司甚至商本論文由整理提供人,竟能方便、快捷、廉價(jià)地進(jìn)行商務(wù)經(jīng)營、談判和協(xié)作呢?這一切都?xì)w功于正在飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展提出的挑戰(zhàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來了新的經(jīng)濟(jì)形態(tài),這就是本論文由整理提供人們常說的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì),網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的、以多媒體信息為主要特征的一種新經(jīng)濟(jì)潮流和形態(tài)。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)是全球一體化經(jīng)濟(jì),它打破了傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的地理空間的限制,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù),各種信息能夠進(jìn)行全球性的信息傳播,使得全球性的交易再也沒有地理位置的限制,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使我們生活的世界變成了一個(gè)名副其實(shí)的“地球村”。

結(jié)論

當(dāng)今社會(huì)是資訊科技日新月異的時(shí)代,現(xiàn)代企業(yè)必須擁有正確的資訊觀念、科學(xué)的管理方法、先進(jìn)的技術(shù)手段和暢通的信息渠道,才能在市場經(jīng)濟(jì)大潮中立于不敗之地。集成企業(yè)物流、資金流、信息流的業(yè)務(wù)規(guī)范,優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部管理和控制流程,提出并推行完善的“數(shù)據(jù)→信息→決策→控制→考核”的整體解決方案,幫助企業(yè)全方位提升競爭力。

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摘要

文中介紹了一個(gè)適合小型進(jìn)出口企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)模式,在這個(gè)模式中充分體現(xiàn)了企業(yè)的主干和核心概念。