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第1篇

1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關己，高高掛起。”隨著近年來研究生招生方式的改革創新，高校保研指數的增加，研究生規模不斷擴大，檔案管理工作任務日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經驗，側重于管，而疏忽了理。主觀地認為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認識和創新，距離時代的要求也越來越遠，導致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴重脫節。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責任心的人員負責，而且需要利用科學技術進行補強管理。然而許多高校忽視了這一點，此項工作是由教務管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩定，專業化不強，就會導致管理人員責任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創新。2.檔案管理的規范化制度缺失。沒有規矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發也作了明確規定，涉及專利或技術保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應持介紹信，經校方批準后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴謹的制度來規范檔案調閱工作的。另外，在研究生就業時，總會出現檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關手續時，才發現檔案中出現了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補齊所需材料時，就比較麻煩且費時費力。另外，隨著信息技術的發展壯大，研究生檔案網絡管理的興起，沒有一套完整的制度規范為信息技術做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應對改革創新的制度，從根源加強檔案管理的質量，補充和完善《普通高等學校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補這種缺失。3.檔案管理內容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內容包含高校招生錄取材料、入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表、答辯材料、各項培訓等級材料等。以上信息大多為研究生入學前的基本資料，檔案中反映研究生續研階段的細節性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養，檔案中體現的內容應該是因人而異的，從而體現研究生在校期間每個個體的特點。但檔案中對研究生的評價內容，多為空話、套話，表現為公式化的評語，內容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質和能力。另外，一些社團經歷和社會實踐也無法體現出來，就無法體現以人為本的管理理念。以人為本體現了科學發展觀的核心內容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發展才是補充檔案管理內容的實質。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養計劃和學籍表》、《學位論文開題報告》、《研究生畢業登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現一些不符合規定的現象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現象，最終導致自己檔案不完整，影響個人轉正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現代化程度不足。如今，大多數檔案管理工作還是沿用傳統的管理方法，如手工操作、紙質化管理模式，信息化和電子化發展滯后。即使運用數據，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現、思想道德品質、學術研究成果以及能力開發有機地體現出來，從而無法構建合理高效特色的管理模式。因子的復雜，無法突顯有機的結合，數據統計也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發和利用。

二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施

1.增強管理人員的業務素質及能力。組織研究生檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，了解檔案管理學、目錄學、文秘和計算機方面的知識，掌握檔案管理崗位應具備的業務能力。檔案工作應當納入年度工作計劃之中，建立相關的領導責任機制，設置專門的崗位人員，確定崗位職責，制定績效考核辦法和工作監督體系。一方面來強化管理人員的責任意識；另一方面提高管理人員的業務素質能力。借助強有力的考核監督機制，檔案管理人員在進行檔案管理工作時，就會認識到此項工作的重要性，必然會認真審核研究生入學前的材料，材料不完整的應要求學生補齊，并提供相關證明。對于填寫的表格進行認真審核后，發現存在填寫不正確、不規范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準確性。多方面開展檔案工作人員的業務培訓工作，業務培訓可以邀請具有資深管理經驗的老師授課，也可以聘請相關專家進行專業的業務性指導，還可以組織檔案管理人員到先進單位學習交流，將優秀的管理工作方式和理念引進來，進一步充實完善檔案管理人員的業務能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現代化和信息化的不斷深入發展，檔案管理信息化發展也是必要的。隨著各高校不斷擴招，研究生人數急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經無法應對，更不能很好地發揮檔案的服務功能。因此，必須進行改革和創新，在紙質檔案的基礎上，完善和加強現代化管理手段，利用大數據網絡，建立一個現代化信息平臺，實現檔案的網絡化管理。應用網絡技術平臺，分配給學生一個自己的賬戶和密碼，學生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進行必填項記錄，就如學生為自己制作一個網絡名片一樣，增加專業方向的研究和論文，增加社會實踐、團體活動的記錄，把學生的個人特長展現在平臺上。應用網絡技術，可以將學生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準確地為用人單位提供信息，為研究生就業提前做好準備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應的工作流程、規章準則，還包括建立檔案管理人員責任追究機制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實現檔案管理統一化、標準化。明確歸檔材料內容、歸檔要求，嚴格執行安全保密機制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內容一定要實事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創新。五大發展理念中提到，創新是發展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創新也是發展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設的重要組成部分，必須更好更快地實現質的飛越，改進觀念、機制和管理服務方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應當從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設施等方面開展創新，充分發揮研究生檔案在教育事業中的作用。

