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加強(qiáng)跟蹤收集，實(shí)現(xiàn)歸檔工作的全程監(jiān)督

在實(shí)際工作中，大部分產(chǎn)品開發(fā)人員投入到檔案管理中的時(shí)間有限，難免在產(chǎn)品開發(fā)檔案的材料積累和收集方面存在遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確；有的開發(fā)人員出于保護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)利益的考慮，錯(cuò)誤地將技術(shù)核心內(nèi)容或關(guān)鍵技術(shù)數(shù)據(jù)保存在自己手中；還有的開發(fā)人員為圖省事，只記錄和保存開發(fā)結(jié)果，對(duì)開發(fā)過程中的原始數(shù)據(jù)缺少記錄和保存。因此，檔案人員應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)檔案形成的特點(diǎn)，堅(jiān)持前端控制的原則，提前介入，將產(chǎn)品開發(fā)檔案的跟蹤收集工作貫穿于研發(fā)活動(dòng)的全過程，只有這樣才能真正保證產(chǎn)品開發(fā)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案管理部門還應(yīng)同產(chǎn)品開發(fā)管理部門、產(chǎn)品開發(fā)人員加強(qiáng)聯(lián)系，密切配合，及時(shí)了解和掌握產(chǎn)品開發(fā)的整體進(jìn)程，指導(dǎo)和協(xié)助開發(fā)人員將整個(gè)開發(fā)活動(dòng)中有價(jià)值的文件材料收集齊全，確保產(chǎn)品開發(fā)檔案的質(zhì)量。

積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在產(chǎn)品開發(fā)過程中，會(huì)有大量數(shù)據(jù)資料被重復(fù)使用，但如果未對(duì)這些數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效的收集和后續(xù)整理開發(fā)，就很難保證數(shù)據(jù)的完整與統(tǒng)一，而且當(dāng)數(shù)據(jù)有所變動(dòng)或者應(yīng)用程序有所變動(dòng)時(shí)，就會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)或應(yīng)用程序的變化，不但造成大量的重復(fù)勞動(dòng)，而且容易導(dǎo)致在產(chǎn)品開發(fā)過程中錯(cuò)誤頻發(fā)。所以要積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把在產(chǎn)品開發(fā)中所收集歸檔的各種數(shù)據(jù)，按一定格式和程序建立一個(gè)公用、共享的實(shí)用數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)各種產(chǎn)品數(shù)據(jù)資料的便捷利用。如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)零件數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫、常用材料數(shù)據(jù)庫和專利數(shù)據(jù)庫等。

提升人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)意識(shí)

檔案人員綜合素質(zhì)的高低和檔案工作服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱，直接影響著產(chǎn)品開發(fā)檔案管理工作的水平。因此，必須努力提升檔案人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案工作服務(wù)意識(shí)，從而更好地為產(chǎn)品開發(fā)服務(wù)。一方面，檔案人員要根據(jù)科研檔案特點(diǎn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí)；不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，掌握國內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù)，具備科研項(xiàng)目管理知識(shí)，熟悉科研項(xiàng)目檔案的來源和產(chǎn)生規(guī)律。另一方面，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變“坐等上門”、“看攤守庫”的舊觀念和舊習(xí)慣，樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場咨詢，積極主動(dòng)地參與科技人員的相關(guān)活動(dòng)，努力為各項(xiàng)工作提供翔實(shí)的檔案信息。

作者：秦佩君伍康平單位：浙江開關(guān)廠有限公司衢州市檔案局