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第1篇

（一）高校民生檔案數字化管理彰顯了服務師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關注人的生活品質的檔案，在檔案資源的建設、管理和服務的過程中，要以提升學校師生員工的生活品質作為民生檔案工作的價值導向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態度不佳，經常會出現重物輕人、重領導輕員工、重機構輕個人的現象，致使師生員工對檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅持以師生為本，切實把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點。進一步實施民生檔案數字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環境，減輕檔案管理人員的工作強度，使之能夠更好地關注師生員工的切實需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。

（二）高校民生檔案數字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數字化管理需要檔案館要和其他部門進行系統對接，實現檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個部門進行聯系，就可以查詢到與之相關的民生檔案信息。這就解決了當前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現實矛盾。二是實施高校民生檔案數字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實現電子信息化管理，或是簡單地講紙質文檔轉化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網絡媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺，供師生員工不受時間、地點限制進行自動化信息查詢，實現權限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實需要。

二、高校民生檔案數字化管理的原則

（一）循序漸進原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復雜，在進行數字化轉化時，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價值較高、利用頻率高的檔案進行數字化。以教師的教學檔案為例，教師的教學檔案信息由所授課程名目數量、教學學期和年工作量、教學評價、發表的研究論文數量和級別、承擔的科研項目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎評優、目標考核時，評定機構需要的重要信息來源。高校民生檔案數字化管理具有一定的階段性和持續性，因此檔案管理者循序漸進，分清輕重緩急，逐步實現數字化管理。

（二）科學整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數字化管理過程中，要根據不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進行科學的整合，并結合檔案載體的實際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進行集中整合，可以分為教師的個人人事信息檔案、教學檔案。就教師個人人事信息檔案來講，就可以用紙質文檔形式進行保存，而對于教師的教學檔案檔案信息就可以采用紙質和電子相結合的方式進行管理。

（三）保密監控原則。在高校民生檔案數字化管理過程中，雖然系統靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數字化管理進程的始終都應該做好保密監控工作。在高校民生檔案數字化轉換的初始階段，一般會采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進行集中處理，這時就需要檔案管理人員參與其中，進行全程監控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網絡平臺進行檔案數據庫建構、整理歸檔過程中，要做好網站的安全保護措施。通過殺毒軟件、防火墻技術、網絡安全檢測、信息加密技術、用戶身份權限認證等，保障數字化檔案的安全管理和使用。

三、高校民生檔案數字化管理的實現途徑

（一）做好高校民生檔案數字化管理的整體規劃。實現高校民生檔案數字化管理僅僅憑借幾臺現代化的辦公設備和簡單的登記掃描，很難達到數字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數字化是一個體制化、系統化的過程，需要建立基本的規劃，有明確的階段性目標和切實可行的方案。”首先，從學校層面來講，要高度重視民生檔案數字化管理的重要性，做好總體規劃和布局，保障民生檔案數字化管理的有效實施。學校領導要將民生檔案數字化管理納入到數字化校園建設的整體布局之中，要充分發揮民生檔案數字化管理對學校發展和服務師生員工的重要作用，在宏觀布局、管理規劃、各部門之間的協調予以統籌與指導，在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次，提高檔案館領導和員工對民生檔案數字化的認識，做好相關工作的布局與安排。高校民生檔案數字化管理不是一朝一夕的事情，因此，檔案館領導要做好實施規劃和工作計劃，不僅要保證技術、資金和設備的支持，還要根據檔案管理人員的專業背景、工作經驗等合理安排各項工作。

