前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)紙質(zhì)檔案管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來(lái)啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

1電子文件檔案的缺陷使加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理成為必需

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募瑢㈦娮游募怼w檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲(chǔ)、多信息集成、大容量傳輸?shù)认鄬?duì)于傳統(tǒng)檔案無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，日漸成為各類文件檔案的主導(dǎo)形態(tài)。但是，從信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優(yōu)勢(shì)本身也同時(shí)成•60•為其難以克服的劣勢(shì)，概括起來(lái)主要有:

1.1存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定性降低了電子檔案的真實(shí)性和可靠性

首先，電子文件的載體一般都具有重寫性，這就使電子信息的更改和復(fù)制變得輕而易舉，并且價(jià)格低廉。又由于電子文件的技術(shù)特征只體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中，而不表現(xiàn)在最終的運(yùn)行結(jié)果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復(fù)制之后無(wú)法區(qū)分原件與復(fù)制件，造成電子檔案的真實(shí)性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學(xué)載體，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體相比，其穩(wěn)定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質(zhì)、磁場(chǎng)的作用、系統(tǒng)軟件的不斷升級(jí)、存儲(chǔ)介質(zhì)的預(yù)期壽命等，并且影響因素更多、更復(fù)雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經(jīng)過(guò)現(xiàn)代科學(xué)研究證實(shí)的各種存儲(chǔ)介質(zhì)的預(yù)期壽命:

1.2文件結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響了電子檔案的系統(tǒng)性和完整性

文件結(jié)構(gòu)包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)單地說(shuō)，載體及其狀況代表著文件的物理結(jié)構(gòu)，文件內(nèi)容的編排就是邏輯結(jié)構(gòu)。對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，載體與信息是不可分離的，因而其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是統(tǒng)一的。而電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系則比較復(fù)雜，由于文件內(nèi)容并不固定依附于特定的載體，它可以通過(guò)拷貝的形式依附在多個(gè)載體上，也可以通過(guò)分布式存儲(chǔ)的方法，將文件內(nèi)容分解后存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)和設(shè)備，這樣就造成同一份電子文件的內(nèi)容在存儲(chǔ)時(shí)出現(xiàn)載體分離現(xiàn)象，我們?cè)谧x取這份文件時(shí)就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統(tǒng)性和完整性就受到了破壞。

1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據(jù)性

傳統(tǒng)檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個(gè)實(shí)體，而且文件最初形成時(shí)的標(biāo)記也被同時(shí)固定于這一實(shí)體當(dāng)中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理，這種可分離性使得一個(gè)電子檔案往往要經(jīng)過(guò)幾次形態(tài)轉(zhuǎn)換才能保存或還原，而經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換以后的電子文件顯然失去了它的原始價(jià)值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機(jī)讀形式和人可讀形式。脆胃機(jī)讀形式，就是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)設(shè)備上的電子數(shù)據(jù)，這其實(shí)是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計(jì)算機(jī)及其附屬設(shè)備才能識(shí)別，而不為人所直接識(shí)別，因此無(wú)法作為憑據(jù)使用。所謂人可讀形式，就是將電子數(shù)據(jù)通過(guò)計(jì)算機(jī)處理和設(shè)備的輔助，轉(zhuǎn)換為文字、數(shù)字、符號(hào)、圖形等可為人識(shí)別的表達(dá)方式。但也正是由于這種轉(zhuǎn)換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實(shí)性和完整性往往容易被人質(zhì)疑，因此與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的憑據(jù)作用受到了極大的削弱。

1.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性

電子文件的共享性是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)的，但隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題日益凸現(xiàn)。例如，非授權(quán)訪問(wèn)、冒充合法用戶、線路竊聽(tīng)等非法手段會(huì)侵犯文件所有人的合法權(quán)益，造成電子檔案的泄密;利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行等惡劣手段會(huì)破壞文件數(shù)據(jù)的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內(nèi)容、改變文件來(lái)源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執(zhí)等主動(dòng)性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。

