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第1篇

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；質(zhì)量管理；過(guò)程方法

中圖分類(lèi)號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4117（2012）03-0116-01

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個(gè)單位財(cái)務(wù)計(jì)劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫(kù)，又是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、智慧和技術(shù)的知識(shí)庫(kù)。會(huì)計(jì)檔案如此重要，但由于種種原因，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會(huì)計(jì)檔案管理的基本流程，研究基于過(guò)程的質(zhì)量控制方法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全過(guò)程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)

（一）理論依據(jù)

檔案管理學(xué)的管理對(duì)象包括文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案和科技檔案。會(huì)計(jì)檔案是專(zhuān)門(mén)檔案的一個(gè)重要門(mén)類(lèi)，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會(huì)計(jì)檔案管理必須始終堅(jiān)持檔案管理的基本原理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的全過(guò)程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。

（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的根本途徑。會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1999年1月1日頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例》。

（三）實(shí)踐依據(jù)

在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的基本特點(diǎn)，把握會(huì)計(jì)檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實(shí)踐操作性的質(zhì)量控制方案。

二、基于過(guò)程的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過(guò)程方法的基本理念，應(yīng)從全過(guò)程管理的角度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。

（一）會(huì)計(jì)檔案收集階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確本單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)文件材料按時(shí)歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，集中銷(xiāo)毀不再具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷(xiāo)毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專(zhuān)人銷(xiāo)毀檔案，檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷(xiāo)毀工作流程。

（三）會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量控制

在會(huì)計(jì)檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類(lèi)方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類(lèi)方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號(hào)。依據(jù)分類(lèi)方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫(xiě)案卷目錄。

（四）會(huì)計(jì)檔案利用階段的質(zhì)量控制

第一，制度上，建立健全會(huì)計(jì)檔案的借閱制度、嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對(duì)檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會(huì)計(jì)檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會(huì)計(jì)檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會(huì)計(jì)檔案原件，還可以通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者提供會(huì)計(jì)檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊(duì)

參考文獻(xiàn)：

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第2篇

〔關(guān)鍵詞〕實(shí)驗(yàn)室；圖片檔案；管理系統(tǒng)

雖然目前實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)趨于普遍應(yīng)用，但是還不夠成熟，缺少全面的相關(guān)輔助數(shù)據(jù)。當(dāng)前的圖片檔案管理工作也對(duì)管理系統(tǒng)有新的智能化需求，因此本研究的目的是在實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)中建立圖片檔案管理子系統(tǒng)，以完善實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)功能，更好地服務(wù)客戶(hù)。

1整體框架

整個(gè)系統(tǒng)的軟件框架分為3個(gè)層次（圖1），分別是集成平臺(tái)層、應(yīng)用系統(tǒng)層和基礎(chǔ)設(shè)施層。應(yīng)用系統(tǒng)層由業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)構(gòu)成。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)又分別由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。本研究主要介紹應(yīng)用系統(tǒng)層中辦公系統(tǒng)下的子系統(tǒng)圖片檔案管理系統(tǒng)。圖1系統(tǒng)框架圖片檔案管理系統(tǒng)主要包括以下3個(gè)技術(shù)平臺(tái)。門(mén)戶(hù)平臺(tái)。使用OracleWebCenterSpace技術(shù)搭建統(tǒng)一的應(yīng)用訪問(wèn)門(mén)戶(hù)平臺(tái)。用戶(hù)可以通過(guò)門(mén)戶(hù)平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)上辦公、協(xié)同工作。門(mén)戶(hù)平臺(tái)能夠?qū)?yīng)用程序進(jìn)行開(kāi)發(fā)和重用，并且提供單點(diǎn)登錄功能。使圖片檔案管理系統(tǒng)能夠集成在門(mén)戶(hù)平臺(tái)之上，這樣此系統(tǒng)即可以作為門(mén)戶(hù)平臺(tái)上的一個(gè)功能模塊，展現(xiàn)在用戶(hù)面前，用戶(hù)可以進(jìn)行圖片檔案管理的相關(guān)工作。通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)、單點(diǎn)登錄的管理模式，有效地解決了多個(gè)系統(tǒng)、多點(diǎn)登錄、入口分散的問(wèn)題。流程管理平臺(tái)。借助BPM組件，完成圖片檔案管理系統(tǒng)中全部審批流程設(shè)計(jì)。通過(guò)引入此平臺(tái)，進(jìn)行固化工作流程，審批人提交審批動(dòng)作后，系統(tǒng)立刻自動(dòng)將任務(wù)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)將處理動(dòng)作和審批意見(jiàn)記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中。有效地解決了線下審批周期長(zhǎng)、歷史數(shù)據(jù)難以統(tǒng)計(jì)的問(wèn)題，提高了工作效率，便于進(jìn)行問(wèn)題追溯。內(nèi)容管理平臺(tái)。使用OracleWebCenterContent技術(shù)搭建內(nèi)容管理平臺(tái)，用于存放圖片檔案管理系統(tǒng)中的圖片。支持非結(jié)構(gòu)內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可以創(chuàng)建指定在檢入、搜索或查閱內(nèi)容信息時(shí)顯示哪些元數(shù)據(jù)值的概要信息。可以使用數(shù)字資產(chǎn)管理器功能快速查找、分組、轉(zhuǎn)換和下載各種大小、格式和分辨力的圖像，以滿足業(yè)務(wù)需求。在整個(gè)平臺(tái)上搭建的軟件系統(tǒng)采用的是B/S模式，用戶(hù)可以在任意一款當(dāng)前的主流瀏覽器上進(jìn)行訪問(wèn)，非常方便。無(wú)須客戶(hù)端軟件的安裝和維護(hù)，并且易于學(xué)習(xí)和操作，減輕了運(yùn)維的負(fù)擔(dān)，使信息管理部門(mén)能夠在桌面維護(hù)方面節(jié)省出一定的人力資源。三層體系結(jié)構(gòu)，這樣使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更清晰明確，有利于后期系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)。