（二）加強建設高校民生檔案特色資源管理庫。高校民生檔案數字化管理的目標就是要提高檔案管理的效率和水平。因此，在進行數字化管理過程中要根據高校民生檔案的特性，建立專門針對高校師生員工工作性質和特需要求的民生檔案數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫等。比如對教師教學科研基本信息數據庫的建設，就可以滿足人事部門在教師職稱評定時，通過查詢教師教學科研檔案庫，就可以知曉申請教師的基本條件，是否達到晉升的要求，避免了教師奔跑于各個進行登記、證明等繁瑣的程序。對于高校民生檔案數據庫的建設，應該從兩個方面著手：一是要深入調研，切實了解校內師生員工的切實需求，以滿足師生員工檔案使用需求，提高師生員工生活工作便利性為基礎，建設行之有效的各類數據庫；二是要根據實際，結合學校發展規劃，有計劃有步驟地建立為各個部門工作所需的特色資源庫，如教學名師檔案庫，可將教學名師的教學錄像、教學圖片、教學大綱、教案等等信息納入到資源庫內，為學校對外宣傳，申報更高一級的項目提供全面的檔案信息資源，從而為學校節省了人力和物力資源。

（三）提升高校民生檔案管理隊伍工作水平。高校民生檔案數字化管理需要不同載體的數字化轉換，各類數據庫的籌建、檔案管理軟件的開發與應用、多媒體系統的存儲與利用、檔案信息系統的綜合管理等，在這一系列的過程中，對檔案管理人員的綜合素質要求很高，不僅要具備專業的檔案學專業理論知識，還要熟悉和精通網絡系統、應用軟件的使用與開發。首先，要組織檔案管理人員熟悉和明確各自負責領域的工作環節、工作要求以及工作所需的各種素質和能力，通過比照發現自身的缺點和不足。其次，檔案館領導要組織員工去民生檔案數字化管理的先進單位進行觀摩學習，了解先進的管理理念和科學有效地管理模式。在借鑒外在的成功經驗的基礎上，探索適合本單位的民生檔案數字化管理機制，提升檔案管理水平。最后，要通過多種渠道提升民生檔案管理人員的綜合素質和能力，優化檔案管理隊伍。檔案館領導要結合本單位員工的實際情況，按時按需選派員工外出學習和培訓，提升檔案管理隊伍的綜合素質，同時也要結合實際工作需要，引進高素質的工作人員，深入優化民生檔案管理隊伍。

第2篇

1.與教職員工相關的檔案資源建。檔案資源體系建設的首要環節是歸檔資料的收集，檔案工作人員需緊扣檔案分類方案和歸檔范圍，著重關注教職員工在聘任聘用、職稱評定、師資培訓、工資晉級、創先評優等方面的文件資料，并做好能切實反映教師業績的文件資料的歸檔工作。具體有以下方面。聘任聘用：學校領導和中層干部的聘任文件、教職員工的用人計劃審批表、關系介紹信、聘任聘用的合同、工資定級的審批表與名冊等，這些都是關系到教職員工晉級、工齡核算等個人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。這些資料往往在數十年后仍有查詢利用的價值，檔案工作者的責任心和細致性將使檔案發揮其應用的價值，切實為查檔者提供有力依據，造福百姓。師資培訓：隨著學校辦學水平的提升，師資隊伍建設越來越受到重視，教師培訓的等級逐年增高、培訓人員也逐年遞增。職業學校教師的培訓包括國家級、省級和市級培訓，培訓課程除了文化課和專業課，有的專業課教師還需到工廠的生產第一線進行實際操作的培訓。培訓工作中產生的文件、學習小結、培訓證書等資料切實反映了學校在師資隊伍建設方面的投入，培訓產生的相關費用發票存入會計檔案，是學校在師資建設方面進行資金投入的重要證明材料。就教師個人而言，培訓小結、報告書也是見證其專業業務能力成長的佐證資料，對其申報高一級職稱、教學骨干、學科帶頭人等都將起到佐證作用。職稱評定：目前，中職學校在教師業務素質的衡量方面，最具代表性的指標仍是職務資格。職務資格的評定和逐級晉升不僅見證了一名教師的成長，關系到其切身利益，從學校的角度，也是學校師資隊伍結構的體現，從一個方面反映出學校的教育教學水平。因此，職稱評定方面文件的收集與整理是民生檔案中的重要內容。教學科研：隨著學校辦學水平的提高，衡量教師的業務素質的標準已不僅局限于課堂教學，其科研能力也是考核的重要指標之一。因此，教師承擔國家級、省市級課題越來越多，參加教學比武、開設公開課也非常踴躍。檔案工作者在材料的收集中，應注意鑒別教師在科研方面的業績資料，這對于其個人成長是至關重要的佐證文件[3]99。創先評優：學校教職員工在各自的工作崗位上創先爭優，取得了一定的成績，這些工作涉及面不同，如教學科研、學科教學、德育管理等；頒獎的部門級別不同，如國家級、省市級或校級等。檔案工作者應在平時注意積累有關資料，加以整理和歸類，使其呈現清晰的脈絡，方便查詢和利用。

