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第1篇

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；價值

干部檔案數(shù)字化是指采用計算機、掃描儀等設(shè)備對干部檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在世界經(jīng)濟與網(wǎng)絡(luò)相融的時代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。

一、實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關(guān)系、學歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題。現(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認識和評價實現(xiàn)信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計、標準要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。

（二）從嚴從實、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會養(yǎng)老保險和個人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數(shù)字檔案制作管理，嚴禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對應(yīng)。真實、全面反映每個人的歷史面貌。

（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化

強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關(guān)知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經(jīng)驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。

（四）嚴格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化時應(yīng)嚴格把關(guān)，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數(shù)字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。

三、結(jié)束語

實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標志，也是社會發(fā)展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發(fā)展，構(gòu)建和諧社會輸送人才。

參考文獻：

[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（03）.

[2]焦英.關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].機電兵船檔案.2012（05）.

第2篇

【關(guān)鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設(shè)想

一、現(xiàn)狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢分析

據(jù)了解，市場上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學院、濰坊市教育局、濰坊學院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設(shè)局等單位）。

第3篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；損壞；因素；分析；對策

數(shù)字檔案是人類的寶貴財富，它在經(jīng)濟社會的發(fā)展中起著越來越重要的作用。數(shù)字檔案依賴于計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以不受時空限制，但其不安全性已成為制約其發(fā)展的最大障礙。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設(shè)備眾多，技術(shù)成分復(fù)雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質(zhì)檔案的安全保護還要重要和困難得多。

1 數(shù)字檔案實施中存在的問題

1.1存儲載體的影響 現(xiàn)有的數(shù)字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學、電學性質(zhì)材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內(nèi)存數(shù)據(jù)。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導(dǎo)致各種安全風險[1]。

1.2硬件故障的影響 數(shù)字檔案為達到公眾查詢利用和實現(xiàn)資源共享的目的，就必須借助于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為此必須購置檔案數(shù)字化輸入設(shè)備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如計算機、大型高速交換機等）、存儲設(shè)備（如計算機硬盤、SAN存儲器等），還要配置輸出設(shè)備（如視頻輸出設(shè)備、大幅面彩色噴墨打印機等）、保密設(shè)備（如脫機存儲設(shè)備）等。如此龐大的設(shè)備體系無論哪一個出了故障，都會造成數(shù)字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應(yīng)的驅(qū)動器來對數(shù)據(jù)進行存取，一旦脫離驅(qū)動器就不能檢測到數(shù)字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲，它也有一定的安全風險。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現(xiàn)黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機及存儲的數(shù)據(jù)，都不能保障數(shù)字檔案的絕對安全[2]。

1.3軟件故障的影響 操作系統(tǒng)故障、應(yīng)用軟件故障、驅(qū)動程序故障等都屬軟件故障，也會對正在生成的數(shù)據(jù)造成大的影響。

1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區(qū)、誤刪除等都會造成對存儲數(shù)據(jù)的損壞。如果是人為破壞，如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數(shù)據(jù)完全填充，數(shù)據(jù)將完全損壞，而且不能恢復(fù)。

1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災(zāi)、水災(zāi)、泥石流、化工品爆炸等自然災(zāi)害的不可抗拒力的影響，必然會使數(shù)字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等，則使所有數(shù)字檔案的設(shè)備和數(shù)據(jù)頃刻化為烏有。

2 我院開展數(shù)字化檔案的實踐與做法

2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案的建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項審查工作，為了加強數(shù)字化檔案建設(shè)工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結(jié)合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。

2.1建立與維護數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，從嚴加強檔案工作隊伍建設(shè)。按照市委組織部統(tǒng)一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動起來。建立與維護檔案專審工作電子信息系統(tǒng)，印發(fā)《關(guān)于采集報送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項審核工作要求，規(guī)范報送口徑，明確統(tǒng)一要求，保證干部檔案真實性。嚴格落實《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，嚴肅對待個人檔案，嚴禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊伍建設(shè)，堅持標準、嚴把入口，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強檔案工作力量，并保持相對穩(wěn)定性。