1.5信息的系統(tǒng)依賴性增加了電子檔案的管理成本

電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)硬件和軟件的性能對(duì)文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率具有直接的影響。電子文件的系統(tǒng)依賴性包括對(duì)字符編碼、軟件、硬件、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)設(shè)備更新以及加密技術(shù)的依賴，例如:一旦設(shè)備發(fā)生故障或系統(tǒng)癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)使電子文件無(wú)法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換;出于安全保密需要，人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，軟硬件更新?lián)Q代速度的不斷加快，又進(jìn)二步加大了電子文件的系統(tǒng)依賴性。因此，很有可能出現(xiàn)的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無(wú)相應(yīng)的讀取環(huán)境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時(shí)，確保文件原有的讀取環(huán)境完整保存，這樣無(wú)疑大大增加了電子檔案的管理成本。

1.6信息的環(huán)境依賴性增大了電子檔案保管和維護(hù)的技術(shù)難度

首先，電子文件中的信息必須依存于數(shù)字化的環(huán)境，為保證這些以數(shù)字化形態(tài)存儲(chǔ)的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應(yīng)的讀取、顯示等軟硬件設(shè)備，并保存相關(guān)參數(shù)，因而增加了電子檔案保管的技術(shù)難度。其次，由于數(shù)字化形態(tài)的信息不能被人所•直接閱讀，其維護(hù)工作也就不可能像傳統(tǒng)檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數(shù)字編碼往往要經(jīng)過(guò)加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護(hù)工作涉及多方面的復(fù)雜因素，對(duì)技術(shù)性也提出了更新、更高的要求。

2現(xiàn)論技術(shù)的發(fā)展使加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理成為可能

以紙質(zhì)檔案為代表的傳統(tǒng)檔案，由于數(shù)量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)管理工作帶來(lái)了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢(shì)。但隨著現(xiàn)論技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，改進(jìn)和加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:

2.1現(xiàn)代檔案學(xué)的建設(shè)為加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理提供了理論指導(dǎo)

從檔案學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，現(xiàn)代檔案學(xué)不僅成為一門獨(dú)立的科學(xué)，而且已經(jīng)建設(shè)成包括.檔案管理學(xué)、檔案編纂學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、檔案文書學(xué)、檔案史料學(xué)等若干分支學(xué)科構(gòu)成的科學(xué)體系。這些分支學(xué)科大量的研究成果，為改善紙質(zhì)檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)提供了豐富的理論指導(dǎo)。

2.2現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展為妥善保護(hù)紙質(zhì)檔案提供了客觀條件

現(xiàn)代物理、化學(xué)、生物學(xué)、氣象學(xué)、光學(xué)、建筑學(xué)和環(huán)境科學(xué)等多學(xué)科的理論發(fā)展，均有助于提高紙質(zhì)檔案保護(hù)的技術(shù)水平。比如，通過(guò)建立環(huán)境自動(dòng)化保護(hù)體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)和防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)測(cè);通過(guò)預(yù)防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長(zhǎng)紙張的預(yù)期壽命;通過(guò)建筑結(jié)構(gòu)和光熱效能的綜合運(yùn)用，可以有效改善紙質(zhì)檔案的生存環(huán)境，等等。

2.3縮微技術(shù)的成熟使紙質(zhì)檔案的傳遞和存儲(chǔ)變得更加經(jīng)濟(jì)

檔案存儲(chǔ)的縮微技術(shù)，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復(fù)制品，進(jìn)行儲(chǔ)存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影。縮微技術(shù)的成熟，一方面使我們?cè)趥鬟f、運(yùn)輸和查閱檔案文件時(shí)，無(wú)需再面對(duì)汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復(fù)制品的普遍運(yùn)用也對(duì)紙質(zhì)檔案原件起到了很好的保護(hù)作用。此外，目前世界上有些國(guó)家已經(jīng)承認(rèn)縮微復(fù)制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經(jīng)縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認(rèn)同，那么檔案的存儲(chǔ)成本將會(huì)得到極大的降低。