2.與學生相關的檔案資源建。職業學校的辦學任務是培養社會需要的技能型人才，他們在校期間的學習與生活情況的記載是他們走上工作崗位前的重要歷史依據。學生名冊：每年的錄取新生名冊和畢業生驗印花名冊是學生檔案的重要內容，經常用于為往屆生開具在校證明、學歷證明等，而且其參考利用價值期限較長。學籍檔案：職業學校的學籍檔案是學生在學校學習、實踐活動中形成的，對學生的思想品德、學習成績、特長愛好、身心健康等方面的原始記錄，客觀反映了學生在校期間的真實面貌，對學生就業、開具出國等有關證明都發揮著憑證和依據作用。收集畢業生學籍表時，首先需確保學籍表的完整性和真實性：各項簽名是否完備、學生照片是否已粘貼、個人信息欄是否已填寫等。若干年后，當年的學生前來母校查考其在校期間的歷史記載，哪怕時過境遷、物是人非，完整齊全的檔案資料仍然能夠準確而真實地說明當時的情況。技能考核：職業學校的辦學任務是培養技能型人才，學生可通過考核獲得相應的工種等級工證書。其間產生的各工種的資格考核審批材料屬于歸檔范疇，這些資料真實反映了歷屆學生在各自專業上的實際操作水平和動手能力，不僅反映了學校的教學業績，也是學生在校期間的重要學習記錄。大賽獲獎：學生在校期間獲得的榮譽是他們的成長履痕之一。“普通學?？瓷龑W，職業學校看大賽”，近年來，國家、省市不斷突出技能大賽的重要性，學生們通過刻苦訓練，在國家級、省市級技能大賽中摘金奪銀，這不僅是學校的榮譽，更是學生個人成長的里程碑。除技能大賽之外，文明風采、創新能力等項賽事也從另一方面展現了學生在德智體能等方面的全面發展。檔案工作者應切實做好這方面材料的收集與整理，這不僅關系學生個人的前途，也反映了學校的辦學水平，對推動學校教育教學改革與創新具有重要意義。

二、加強職業學校民生檔案的利用體系建設

1.進一步做好檔案資源的整合與開發。具體而言，就是按照“以人為本”的原則，把關系廣大師生利益并利用率高的檔案優先進行整理、編目[4]55。如在學校師資培訓方面，以培訓學科和培訓級別為分類標準，篩選出相應的培訓人員和內容，按年度將相關資料加以整合，形成歷年師資培訓工作信息庫；又如在學生技能大賽獲獎方面，以參賽專業和大賽級別為分類標準，篩選出歷年獲獎學生的姓名和獲獎名次，按年度將相關文件資料加以整合，形成歷年學生參賽獲獎情況信息庫。檔案工作者的辛勤工作將原本分散的檔案資源整合成脈絡清晰的信息庫，不但使學校的辦學業績一目了然，也方便了查詢利用。

