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第1篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)用；高值耗材；檔案管理；探討

醫(yī)用高值耗材對(duì)人體安全至關(guān)重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價(jià)格昂貴，屬于嚴(yán)格控制的產(chǎn)品，具有種類規(guī)格多、價(jià)值高、使用風(fēng)險(xiǎn)大、流通使用環(huán)節(jié)特殊等特點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與醫(yī)療技術(shù)日新月異的創(chuàng)新，醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新也較快，為加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材規(guī)范管理，促進(jìn)醫(yī)用高值耗材合理使用，本文從醫(yī)用高值耗材檔案管理工作這個(gè)基礎(chǔ)層面進(jìn)行分析探討。

1醫(yī)用高值耗材檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)用高值耗材指直接作用于人體、對(duì)安全性有嚴(yán)格要求、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制、價(jià)值相對(duì)較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經(jīng)介入類、人工關(guān)節(jié)及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工、心臟起博器、支架等植入性器材。醫(yī)用高值耗材檔案管理是對(duì)所有醫(yī)用高值耗材的產(chǎn)品檔案、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)檔案、出入庫(kù)記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫(yī)用耗材的檔案做為臨床使用和質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理也越來(lái)越體現(xiàn)其重要性[1]。

2醫(yī)用高值耗材檔案管理在現(xiàn)實(shí)工作中存在的幾個(gè)顯著問(wèn)題

2.1醫(yī)用高值耗材的種類繁多、規(guī)格型號(hào)復(fù)雜、專科性強(qiáng)，醫(yī)院在編號(hào)歸檔時(shí)的依據(jù)不統(tǒng)一，且角度多維化，究竟按使用科室對(duì)高值耗材專科性進(jìn)行分類編碼歸檔好，還是按醫(yī)用高值耗材的招標(biāo)分類進(jìn)行分類編碼好，或是其它標(biāo)準(zhǔn)分類，無(wú)法權(quán)衡。

2.2為規(guī)避醫(yī)院采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院在采購(gòu)醫(yī)用高值耗材時(shí)，多以省市招標(biāo)的耗材目錄為依據(jù)，但醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新速度快，每招一次標(biāo)，生產(chǎn)廠家便以各種理由提高耗材投標(biāo)價(jià)格，最常見(jiàn)的是一旦原產(chǎn)品的價(jià)格已被全省統(tǒng)一，利潤(rùn)空間下降，便會(huì)停止生產(chǎn)原產(chǎn)品，而推出更新?lián)Q代產(chǎn)品，從而提高新產(chǎn)品售價(jià)。但醫(yī)院在存檔此類高值耗材時(shí)，一般不會(huì)將兩個(gè)產(chǎn)品存在同一個(gè)檔案，而是當(dāng)成新產(chǎn)品。建立醫(yī)用高值耗材檔案的關(guān)聯(lián)性是接下來(lái)檔案工作的一個(gè)課題，這有利于醫(yī)院掌握新增耗材與原產(chǎn)品的對(duì)比性，從而擇優(yōu)選擇產(chǎn)品。

2.3醫(yī)用高值耗材供應(yīng)商名稱的經(jīng)常性變化增加了醫(yī)用高值耗材檔案歸檔的復(fù)雜性。有些供應(yīng)商因累積銷售金額達(dá)到了一定的數(shù)量，導(dǎo)致稅率被提高，為了避稅，這些供應(yīng)商會(huì)選擇重新注冊(cè)新公司，再取得權(quán)；還有些進(jìn)口高值耗材因授權(quán)時(shí)間到期，而未取得續(xù)期銷售，導(dǎo)致產(chǎn)品在國(guó)內(nèi)的商發(fā)生了變化。這便使得檔案專業(yè)人員在歸檔供應(yīng)商檔案時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)有些供應(yīng)商的連貫性比較難銜接。供應(yīng)商檔案管理是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，暫時(shí)大部分只停留在單一的時(shí)效性管理上，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理體系的檔案將是需要花氣力加強(qiáng)的一個(gè)方向。

2.4醫(yī)用高值耗材的各項(xiàng)記錄一般都有存檔，但是因?qū)嶋H工作中產(chǎn)生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統(tǒng)不是太完善的情況下，醫(yī)用高值耗材的采購(gòu)檔案、入庫(kù)記錄檔案、使用記錄檔案、出庫(kù)記錄檔案與回收管理檔案沒(méi)有關(guān)聯(lián)性的存為一個(gè)檔案，而是單獨(dú)的分散在各項(xiàng)專類檔案中，不利于系統(tǒng)性歸檔，這需要一個(gè)檔案體系的構(gòu)建。

2.5醫(yī)院對(duì)醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫(yī)用高值耗材檔案未全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。而一旦未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的電子管理，對(duì)于相關(guān)資料的查詢是不便的。

3醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設(shè)就是在檔案管理活動(dòng)中全面地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供檔案的利用服務(wù)[3]。先進(jìn)的醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫(yī)用高值耗材的出入庫(kù)記錄資料有簽名的紙質(zhì)版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫(yī)用高值耗材的電子流通過(guò)程記錄檔案不僅具有物流管理和財(cái)務(wù)管理的意義，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)信息的重要組成部分。