2.2建立干部電子信息庫，創(chuàng)新數(shù)字化檔案建設(shè)工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護信息政策業(yè)務(wù)性強、要求很高，但我們克服困難、創(chuàng)新工作。在加強人事檔案與技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，我院將干部檔案中的個人資質(zhì)、證件以及相關(guān)的成果、榮譽等凡能通過案卷反映出來的內(nèi)容，除加強紙質(zhì)材料的接收、借查閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)外，還創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存，并做好電子信息庫的后期維護工作。待實施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲存在光盤內(nèi)，定期進行光盤備份，定期對計算機殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。

2.3不斷排查數(shù)字化檔案管理故障與問題，嚴格落實檔案工作責任制。檔案專職人員加強數(shù)字化、信息化業(yè)務(wù)培訓與學習，定期做好數(shù)字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網(wǎng)絡(luò)中心等部門做好聯(lián)動，不斷解決數(shù)字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強與紀檢監(jiān)察、衛(wèi)計委、人社、教育等部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。不斷創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。

3 討論

數(shù)字檔案損壞的防治對策，就內(nèi)容、形式、技術(shù)、方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案損壞的防治相比，會有很大的不同，但傳統(tǒng)的"以防為主、防治結(jié)合"的指導(dǎo)思想，在現(xiàn)代依然是正確和有效的。因為無論是紙質(zhì)的檔案還是數(shù)字化的檔案，保護的核心部分都是存儲載體，只是數(shù)字檔案附加了許多設(shè)備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲載體的質(zhì)量問題，使其壽命更長，運用時間更久。比如，古時的圣旨就是封建帝王下達的文書命令及封贈有功官員或n給爵位名號的a命或敕命，當屬珍貴的史實檔案[3]，它所用的紙質(zhì)是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進數(shù)字檔案的存儲載體，盡量提高它的存取速度、使用時間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。

3.1加強制度管理 建立和健全數(shù)字檔案館（室）的規(guī)章制度，是檔案科學管理的依據(jù)。要制定科學的規(guī)章制度，明確管理規(guī)范。通過精細化的管理使檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作和利用者服務(wù)實現(xiàn)科學化，實現(xiàn)管理環(huán)節(jié)和程序向更精準的方向發(fā)展。

3.2做好預(yù)算管理 編制好經(jīng)費預(yù)算是檔案工作精細化管理的第一步。有計劃合理地分配經(jīng)費，特別是數(shù)字化檔案開通后，通過對數(shù)據(jù)庫資源的多方了解及性價比比較，選擇適合本單位適用的數(shù)據(jù)庫。對檔案信息設(shè)備及其他辦公用品的購置做出相應(yīng)的預(yù)算，并對下一年數(shù)據(jù)庫的購置、調(diào)整、維護等工作做到統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急，力求創(chuàng)造更多的價值和效益。

3.3 探討數(shù)字檔案損壞的各個因素，根據(jù)實際情況采取相應(yīng)對策，真正做到"防范于未然"。"防治結(jié)合"就是要采取行動，保證數(shù)字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數(shù)字檔案保護的一些特殊要求。如庫房對電力、空調(diào)、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數(shù)據(jù)丟失，所以定期要進行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應(yīng)用軟件進行雙機備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數(shù)據(jù)的恢復(fù)。所以要定期對計算機殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。

3.4盡快制定通用的數(shù)字檔案保護標準 改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、民經(jīng)濟和社會各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進步。作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會各項事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，目前我國尚無統(tǒng)一的、通用的的數(shù)字檔案保護標準，這需要盡快制定。依法治國，依規(guī)辦事，數(shù)字檔案的安全問題才能有根本保證。

3.5著力解決好制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題 隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結(jié)構(gòu)單一、檔案內(nèi)容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質(zhì)次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題。因此，如果不運用先進的科技設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗進行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。

參考文獻：

[1]彭遠明.試論數(shù)字遺產(chǎn)的保護與管理策略[J].檔案學研究，2007（2）：56-59.

[2]唐躍進.數(shù)字檔案災(zāi)難防治研究[J].檔案學通訊，2014（3）：12-14.