2.不斷提高檔案查詢的現代化水平。目前，利用計算機管理系統進行檔案查詢已得到普遍運用，這項工作要求檔案工作人員在平時做好檔案資源的數據庫錄入工作。傳統意義上的數據庫錄入內容包括了案卷目錄、卷內目錄和歸檔文件目錄，對檔案電子化的要求不高。近年來，隨著檔案電子化工作的深入開展，檔案實體電子化已成為一種趨勢。比如，在查詢某次大賽的獲獎資料時，檔案工作者除了錄入獲獎文件的歸檔文件目錄，還對獲獎文件和證書進行了掃描，通過電腦操作即可以調閱，大大提高了查詢利用工作的效率。

第3篇

隨著國家和社會各界對于民生檔案的關注度越來越高以及人民自身對檔案信息的重視程度越來越明顯，民生檔案的管理方式得到了很大的優化和改善，檔案的保存環境也得到了很大的改良和提高，部分機關部門通過加大檔案的管理費用、豐富檔案的內容和領域以及強化對檔案管理和投入力度等方法提高民生檔案的社會地位以及群眾關注度。眾所周知，民生檔案是人民活動、工作和學習的最基本的信息，它管理情況和存儲情況的優劣以及其所具備的合理性對社會的安穩以及人們的生活有著極為重要的影響，所以，我們必須要在徹底了解民生檔案實質的前提下改善和加強民生檔案的保存條件和環境。

二、民生檔案信息化管理的新思路

（一）服務手段創新是民生檔案工作創新的關鍵

要想使民生檔案為人民提供更加高效、快速的服務就必須在傳統的檔案管理體系的基礎上完善過去管理方式和操作手法，依靠檔案的現代化管理平臺創建新型的信息數據庫。針對群眾對檔案的需求，從最基本和最需要解決處理的地方入手，幫助群眾解決諸多社會難點和熱點，優先創建與群眾生活緊密相連的如醫療檔案、保險檔案、產權檔案、戶籍檔案、低保檔案、養老金檔案等等信息化數據庫，為人民創建一個最方便、快捷的查詢民生檔案的網絡化和信息化數據服務信息平臺，確保實現民生檔案的信息數據共享，維護群眾的根本利益和社會權益。除此之外，還要創建電子民生檔案備份體系，構建政府信息和開放檔案的公共服務平臺，進一步擴大民生檔案在信息查閱方面的范圍并使其內容有所突破，堅持豐富，民生檔案的信息內容和來源，建立特色性較強的民生檔案。通過創建民生檔案信息數據庫可以很大程度上緩解檔案管理人員的不足以及服務質量不高等，并且更好的達到服務群眾的目標，為群眾提供最優質、最精準最迅捷的服務，解決諸多與群眾直接利益相關的問題，維護群眾自身的社會權益，為穩定社會帶來不可估量的貢獻。

（二）培養高素質檔案管理人才，以適應民生檔案快速發展的需要

高素質人才的培養是確保民生檔案管理創新的重要條件。因為民生檔案所涉及的范圍非常廣闊，所以包含的種類十分繁多，這就進一步要求民生檔案的管理人員不但要掌握大量的歷史文化知識、精通檔案管理理論和方式、熟悉檔案整理和分配流程、及時更新檔案管理的信息化技能和理論，還要求其具備高度的責任感和服務理念，能夠對檔案的管理方式運用自如。由此看來，有關民生檔案管理的機構應當加大檔案管理技術方面人才的培養，為他們提供創新的機會，有組織、有重點的組織相關人員進行培訓，不斷提高管理人員的整體素質和應用技能，以便更好的滿足民生檔案信息管理的飛速發展需求。

（三）更改觀念、關注民生檔案的資源價值

民生檔案具有體察民情、解決民憂、維護民權等特點，具有極高的權威性和應用性。我們應當根據民生檔案所記錄的信息更好的為群眾服務，尤其是就目前的社會形勢而言，法律條令是管理和限制人民行為的主要方式，而民生檔案則是最為其權力行使的重要依據，不但是惠民的基礎，更是一種合法的信息來源。

三、總結