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《機(jī)電兵船檔案雜志》2014年第三期

鑒于以上現(xiàn)象和問題，股份制上市公司應(yīng)該采取以下措施著手解決現(xiàn)有檔案管理問題。

1.建立健全檔案管理制度

檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，建立層層把關(guān)的檔案管理體系，規(guī)劃好檔案管理的總體要求，制定好各類檔案的管理辦法和實(shí)施細(xì)則，并指定專業(yè)人員進(jìn)行管理。另外，還要規(guī)范檔案借閱手續(xù)，防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規(guī)范包括：(1)立卷歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求等；(2)檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施等；(3)檔案保密制度，包括檔案的保密措施及對(duì)檔案人員的保密要求等；(4)檔案利用制度，包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)等；(5)檔案人員崗位責(zé)任制，包括檔案人員的具體職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施等。建立完善的管理體制，由大股東檔案機(jī)構(gòu)代之收集大部分企業(yè)的行政管理檔案，進(jìn)行整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，因此在構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務(wù)所、檔案保管中心等檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)需要擴(kuò)充發(fā)展和加以規(guī)范監(jiān)督。監(jiān)管部門和中介機(jī)構(gòu)要確定企業(yè)檔案信息來源的合法渠道，在產(chǎn)權(quán)體制改革中提供檔案利用服務(wù)。還要注意收集、管理好改革過程中形成的檔案。與此同時(shí)，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量及水平。總之，根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展，逐步建立和完善企業(yè)檔案法規(guī)制度，必須轉(zhuǎn)換機(jī)制、轉(zhuǎn)變職能，打破原有的管理模式，推進(jìn)股份制企業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、法制化。因此要積極發(fā)揮檔案信息交流主渠道的優(yōu)勢(shì)，將科技資料、信息情報(bào)及庫(kù)存檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，設(shè)立多功能、海量信息存儲(chǔ)和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。

2.加快檔案信息化建設(shè)

部分股份制企業(yè)在無約束機(jī)制時(shí)檔案的移交接收非常困難，檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標(biāo)準(zhǔn)。因此要加快檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，改變單一的手工檢索和服務(wù)方式，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，建立跨企業(yè)、跨地區(qū)的檔案信息開發(fā)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)目錄中心，形成信息開發(fā)體系，發(fā)揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案管理工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。首先要對(duì)檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、打印裝訂，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因，檔案目錄的傳統(tǒng)裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的翻閱，容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外，因手工填寫字跡潦草、難以辨認(rèn)，給檔案的開發(fā)和利用造成很大不便，給檔案資料的查找?guī)砗艽罄щy。針對(duì)此種狀況，應(yīng)在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中加以改進(jìn)，組織人員對(duì)所有檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、校對(duì)、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)目錄與電子目錄相配套，查閱方便、準(zhǔn)確、快捷，提高了檔案利用效率，給檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造了便利條件，為檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。

3.設(shè)置專門的檔案管理部門

長(zhǎng)期以來，我們往往忽視了檔案管理的重要性。現(xiàn)在，應(yīng)該在上市公司設(shè)置專門的檔案管理部門或檔案館歸口管理檔案工作，崗位職責(zé)落實(shí)到人，只有這樣才能保證為上市公司的發(fā)展提供有效的檔案信息服務(wù)。檔案管理部門要增配青年業(yè)務(wù)骨干，不斷提高整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，主要應(yīng)承擔(dān)起兩方面的工作，即建立健全檔案法規(guī)，增強(qiáng)檔案工作執(zhí)法力度，切實(shí)把公司的檔案工作抓起來；加強(qiáng)檔案管理五個(gè)環(huán)節(jié)(即收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用)的工作，特別要做好檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。股份制上市公司檔案管理模式不是單一的，具有多樣性。目前我們?cè)谶@方面的管理經(jīng)驗(yàn)還不夠豐富，需要不斷探索實(shí)踐，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為建立適合股份制上市企業(yè)檔案管理工作的模式做出努力，使企業(yè)檔案工作能夠得到更大的發(fā)展。

作者：胡慶華單位：甘肅藍(lán)科石化高新裝備股份有限公司