3.2我院醫(yī)用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫(yī)像科技有限公司開(kāi)發(fā)的一套信息管理系統(tǒng)，但被分成了3個(gè)系統(tǒng)：①條形碼系統(tǒng)，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統(tǒng)，用于記錄高值耗材使用收費(fèi)；③物資系統(tǒng)，用于記錄高值耗材出入庫(kù)辦理。前兩個(gè)系統(tǒng)記載的醫(yī)用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個(gè)物資系統(tǒng)記錄出入庫(kù)檔案則是以紙質(zhì)檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

3.3.1名稱規(guī)范 信息系統(tǒng)中使用國(guó)家頒布的耗材目錄規(guī)范名稱、有招標(biāo)目錄編碼、規(guī)格、單價(jià)、生產(chǎn)批號(hào)、有效期等，減少了誤歧，規(guī)范了醫(yī)用高值耗材檔案管理，也為HIS系統(tǒng)提供了準(zhǔn)確、清晰的收費(fèi)依據(jù)。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態(tài)提供依據(jù) 手術(shù)室固定一臺(tái)電腦終端內(nèi)網(wǎng)均裝有物資系統(tǒng)，憑科室、人員、密碼登錄系統(tǒng)界面，領(lǐng)用審核人為科主任或護(hù)士長(zhǎng)，既明確科室責(zé)任，又避免冒領(lǐng)行為。

3.3.3科學(xué)核算 出庫(kù)單完成后，醫(yī)用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時(shí)在各自的電腦終端上查詢本科室醫(yī)用耗材領(lǐng)用情況，適時(shí)控制成本費(fèi)用，并可對(duì)異常情況進(jìn)行原因查找與分析。

4醫(yī)用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫(yī)用高值耗材與患者的生命安全息息相關(guān)，醫(yī)用高值耗材來(lái)源的合法性、質(zhì)量的可靠性、功能的有效性等直接關(guān)系到患者的身體健康，醫(yī)用高值耗材檔案的建立對(duì)于醫(yī)用高值材來(lái)源的追溯性等具有基礎(chǔ)性意義。

4.2醫(yī)用高值耗材在醫(yī)院所有醫(yī)用耗材采購(gòu)與使用中一般來(lái)說(shuō)約占50%甚至更高，直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)醫(yī)用高值耗材檔案的開(kāi)發(fā)利用，有助于醫(yī)院物資成本的控制，減輕患者經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

4.3《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》中對(duì)醫(yī)用高值耗材管理的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)有明確要求，要加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材（含植入類耗材）的采購(gòu)記錄、溯源管理、儲(chǔ)存、銷毀記錄、不良事件檢測(cè)與報(bào)告管理，醫(yī)用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務(wù)于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價(jià)值[4]。醫(yī)用高值耗材發(fā)展歷程較短，管理以粗放式為主，醫(yī)用高值耗材檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化和精細(xì)化還需要更多經(jīng)驗(yàn)的積累與科學(xué)的方法來(lái)促成，從而為醫(yī)院臨床提供更高醫(yī)用信息價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]佟玉杰，張淼.淺談高值醫(yī)用耗材檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013，1（2）.

[2]劉婕.臨床科室醫(yī)用耗材閉環(huán)管理的探討[J].中國(guó)衛(wèi)生信息管理雜志，2014，4，11（2）.

第2篇

1 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時(shí)期政府采購(gòu)檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問(wèn)題，解決這個(gè)問(wèn)題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個(gè)問(wèn)題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹(shù)立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性

縱觀大局，我國(guó)政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說(shuō)到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的缺乏，最終造成了各個(gè)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)檔案的規(guī)范性差、開(kāi)發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購(gòu)檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過(guò)程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購(gòu)檔案的錄入，這樣無(wú)疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來(lái)源于檔案管理安全意識(shí)的缺乏，另一方面來(lái)源于管理方法的缺乏。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的模糊性，往往造成采購(gòu)檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國(guó)家?guī)?lái)嚴(yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購(gòu)的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購(gòu)工作的地位與作用，另一方面它也帶來(lái)了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。

2 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲(chóng)害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

2.2新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)備空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；

（3）利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；

（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過(guò)編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過(guò)政府采購(gòu)檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書(shū)館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過(guò)自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購(gòu)買，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購(gòu)信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購(gòu)檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購(gòu)，形成了規(guī)模的集中采購(gòu)。檔案信息化管理的運(yùn)用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。

3 新時(shí)期政府采購(gòu)檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)

提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購(gòu)工作的積極進(jìn)行打好基礎(chǔ)。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。

3.3 提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購(gòu)檔案信息化管理工作的開(kāi)展。

3.4 檔案管理規(guī)范化

加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時(shí)，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對(duì)兩者之間的特點(diǎn)，制定符合現(xiàn)實(shí)的管理規(guī)章制度。

第3篇

一、采購(gòu)檔案的含義及重要性

（一）采購(gòu)檔案的含義

采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括該項(xiàng)目的全部文件材料和記錄，真實(shí)、全面反映采購(gòu)全過(guò)程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中形成的原始文件。

