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《機(jī)電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、電大檔案管理工作中存在的問題

電大的檔案管理工作是電大事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。電大檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體形式的材料。隨著電大管理體制的改革和以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，勢(shì)必給電大檔案管理工作帶來新的變化，提出更高的要求。中央電大和各省級(jí)電大的檔案管理工作都要遵照教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求規(guī)范進(jìn)行。各級(jí)基層電大是中央電大和省級(jí)電大具體執(zhí)行教務(wù)教學(xué)、科研和管理的教學(xué)單位，如何結(jié)合電大實(shí)際開展檔案管理工作，需要中央電大和省級(jí)電大檔案管理部門對(duì)地市級(jí)電大檔案管理提出規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化建設(shè)的要求，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期進(jìn)行檢查和監(jiān)督，同時(shí)提出整改要求。目前各級(jí)基層電大檔案管理工作還十分薄弱，具體表現(xiàn)為以下幾方面的問題。

1.思想觀念落后，檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，從上至下沒有形成對(duì)檔案管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案工作的開展遇到很多阻力和困難。

2.許多基層電大沒有建立檔案室，檔案都分散在各個(gè)部門或個(gè)人手中，沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致學(xué)校檔案遺失、損壞嚴(yán)重。

3.經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施配備沒有完全到位，沒有建立檔案管理軟件系統(tǒng)或系統(tǒng)不具備通用性；沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，與其它部門合屬辦公。檔案事業(yè)發(fā)展的相對(duì)滯后與電大的蓬勃發(fā)展明顯不協(xié)調(diào)。

4.檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與檔案事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)。從事檔案管理的人員大多沒有上崗證，沒有參加過檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有建立兼職檔案員體系。

5.檔案管理制度的執(zhí)行和落實(shí)不到位。很多重要的數(shù)據(jù)收集不上來，造成學(xué)校檔案不完整，缺失較多。

6.由于檔案管理不規(guī)范，檔案缺失嚴(yán)重，為了應(yīng)付上級(jí)部門的評(píng)估檢查，突擊收集整理檔案，甚至閉門造車、篡改文件材料、“筆下開花”的現(xiàn)象屢見不鮮，造成檔案嚴(yán)重失真。

二、加強(qiáng)基層電大檔案管理工作的思考及建議

針對(duì)基層電大檔案管理工作中存在的諸多問題，筆者對(duì)如何做好基層電大檔案管理工作提出如下幾點(diǎn)思考。

1.必須高度重視和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平高低的一個(gè)重要尺度。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將檔案工作納入學(xué)校的統(tǒng)一規(guī)劃、計(jì)劃和管理制度中，把檔案工作列入各單位崗位職責(zé)并作為年終考核標(biāo)準(zhǔn)之一。

2.建立和加強(qiáng)基層電大檔案工作的管理體系根據(jù)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，由中央電大或省電大牽頭對(duì)基層電大檔案工作做一次調(diào)研，制定出一個(gè)關(guān)于基層電大檔案工作的指導(dǎo)意見和辦法，規(guī)范基層電大檔案管理工作，并進(jìn)行檢查、督查和指導(dǎo)。

3.必須加強(qiáng)建章立制建立健全檔案管理規(guī)章制度是加強(qiáng)基層電大檔案工作的首要任務(wù)。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則，《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規(guī)范的建立，有利于提高全員檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理工作。要認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，在工作中堅(jiān)持照章辦事，確保檔案質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化。

4.加強(qiáng)檔案室建設(shè)電大各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視加強(qiáng)檔案室建設(shè)，從人力、財(cái)力、物力上給予支持，特別是在檔案場所、軟件硬件設(shè)施等方面要到位并符合要求，及時(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問題，為檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和便利的條件。

