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［關鍵詞］信息系統；醫院檔案；現代化管理

隨著醫療事業的快速發展，傳統的檔案管理模式已經表現出明顯的局限性，限制了檔案的深度開發和利用。因此，結合醫院檔案管理實際情況與先進的現代信息技術手段，探索檔案管理信息化新模式，不僅使管理人員更加方便、快捷地整理檔案資料，對于醫院節約人力和財力成本，提高工作效率與管理水平，實現醫院現代化建設都具有重要的現實意義。

1檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是指運用現代管理手段，借助計算機通信技術，對檔案管理的傳統方式進行改革。廣泛地使用電子設備，將紙質載體的材料轉化為電子檔案，利用計算機完成錄入、修改、輸出、查詢等，具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，在設定的標準化流程下，能及時、大量、完整地對檔案進行保存和利用，辦公無紙化的趨勢也使得檔案電子化儲存成為一種必然［1］。目前我國越來越多的醫院開始引入信息化管理的手段，建立起數字化的管理系統，實現對各類檔案信息快捷、高效的整理與查詢，實現了醫院檔案管理的高效化和數字化。

2檔案現代化管理的應用

隨著醫院信息化建設的推進，多數醫院已采用辦公自動化系統（OA系統）進行辦公信息的收集與處理、流動與共享，基本實現了數字化辦公。

2.1文書檔案管理

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括各級各類請示、報告、上級批復、通知、信函、簡報等以及院內會議記錄、計劃和總結等，它們在內容、形式上有一定共性。文書檔案管理界面包括添加、查詢、導出excel、打印功能，錄入時按照檔案歸檔編號規則進行基本信息錄入，將文件電子版本添加至附件，保存后存入后臺，可通過實體分類號及歸檔年份進行查詢。

2.2實物檔案管理

“實物檔案”是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發展歷史。實物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類：本單位的集體或個人獲得的獎杯、獎狀、錦旗、榮譽證書等；活動中獲贈的紀念品或本單位的紀念品、宣傳品；上級領導、知名人士的題詞字畫等其它有保存價值的實物。實物檔案的信息化管理與文書檔案基本相似，但需要上傳實物照片作為附件，方便日后對照查詢。

2.3聲像檔案

管理是社會組織以及個人在經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。早期的聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式，磁性材料存在易損壞的缺點，而現有的聲像檔案將音頻、視頻文件上傳至軟件后臺，保存在數據庫內，存儲量大，保存時間久，調閱方便。

3醫院檔案工作存在的缺陷及改進措施

目前，醫院檔案普遍存在管理手段落后、信息化水平低下、管理人員專業素質和業務能力參差不齊等缺陷，嚴重制約著醫院檔案工作發展，導致醫院檔案不能充分發揮作用。

3.1基礎設備不齊全

軟硬件設施是實現檔案網絡化管理的基礎，隨著檔案數量的增長和檔案需求率的增高，原有的檔案管理系統已經不能適應現代化檔案的需求，存在設備不齊全、軟件版本滯后、功能面單一等缺陷，嚴重阻礙了檔案管理工作的進程。我院目前正積極更新檔案硬軟件，要結合醫院本身的實際情況，根據信息化發展進程更換電腦配件，并開發適用于本院的檔案管理軟件，方便檔案管理人員對檔案進行分類管理。

3.2管理人員的業務水平有待提高

檔案管理人員不僅僅是作為檔案的管理者，更多的是檔案的信息收集者、資源共享者和傳播提供者。作為檔案管理人員，必須具備足夠的業務水平和專業知識。目前，醫院的檔案管理人員長期只負責檔案工作，知識面單一狹窄，不能適應現在多元化的管理工作，且檔案管理人員缺乏，后備力量不足，工作任務繁重。并且大部分檔案管理人員對計算機的應用能力不足，不能準確地操作檔案管理系統［2］。為改善這一現象，我院積極加強醫院檔案管理人員隊伍建設，提高管理人員的業務水平，參加各類檔案管理培訓班，并前往省市檔案館等機構進行現場學習，加強學術交流，在交流過程中通過借鑒和學習彌補自身工作的缺陷，使得管理人員能夠順應時展的潮流，掌握主動創新檔案管理方式，把醫院綜合檔案管理工作做到實處。

3.3檔案管理范圍不明確

隨著醫院運行機制的不斷改革，檔案內容越來越多元化，行政檔案、基礎檔案、財務檔案等各類檔案都包括在其中，對這些檔案在管理職責和管理部門暫時沒有做出準確的范圍劃分，使得檔案的管理十分混亂，一些重要的檔案資料并沒有被納入檔案管理的范圍，出現了重要資料丟失的情況。為此，我院建立健全了院內檔案工作制度，形成有序的管理體系，使工作更加規范、便捷，有章可循。各科室部門要根據自己部門的職責把相應的檔案資料收集齊全，方便綜合檔案管理人員進行整理入檔；利用計算機技術把醫院綜合檔案做成詳細的列表，建立一套完整的檔案系統；綜合檔案的管理人員要注意電子檔案的實時收集和更新，防止重要文件資料的丟失。

3.4電子檔案的安全性

電子檔案是擁有方便快捷、存儲量大、管理效率高等優勢，但也存在信息安全性較差的劣勢。因為電子檔案本身是利用互聯網技術形成的，其穩定性較差，文件的內容容易發生改變；隨著網絡技術日漸發達，黑客、病毒等網絡問題也隨之而來，電子檔案容易遭受黑客或者病毒的攻擊，使檔案內的數據無法修復，嚴重影響醫院信息的安全［3］。

我院對現有的檔案系統進行嚴密的驗證；定期對計算機系統進行更新升級，對黑客、病毒的攻擊形成自動修復系統；同時進行長期保存的檔案資料做成備份，防止資料的丟失［4］，采取多種措施保障檔案安全。醫院的綜合檔案作為醫院管理的重要組成部分，適應電子化是新時期發展的必然要求，醫院檔案管理中需要準確認識網絡管理的重要性以及存在的問題。依據網絡化管理的實用性和先進性，探索出一條適合醫院自身發展的網絡化管理道路，才能真正推動醫院檔案信息化的發展和進程。

［參考文獻］

［1］夏美華.電子病歷檔案的現狀分析與管理對策［J］.江蘇衛生事業管理，2013，24（2）：61-62.

［2］丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策［J］.中國現代醫生，2014，52（2）：116-118.

［3］張記銘.淺析檔案管理現代化［J］.黑龍江對外經貿，2010，24（5）：105-106.

［4］劉英.醫院檔案管理現代化建設的初探［J］.中國醫療前沿：學術版，2008，3（5）：51-52.

作者：徐震；杜宣寧 單位：南京市婦幼保健院辦公室