三、研究生檔案管理必要性

對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應對措施后，我們不難發現研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現著我國高校的管理水平，還對教育事業的發展起指導作用。隨著研究生數量的增多，研究生就業困難也將是個嚴峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現教育資源的閑置，甚至嚴重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當今社會是一個不容小視的問題，它不僅關乎著研究生的就業問題，更關乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊伍素質、品質培養的不斷提高。另外，在解決就業問題的同時，還將對社會的發展和科技的進步在高層次領域作出一定的貢獻。

四、結論

以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎上，結合實際工作開拓創新，建立完整的規范化制度是此項工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發展就是其中之一，只有堅持走發展的道路，才會在教育事業中發揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內到外進行革新，解決內部矛盾時克服外部因素的困擾，推進完善新時代檔案管理工作。服務于學生群體，真正把它的作用發揮出來，解決社會發展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發展狀況，研究生在招生時也面向了更多領域，相關部門應當考慮從檔案管理方面為科學技術創新發展提供一個有力平臺。讓單位、企業去發展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業，去研究、創造、發明，為社會發展進步貢獻自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護，在不斷的積累中發現問題，調整和充實完善相關內容的情況下，才能指引此項工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業中占有重要地位。

參考文獻

[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學學報（社會科學版），2012（12）.

第2篇

1 檔案工作的現狀及存在的管理問題

多年來,醫院檔案工作的發展情況不容樂觀。新情況層出不窮,老問題不斷涌現,嚴重阻礙了醫院檔案工作持續有效的發展。

1.1 領導重視程度不夠 造成檔案管理和利用的死角。由于醫院做為特殊的服務行業, 具有較強的專業性、技術性。為此個別醫院領導檔案觀念意識淡薄,認為檔案工作可有可無,沒有意識到檔案工作在醫院發展建設中的重要性和必要性。只抓醫療服務質量、經濟效益和社會效益,卻忽視了檔案工作。檔案管理人員配備、設備應用上支持不夠,導致個別醫院檔案室設施配備不健全、人員嚴重短缺、頻繁調動;檔案管理狀況得不到及時改善,出現檔案業務質量降低、信息資源開發不足、提供利用不規范現象,造成了檔案利用的死角。

1.2 制度不全職責不清 造成檔案管理存在的弊病。《檔案法》中規定,各單位檔案機構必須認真履行的職責:“貫徹執行有關法律法規和國家有關方針政策,建立健全本單位的檔案工作規章制度;指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統一管理本單位的檔案,并按照規定向上級主管檔案部門移交檔案;監督指導所屬機構的檔案工作。”然而由于歷史原因和醫療行業特殊性的制約,各醫院檔案管理分設綜合檔案和病案兩個檔案室;在日常工作、生活中形成的文書、科技、會計、實物、音像檔案等由綜合檔案室收集、存檔,業務管理由醫院辦公室負責;而醫療診治中形成的醫療文書檔案、診斷依據、影像檔案則由病案室負責,業務管理由對應專業部門管理;單位的人事檔案,由人事部門專人負責。單位內形成多部門管理檔案的局面。造成檔案管理格局混亂職能不明確。

1.3 檔案專業人員素質參差不齊。目前醫院檔案人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊,沒能從根本上做到與時俱進。表現為專業化、知識化的貧乏,知識面相對較窄,知識結構不合理,學歷偏低,忽視對檔案人員進修培訓學習及交流,導致現代檔案信息科學知識貧乏,這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展。在醫院人才培養中,重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育,對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求,致使檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時展,缺乏創新和活力。

1.4 檔案工作硬件投入不足,檔案現代化管理水平不高。個別醫院由于用房緊張,致使檔案用房簡陋根本不具備檔案的收藏和保管。另外,設備陳舊,設施不完善,也制約了檔案事業的發展。隨著科學技術的進步,運用計算機及網絡技術管理檔案的較少,還采用手工收集、檢索、查閱階段,極大的影響了檔案的利用率,不利于檔案的收集、利用和開發。

2 加強醫院檔案管理工作的對策

2.1 加強學習,增強意識。要加強領導和檔案法的學習及宣傳,增強全員檔案意識,特別是領導干部的檔案管理責任意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫院發展的重要內容來抓,與醫院業務建設和未來發展同步規劃、同步前進;要大力宣傳檔案工作,使醫院領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性,認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系,更好地支持檔案管理工作,才能使檔案工作順利開展。