2.4計(jì)算機(jī)的推廣使紙質(zhì)檔案的查找和利用變得更加方便

電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案編目與檢索的自動(dòng)化。而計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索相比具有明顯的優(yōu)勢(shì):一是方便實(shí)用。利用計(jì)算機(jī)提供的各種軟件，可以通過(guò)查找關(guān)鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項(xiàng)目結(jié)合起來(lái)進(jìn)行組合查詢。二是簡(jiǎn)明快捷。只要在檢索系統(tǒng)上輸人幾個(gè)關(guān)鍵詞語(yǔ)，甚至可以采用模糊查詢的手段，方便地查找紙質(zhì)檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質(zhì)量較好的軟件時(shí)，計(jì)算機(jī)檢索的“查全率”和“查準(zhǔn)率”都會(huì)明顯高于手工檢索。

3紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀仍需得到進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)

前文說(shuō)明了電子信息時(shí)代加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的必要性和可能性。但從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，紙質(zhì)檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

3.1檔案管理人員觀念陳舊

我國(guó)檔案工作的傳統(tǒng)職責(zé)是“資政存史”，檔案管理人員習(xí)慣于長(zhǎng)期的封閉禁錮、因循守舊、與世無(wú)爭(zhēng)，“重保管、輕利用，重歷史、輕現(xiàn)實(shí)”的狀況一時(shí)難以得到根本扭轉(zhuǎn)。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉(zhuǎn)變觀念，盡快樹立和不斷增強(qiáng)開(kāi)放服務(wù)的意識(shí)，創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，競(jìng)爭(zhēng)生存的意識(shí)，下大力氣研究傳統(tǒng)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，在妥善保管的同時(shí)努力提升檔案文化的品位，經(jīng)常性地開(kāi)展專題展覽活動(dòng)，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質(zhì)量的研究成果。

3.2專業(yè)館與各單位發(fā)展不均衡

隨著對(duì)檔案工作重要性的不斷認(rèn)識(shí)，目前除圖書館、檔案館、資料館等專業(yè)場(chǎng)館外，企、事業(yè)單位也大多建立起了自己的檔案管理部門。但在辦公自動(dòng)化技術(shù)日益成熟的今天，很多單位純粹依賴于電子檔案，過(guò)分強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化辦公”，忽略了紙質(zhì)檔案的收集與保管，使電子檔案成為無(wú)源之水。一旦由于載體受損或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)而造成電子檔案的缺失，往往會(huì)給單位工作帶來(lái)極大的被動(dòng)。

3.3紙質(zhì)檔案與電子檔案不相配套

由于電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性不如紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長(zhǎng)期并存，雙軌運(yùn)行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質(zhì)檔案是紙質(zhì)檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運(yùn)作、互不關(guān)聯(lián)，失去了并存的實(shí)際意義。只有在電子文件歸檔的同時(shí)，附上與其內(nèi)容一致并帶有完整簽章和說(shuō)明的紙質(zhì)文件，讓兩種載體相互配套，并軌運(yùn)行，才能真正達(dá)到加強(qiáng)檔案管理的最終目的。

3.4檔案文書質(zhì)量不高

文書是檔案的源頭，文書處理工作質(zhì)量的好壞，將直接關(guān)系到日后檔案工作能否順利開(kāi)展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書質(zhì)量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業(yè)單位的常見(jiàn)現(xiàn)象。文書體例不合規(guī)范，文字撰寫不符要求，文件資料不夠完整，嚴(yán)重影響了檔案的保存與使用價(jià)值。這就要求我們從源頭抓起，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)狠抓文書的質(zhì)量管理，全面提升文書和檔案的管理水平。

3.5檔案調(diào)閱和周轉(zhuǎn)速度不快

形成這種狀況的原因主要有兩個(gè):一是室藏檔案結(jié)構(gòu)缺乏整體性，卷內(nèi)文件組合缺乏連續(xù)性，造成查找資料困難，影響了調(diào)檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長(zhǎng)期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉(zhuǎn)速度。這就要求檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)聯(lián)系，把好整理立卷關(guān);督促文書部門建立嚴(yán)格的呈閱、催交制度，把好文件運(yùn)轉(zhuǎn)關(guān);規(guī)范文件交接、鑒定、歸檔手續(xù)，把好歸檔接收關(guān);積極組織協(xié)調(diào)，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環(huán)關(guān)。

