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當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代化手段越來(lái)越多，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，辦事的效率也越來(lái)越高，對(duì)一些重大決策的準(zhǔn)備需要迅速、準(zhǔn)確；如果人們查閱資料，還停留在一個(gè)一個(gè)資料盒查找，一頁(yè)一頁(yè)的翻閱，那么什么決策都要錯(cuò)過機(jī)會(huì)，所以整個(gè)材料的準(zhǔn)備部門要求必須及時(shí)準(zhǔn)確地備好各種數(shù)據(jù)資料；由于準(zhǔn)備資料所需要的信息量不斷增加，所需信息有地域間隔、有行業(yè)的區(qū)別，有時(shí)間和空間的差距，他們迫切要求采取現(xiàn)代化信息管理手段，將各方面信息收集、永久性保存以備查閱。檔案信息化管理就是最新、最直接、最方便的一個(gè)手段，通過信息化管理，相關(guān)部門和人員可以更加便捷的查閱和搜集相關(guān)的信息，大大提高了工作效率。因此，檔案管理信息化必然替代傳統(tǒng)的手工管理，成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。本文就如何有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理進(jìn)行分析和探討。

一、檔案信息化管理的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案的管理方式相比較，檔案信息化具備以下的特點(diǎn)：

1.便于檢索，使用方便。應(yīng)用信息化的檔案管理，可以將大量有價(jià)值的文件存儲(chǔ)到電腦服務(wù)器上，使人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，不僅縮短了時(shí)間，提高了效率，同時(shí)也解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整、漏抄等問題，提高了準(zhǔn)確性，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.便于檔案的保管。檔案信息化管理使檔案保管占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，具有明顯的節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，以及重復(fù)使用的特點(diǎn)，不需要占用大量的人財(cái)物力，是傳統(tǒng)手工操作管理模式不可比擬的。可見，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，在特殊的環(huán)境下不易受到損壞，即節(jié)省了資源，又具良好的穩(wěn)定性，易于保管。

3.有利于信息資源共享。以往的手工操作管理中，信息資源不能及時(shí)在各部門之間得到交流和共享，導(dǎo)致效率低下，造成大量的檔案資源的閑置和浪費(fèi)。而信息技術(shù)的運(yùn)用，可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找，方便了人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息資源，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成大量信息的傳遞，適應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。

二、檔案信息管理的具體步驟

根據(jù)國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔管理規(guī)范》的要求結(jié)合本單位具體工作實(shí)際，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理實(shí)行以下步驟。

1.根據(jù)本單位現(xiàn)有的相關(guān)資料建立相應(yīng)的檔案資料信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，根據(jù)不同的資料和數(shù)據(jù)的性質(zhì)分類建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并且逐條將已有的數(shù)據(jù)分別錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于已經(jīng)有部分?jǐn)?shù)據(jù)形成了電子文件格式，減少了本次的錄入的工作量，把已形成電子文件歸檔管理，到目前為止，我們已經(jīng)輸入文件級(jí)目錄近120萬(wàn)多條，正在加快速度，年底將全部完成所有信息的錄入工作。我們?cè)诮?shù)據(jù)庫(kù)的過程中，采用了邊輸入，邊打印的流程，在補(bǔ)齊卷內(nèi)相關(guān)文件的目錄同時(shí)，也檢驗(yàn)了輸入內(nèi)容的正確性，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。其次，利用各種現(xiàn)代化成像設(shè)備，把原有的文件轉(zhuǎn)換成圖像并保存起來(lái)，將文件進(jìn)行信息化管理，文件具有真實(shí)性、可靠性，準(zhǔn)確性，同進(jìn)可以達(dá)到原件永久的保存。從大量的實(shí)踐過程中可以看出，通過現(xiàn)代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科學(xué)化。如我們要查閱一條信息，由于實(shí)行了現(xiàn)代化信息管理，利用者可以隨時(shí)調(diào)出，隨時(shí)查閱，而靠手工管理的查閱資料需5個(gè)工作日，我們只需要幾十秒的時(shí)間就可以完成，利用者對(duì)我們的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2.加大現(xiàn)代化信息的錄入和管理工作。首先保證每條信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，這就需要工作人員必須兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍，有種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，保證數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。同進(jìn)需要雙軌制，電子版和紙制同時(shí)保存，由于電子保存磁盤破損，數(shù)據(jù)丟失的情況常有發(fā)生，為了確保電子文件的數(shù)據(jù)完成，將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一存檔保管。同時(shí)不定期進(jìn)稈數(shù)據(jù)更新和保存，足量時(shí)可以有用光盤保存數(shù)據(jù)，增加安全性。

三、檔案信息管理的具體內(nèi)容

1.文書電子檔案管理。通常來(lái)講，文書電子檔案主要分為內(nèi)部文件和外部文件兩類，信息化管理時(shí)，必須將兩者分類輸入加以保存。內(nèi)部文件文書電子檔案整理，首先要根據(jù)不同年代、組織機(jī)構(gòu)和保管期限實(shí)施組盤；然后分盤保管，這樣就便于人們按不同年代和不同期限來(lái)進(jìn)行查閱、檢索，可以延長(zhǎng)所歸檔電子文件的所保管壽命；而外來(lái)文件文書電子檔案整理工作，我們必須利用掃描成影像文件保存進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，這樣可以有效實(shí)現(xiàn)各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。

2.會(huì)計(jì)電子文檔的整理。會(huì)計(jì)電子檔案是把會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到存儲(chǔ)介質(zhì)中，形成脫離于原系統(tǒng)的電子檔案，為了保障數(shù)據(jù)的安全和及時(shí)建檔，可采用雙機(jī)、多機(jī)熱備份運(yùn)行方式或在系統(tǒng)軟件中設(shè)備自動(dòng)備份計(jì)劃任務(wù)，以日志文件形式保存數(shù)據(jù)和系統(tǒng)操作人員的工作時(shí)間和內(nèi)容，備份庫(kù)隱藏在不易被發(fā)現(xiàn)的目錄下或其它硬盤中，以防系統(tǒng)損壞后能在最短時(shí)間內(nèi)、最小的損失下恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

工資匯總表電子歸檔。工資匯總表應(yīng)以磁盤的形式歸檔，定期進(jìn)行備份，一定數(shù)量時(shí)以光盤形式歸檔整理，保證數(shù)據(jù)的同時(shí)應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，注明單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，并且附有移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

作者：李雪媛 單位：白城市洮北區(qū)城市環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)察處