2數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

圖片檔案基本信息表：檔案id號(hào)，申請(qǐng)單據(jù)編號(hào)，總序號(hào)，年度，分類(lèi)，歸檔日期，歸檔經(jīng)辦人，狀態(tài)，攝影者，地點(diǎn)，時(shí)間，人物，背景，事由，備注，檔案編號(hào)的4位序號(hào)，縮略圖id號(hào)，原圖id號(hào)，小圖id號(hào)，備用字段。其中檔案id號(hào)為主鍵。圖片檔案信息下載申請(qǐng)單據(jù)信息表。申請(qǐng)下載id號(hào)，標(biāo)題，開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，描述，附件名稱(chēng)，附件id號(hào)，附件內(nèi)容id號(hào)，流程角色，借閱人，當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)，文檔類(lèi)型，借閱時(shí)間，備用字段。其中申請(qǐng)下載id號(hào)為主鍵。下拉列表值信息視圖。列表id號(hào)，列表類(lèi)型，列表類(lèi)型描述，對(duì)應(yīng)值id號(hào)，對(duì)應(yīng)值代碼，含義，描述，是否有效。流程審批歷史信息視圖。記錄id號(hào)，流程id號(hào)，流程類(lèi)型，審批人，實(shí)際審批人，審批內(nèi)容，審批狀態(tài)，審批日期，審批結(jié)果，單據(jù)編號(hào)，當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)，當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)描述。

3系統(tǒng)功能

基本信息錄入。上傳圖片后，系統(tǒng)對(duì)圖片進(jìn)行處理，在內(nèi)容管理平臺(tái)上存儲(chǔ)縮略圖、小圖、原圖3種不同規(guī)格型號(hào)的圖片，最后進(jìn)行基本數(shù)據(jù)的錄入，將所有信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)。在正式發(fā)起檔案審批流程前，創(chuàng)建人可以進(jìn)行查詢(xún)、修改、添加、刪除操作。圖片檔案審批流程。通過(guò)梳理實(shí)際業(yè)務(wù)情況，設(shè)計(jì)兩個(gè)工作流程，包括檔案的流程和檔案的下載流程。在檔案流程審批完成后，通過(guò)年度和分類(lèi)的提取，生成檔案編號(hào)和總序號(hào)。在檔案下載流程審批完成后，申請(qǐng)人能進(jìn)行相關(guān)信息的下載。管理權(quán)限。對(duì)于不同權(quán)限的使用者進(jìn)行操作設(shè)置，不同的使用者僅能見(jiàn)到并下載權(quán)限之內(nèi)的檔案。例如檔案管理員能見(jiàn)到、編輯并下載所有的圖片檔案資料。各部門(mén)檔案管理員能見(jiàn)到部門(mén)內(nèi)的檔案并下載。普通使用者僅能下載自己提交的檔案，對(duì)其他檔案如有下載需求，需要發(fā)起圖片檔案的下載申請(qǐng)流程。統(tǒng)計(jì)查詢(xún)。能夠從不同的維度，通過(guò)各個(gè)字段的組合查詢(xún)，對(duì)檔案的信息進(jìn)行檢索、閱覽。也可點(diǎn)擊高級(jí)查詢(xún)，添加數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的字段，作為查詢(xún)條件，進(jìn)行搜索。實(shí)現(xiàn)了對(duì)海量?jī)?nèi)容數(shù)據(jù)，做到多維度自由檢索與實(shí)時(shí)查詢(xún)。能通過(guò)固定的字段對(duì)檔案進(jìn)行升序或降序的排列，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。