第2篇

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：

1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。

第3篇

1.電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的基本現(xiàn)狀

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，90%以上的文件產(chǎn)生方式均為電子化，電子檔案的產(chǎn)生也變得更為普遍化。紙質(zhì)文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進(jìn)行利用，紙質(zhì)文件和電子文件是一對(duì)一存在的，想要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件可以通過(guò)以下2種方式來(lái)完成：（1）由計(jì)算機(jī)生成調(diào)子文件，然后通過(guò)打印形成紙質(zhì)文件；（2）將紙質(zhì)文件通過(guò)掃描手段之后再進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成電子版本。1.1對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不夠充分，收集不夠完整電子文件相對(duì)于紙質(zhì)文件而言是一項(xiàng)新生的事物，人們對(duì)于電子文件的功能和作用沒(méi)有得到充分的認(rèn)識(shí)，尤其是先前比較熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的管理者，沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質(zhì)文件的管理上，對(duì)于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現(xiàn)。舉例來(lái)說(shuō)，各個(gè)檔案形成部門從計(jì)算機(jī)形成電子文件，在歸檔時(shí)將電子文件打印成紙質(zhì)文件之后移交給檔案管理部門。但是，當(dāng)檔案部門歸檔之后，需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描之后將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財(cái)力等資源的浪費(fèi)，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達(dá)結(jié)構(gòu)和表達(dá)性能，而且也把安全性方面會(huì)出現(xiàn)的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來(lái)方便的同時(shí)，還帶來(lái)了安全信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.紙質(zhì)檔案、電子檔案的基本特點(diǎn)

2.1紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案原始記錄性的特點(diǎn)，此種方式不僅僅體現(xiàn)在存儲(chǔ)介質(zhì)的原始真實(shí)性方面，而且還體現(xiàn)在原始依附性上面。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過(guò)依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實(shí)踐研究證明，紙張能夠長(zhǎng)期保存好檔案文獻(xiàn)。紙質(zhì)具有很強(qiáng)的耐久性，在一定條件下發(fā)生水解反應(yīng)時(shí)，不難發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案能夠延長(zhǎng)到上百年左右或者上千年的時(shí)間；（3）原始憑證性。從發(fā)展過(guò)程中來(lái)看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點(diǎn)（1）豐富性。電子檔案信息存儲(chǔ)具有豐富性特點(diǎn)，電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點(diǎn)使得電子檔案信息的存儲(chǔ)量變得越來(lái)越豐富，相比起紙質(zhì)媒體而言，存儲(chǔ)的信息不僅僅能夠簡(jiǎn)化各種信息檔案管理環(huán)節(jié)，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動(dòng)形象性。隨著網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過(guò)視頻和數(shù)字代碼等形式來(lái)存儲(chǔ)信息的原來(lái)形態(tài)，不僅僅能夠反映出信息的動(dòng)態(tài)化，而且能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的單一性；（3）準(zhǔn)確性。由于電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，通過(guò)記錄代碼或者數(shù)組等形式，對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)或者編輯處理，從計(jì)算機(jī)逐漸轉(zhuǎn)換成可聽(tīng)或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中的各種處理能力；（4）共享性。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以隨時(shí)更換檔案信息內(nèi)容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時(shí)擺脫空間和時(shí)間的制約，在不同的時(shí)間以及不同的地點(diǎn)進(jìn)行共享成為可能，讓人們能夠從第一時(shí)間獲得自己想要的文件資料信息。總而言之，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實(shí)踐，廣泛提高工作效率，降低工作強(qiáng)度。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案的主要缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)在：（1）同一實(shí)踐和同一地點(diǎn)只允許一個(gè)人使用，而不能夠?qū)⑿畔①Y源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來(lái)很大不便，管理手段相對(duì)而言比較落后。電子檔案的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)在：（1）電子文件可以被修復(fù)，可以被復(fù)制，但是修復(fù)之后不會(huì)留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無(wú)法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導(dǎo)致電子檔案不能夠被之間進(jìn)行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會(huì)造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對(duì)于環(huán)境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲(chǔ)介質(zhì)壽命比不上紙質(zhì)檔案。

4.紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期檔案管理的策略研究