5.建立一支專兼職結(jié)合的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)學(xué)校檔案是由各種有保存價(jià)值的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，文件材料轉(zhuǎn)化為檔案，一般要通過“歸檔”來實(shí)現(xiàn)，這些文件材料來源于各個(gè)部門，因而各部門文件材料收集工作做得好與壞直接影響到案卷的質(zhì)量，如果文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確，則檔案的數(shù)量和質(zhì)量就能得到保證。文件材料是檔案的基礎(chǔ)，什么樣的文件材料，就形成什么樣的檔案，哪個(gè)部門文件材料質(zhì)量不過關(guān)，哪個(gè)部門的檔案質(zhì)量就不高。文件材料形成單位要實(shí)行預(yù)立卷制度，基層檔案員承擔(dān)著每個(gè)部門文件材料的收集、整理工作，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。因此必須建立健全兼職檔案員隊(duì)伍，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。一支專兼職結(jié)合的高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍和健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，直接決定了單位檔案管理的水平。要建設(shè)一支專兼職結(jié)合的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍必須做到以下幾點(diǎn)。(1)各部門要確定兼職檔案人員，每學(xué)期研究和布置本部門的檔案工作，檢查執(zhí)行情況，及時(shí)解決檔案收集、歸檔工作中存在的問題。(2)要抓好本部門檔案文件材料的收集積累工作，保證兼職檔案人員從事立卷工作的時(shí)間，支持、督促和考核本部門兼職檔案員的工作。(3)要加強(qiáng)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力，保證人人都持有檔案人員上崗證，從而全面提高單位的檔案管理水平。(4)學(xué)校每年要依照檔案立卷歸檔要求，對(duì)歸檔部門進(jìn)行檢查、評(píng)比，對(duì)檔案工作成績突出的部門和優(yōu)秀檔案人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

6.進(jìn)一步規(guī)范部門兼職檔案員工作流程部門兼職檔案員文件收集、組卷流程如下圖所示：部門兼職檔案員的工作要嚴(yán)格按照檔案文件材料收集、組卷的流程進(jìn)行，確保檔案的完整準(zhǔn)確、真實(shí)系統(tǒng)，不斷提高檔案管理水平。

7.進(jìn)一步完善檔案室工作流程檔案室檔案歸檔、保管、利用、信息加工流程如下圖所示：通過對(duì)上述舉措的貫徹落實(shí)，基層電大檔案管理工作水平一定會(huì)有一個(gè)顯著的提升，檔案工作服務(wù)電大人才培養(yǎng)中心工作的能力也將大幅提高。

目前，中山電大檔案工作在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和領(lǐng)導(dǎo)下，取得了長足的進(jìn)步。特別是學(xué)校以辦學(xué)三十周年為契機(jī)，成立籌備組對(duì)建校三十年的辦學(xué)成果進(jìn)行了深入、系統(tǒng)的收集、整理與總結(jié)，彌補(bǔ)了學(xué)校許多歷史檔案的空白，為中山電大檔案工作傳承歷史、開拓未來做出了貢獻(xiàn)。為全面加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在多種場合采取不同的方式宣傳檔案工作，督促和推動(dòng)學(xué)校檔案工作的全面開展；制定了一系列檔案管理辦法；建立了兼職檔案員隊(duì)伍，并創(chuàng)造條件對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使兼職檔案員持證上崗，全面提高了檔案業(yè)務(wù)水平；加強(qiáng)檔案室建設(shè)，及時(shí)解決檔案工作中的實(shí)際困難，為檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境和條件；同時(shí)采取各種方式提高專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，如組織他們到兄弟電大、省電大學(xué)習(xí)、取經(jīng)，結(jié)合電大實(shí)際，科學(xué)、規(guī)范地做好學(xué)校檔案管理工作。中山電大的檔案管理工作已走在了基層電大的前列。當(dāng)今檔案管理已進(jìn)入信息化、數(shù)字化的時(shí)代，基層電大的檔案管理工作還將進(jìn)一步加大建設(shè)力度，推動(dòng)電大檔案管理信息化更上一層樓，為此我們?nèi)沃囟肋h(yuǎn)，電大全體同仁要共同努力，開創(chuàng)電大檔案管理工作的新天地。

作者：曹林單位：中山廣播電視大學(xué)