4作用和意義

第3篇

摘 要 隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，檔案管理領(lǐng)域取得了一定經(jīng)驗(yàn)，但社會(huì)的進(jìn)步需要檔案管理模式共同進(jìn)步，同時(shí)檔案客戶(hù)對(duì)檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎(chǔ)上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進(jìn)行了深入的研究和探討。

關(guān)鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實(shí)和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國(guó)國(guó)情的檔案管理體制[1]。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎(chǔ)上研究檔案管理體制對(duì)社會(huì)發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員共同對(duì)此方法進(jìn)行研究，進(jìn)而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國(guó)檔案管理體制到達(dá)新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。

一、基于公共管理視閾的檔案管理方法

所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個(gè)管理模式可以為公眾提供高效的服務(wù)。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準(zhǔn)和方向，使檔案管理方式更為專(zhuān)業(yè)，進(jìn)而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理應(yīng)該注重服務(wù)好檔案用戶(hù)，以檔案用戶(hù)為主體，關(guān)注用戶(hù)的體驗(yàn)和感受，進(jìn)而使得檔案管理能夠不斷進(jìn)步[2]。

二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念

（一）承擔(dān)社會(huì)責(zé)任

檔案管理需要對(duì)社會(huì)以及公眾負(fù)責(zé)，社會(huì)責(zé)任是推動(dòng)檔案管理的動(dòng)力和基礎(chǔ)，要想實(shí)現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔(dān)社會(huì)責(zé)任。陳舊的檔案管理主要責(zé)任是為政治工作人員負(fù)責(zé)，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔(dān)的是社會(huì)責(zé)任，不僅對(duì)社會(huì)發(fā)展負(fù)責(zé)，而且對(duì)廣大群眾負(fù)責(zé)。

（三）統(tǒng)一管理理念

檔案管理想要向公共管理方向前進(jìn)，就要做到對(duì)待公共人群實(shí)行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對(duì)于社會(huì)各個(gè)階層的公眾都要一視同仁，嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展工作，可以面向社會(huì)開(kāi)放的檔案要向廣大公眾開(kāi)放并提供統(tǒng)一服務(wù)，在服務(wù)過(guò)程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得為特殊職位人員“開(kāi)后門(mén)”，使其享有特殊化服務(wù)，工作人員對(duì)檔案用戶(hù)的要求和相應(yīng)的工作流程應(yīng)該是統(tǒng)一一致的。

三、基于公共管理視閾的檔案管理方式

（一）采集群眾意見(jiàn)的方式

檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見(jiàn)是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶(hù)是廣大的社會(huì)公眾，檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，群眾就可以對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)，管理人員吸取公眾的意見(jiàn)，對(duì)未來(lái)向更多的用戶(hù)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實(shí)有裨益。檔案管理部門(mén)采集群眾的意見(jiàn)加以改進(jìn)，這樣不但可以幫助檔案管理工作進(jìn)步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。

（二）檔案資源信息化

隨著電子化信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進(jìn)了社會(huì)的不斷發(fā)展，同時(shí)也需要檔案管理部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)者重視起信息資源的開(kāi)發(fā)，這對(duì)檔案管理未來(lái)的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時(shí)也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進(jìn)檔案管理的進(jìn)程。檔案管理的基本流程詳見(jiàn)圖一

圖一 檔案管理流程圖示

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對(duì)我國(guó)當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有關(guān)鍵作用，因此，檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該對(duì)這一發(fā)展方向深入探究并促進(jìn)其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會(huì)公眾，承擔(dān)的主要責(zé)任為社會(huì)責(zé)任。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)需要定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時(shí)管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實(shí)現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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