2.2 重視開發,充分利用,發揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是提供利用,因此,檔案管理人員要樹立高度的服務意識,努力把本職工作視為人生的追求,做精做細每一環節,要甘于清苦,創造平凡。不斷豐富和完善業務能力,要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源,使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。不斷開展多種編研活動,編寫各種專題匯編,為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。同時加強檔案利用反饋信息的管理,實現各級醫院信息的橫向聯系和資源共享,以滿足醫療、教學和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發揮其社會效益。

2.3 理順關系,健全制度,拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系,健全檔案管理規章制度,是檔案管理的關鍵。隨著科技創新檔案管理手段和水平的提高,必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。明確職能,將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理,統一考核,使檔案管理與醫療業務同步考核評價,同步發展。

2.4 加強培訓,結合實踐,提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平,醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃,全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習給予提高。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求,不斷總結探索檔案管理工作,適應檔案業務發展,推動檔案管理水平提高。

2.5 開發檔案資源,為醫院工作服務。檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的,通過檔案深層次開發,提高檔案的使用價值,為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時,通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益,提高檔案在醫院管理中的地位和作用,促進檔案建設。

第3篇

第一，傳統檔案是實體紙質的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個檔案，如果檔案編號不健全，或者忘記在哪一個類別里面存著，找這一個檔案可能花費大量的時間，甚至有時找不到。

第二，傳統檔案存儲空間必須很大，并且還要有預留空間。因為大量的紙質需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數量也會不斷地增加，當檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運行。

第三，由于紙質的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當等原因導致新聞檔案受損，如果發生火災那么損失將更加嚴重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進一步改進。

二、信息時代新聞檔案管理的必要性

隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機技術與因特網技術的不斷發展與廣泛應用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發展的同時，逐漸涌現出來。當然，這樣的情況并不意味著傳統的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實際的新聞檔案管理工作中，保持紙質信息與電子信息同時應用還是非常有必要的。我們都知道，一個文件生效的標志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質保存。由于電子文件載體具有一定的不穩定性，而且信息技術也不穩定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數據安全的途徑之一。當前，將紙質文件與電子文件進行轉化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質與磁盤、光盤等介質一起進行有效歸檔，進而形成內容一致的檔案，雙重保險。在進行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關部門不僅要在每一卷紙質檔案上進行備考表的設置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。當前，磁介質與光介質的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內與紙質檔案并存。

從長遠的眼光來看，等電子檔案的存儲介質實現了進一步的技術改進之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質與磁介質歸檔方式為主、紙質介質歸檔方式為輔的歸檔方式進行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質介質歸檔為主、光介質與磁介質歸檔為輔的方式進行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進行綜合利用，不僅要謹慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實質性內容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關工作的重要依據。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠為檔案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠實現快捷查詢。在對新聞檔案進行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現了問題，就體現出紙質檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進行雙套制歸檔是非常有必要的。

三、信息時代新聞檔案的管理方法

新聞單位的檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有著很大的區別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進行中，應重點進行以下幾個方面的管理。

（一）加強新聞信息的儲備管理

新聞信息量非常大，必須要經過全面、科學的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實現信息資源的有效整理，就必須要加強新聞信息的儲備管理，將開發價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統渠道的重視，擴寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監控新聞檔案的相關信息。與此同時，要對原始的新聞信息進行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現出來，進而在更高的層次上實現信息儲備與信息需求的統一。

（二）加強信息技術的應用

新聞檔案在很大程度上可以說是當地歷史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強先進的信息技術的廣泛應用。現代信息技術主要表現在光盤技術、計算機技術，以及縮微技術等方面，這些技術在進行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網絡管理化水平仍然比較低，在以后的發展中，我們必須要在當前新聞檔案信息化管理的基礎上，不斷引用現代信息技術，進而促進新聞信息資源的共享與價值。

（三）加強新聞檔案的人文管理

從新聞檔案的內容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認，信息技術畢竟只是一種管理技術，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的。現代信息技術只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進的信息技術是不行的，還必須要有人的有效參與。

（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質

新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業素質。當前，在計算機技術日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經不能夠僅僅局限在傳統的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機的應用，能夠獨立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創新意識，緊跟時展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強新聞管理的新技術與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務于社會的發展。

四、總結