（二）采購(gòu)檔案對(duì)行業(yè)的重要性

煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實(shí)記錄，是行業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作，是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正是看到這點(diǎn)，才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務(wù)，以服務(wù)大局為主題，以規(guī)范管理為核心，以職能建設(shè)為基礎(chǔ)，促進(jìn)采購(gòu)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

采購(gòu)檔案管理工作更是強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范采購(gòu)行為的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，是行業(yè)精益采購(gòu)、陽(yáng)光采購(gòu)的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開(kāi)展“三項(xiàng)檢查”（工程投資、物資采購(gòu)和宣傳促銷）以來(lái)，采購(gòu)項(xiàng)目檔案就是個(gè)大專型檢查的重點(diǎn)和必查內(nèi)容，這就要求采購(gòu)項(xiàng)目檔案要具有可追溯性，采購(gòu)過(guò)程是否遵循公開(kāi)、公平、公正原則，是否體現(xiàn)陽(yáng)光操作。

二、采購(gòu)檔案管理工作的不足

從近年來(lái)行業(yè)組織開(kāi)展的檢查情況看，煙草行業(yè)的采購(gòu)工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識(shí)也明顯增強(qiáng)，但在實(shí)踐過(guò)程中采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題。

（一）歸檔責(zé)任主體不明確

目前，煙草行業(yè)收集采購(gòu)檔案的責(zé)任主體比較多，有采購(gòu)經(jīng)辦部門、下屬單位、招標(biāo)機(jī)構(gòu)等，各主體的標(biāo)準(zhǔn)不一、人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理存在極大差異。

（二）采購(gòu)過(guò)程痕跡化資料不完整

近年來(lái)，煙草行業(yè)采購(gòu)管理工作嚴(yán)格按照“應(yīng)招盡招、真招實(shí)招”原則扎實(shí)推進(jìn)，大多數(shù)的單位都是通過(guò)委托招標(biāo)開(kāi)展采購(gòu)工作。招標(biāo)機(jī)構(gòu)只參與了招標(biāo)工作的中間環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、決策和合同簽訂后的履約及驗(yàn)收評(píng)價(jià)、結(jié)算等過(guò)程并無(wú)介入；采購(gòu)經(jīng)辦部門經(jīng)歷了項(xiàng)目的全過(guò)程，但有些人員對(duì)采購(gòu)檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購(gòu)檔案的意識(shí)薄弱，從而造成采購(gòu)項(xiàng)目檔案過(guò)程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)。

（三）檔案信息化管理水平不高

信息技術(shù)的發(fā)展給采購(gòu)檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術(shù)保障。采購(gòu)檔案信息化建設(shè)可以保證檔案的安全性外，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。

正是為了適應(yīng)社會(huì)信息化的要求，從2011年全國(guó)煙草行業(yè)“兩項(xiàng)工作”試點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)召開(kāi)以來(lái)，整個(gè)行業(yè)花費(fèi)了大量的財(cái)力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)，但是整個(gè)行業(yè)的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。

三、加強(qiáng)煙草行業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的完善對(duì)策

（一）充分認(rèn)識(shí)行業(yè)采購(gòu)檔案規(guī)范化管理的重要性

目前，煙草企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識(shí)薄弱、重視程度不夠有關(guān)。部分采購(gòu)人認(rèn)為采購(gòu)工作已經(jīng)委托公司，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關(guān)資料，而公司只保存了招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程的相關(guān)痕跡化資料，項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、合同后續(xù)的驗(yàn)收、結(jié)算、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等資料未及時(shí)收集或沒(méi)有收集。為有效解決這一問(wèn)題，應(yīng)該明確檔案收集整理主體、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔業(yè)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）建立采購(gòu)檔案一項(xiàng)一卷歸檔制度

針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，于2014年年初，我們根據(jù)省公司的相關(guān)管理辦法，出臺(tái)了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確五種采購(gòu)方式的歸檔內(nèi)容和具體要求。采購(gòu)項(xiàng)目一項(xiàng)一卷資料應(yīng)該包括采購(gòu)計(jì)劃批復(fù)、采購(gòu)立項(xiàng)審批、采購(gòu)實(shí)施過(guò)程資料、合同審批、合同、驗(yàn)收入庫(kù)資料、項(xiàng)目結(jié)算等相關(guān)痕跡化資料，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀，按相關(guān)業(yè)務(wù)流程的時(shí)間邏輯順序進(jìn)行整理，并裝訂歸檔。

（三）加強(qiáng)采購(gòu)人員意識(shí)培訓(xùn)

在明確歸檔責(zé)任主體后，要加強(qiáng)采購(gòu)歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和收集歸檔意識(shí)培訓(xùn)。作為采購(gòu)項(xiàng)目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員，要樹(shù)立牢固的責(zé)任意識(shí)，明確自己的工作范圍和職責(zé)，掌握檔案管理工作的基本常識(shí)，熟悉五種采購(gòu)方式的歸檔要求。

（四）完善提高信息化管理水平