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信息化管理系統(tǒng)是一種系統(tǒng)化管理模式,強調按系統(tǒng)思想管理信息化建設的相關事務,以達到提高企業(yè)信息化實施成功率的目的。為了適應系統(tǒng)化的管理需要,信息化管理系統(tǒng)采用了戴明模型,即按照PDCA循環(huán)思想,通過識別影響企業(yè)信息化的因素,有針對性地制定計劃和管理方案,實施運行控制,并采取必要的監(jiān)控和測量,發(fā)現(xiàn)問題,實施改進,實現(xiàn)管理系統(tǒng)的持續(xù)有效運行。
2信息化管理系統(tǒng)的實施步驟
2.1系統(tǒng)策劃系統(tǒng)策劃的實施步驟,包括企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、企業(yè)信息化規(guī)劃、信息化管理系統(tǒng)過程識別、建立系統(tǒng)總體結構和編制系統(tǒng)文件6個步驟。第1步:企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。確定企業(yè)的戰(zhàn)略定位和戰(zhàn)略目標,明確企業(yè)是做什么的,是一個什么樣的企業(yè)。如何將企業(yè)的要目標、方針、策略和行動信號構成一個協(xié)調的體結構和總體行動方案第2步:企業(yè)信息化規(guī)劃。通過對企業(yè)信息化應用現(xiàn)狀的優(yōu)勢、弱點、挑戰(zhàn)和機遇進行分析,使企業(yè)充分認識到其自身的發(fā)展階段以及信息化水平所處的層次。開展企業(yè)信息化瓶頸分析,針對企業(yè)業(yè)務流程現(xiàn)狀,找到阻礙企業(yè)信息化發(fā)展的關鍵點,增加決策的準確性,決策者根據(jù)企業(yè)信息化現(xiàn)狀和瓶頸分析來確定適合企業(yè)的信息化發(fā)展規(guī)劃。第3步:信息化管理系統(tǒng)過程識別。其內容包括確定信息化管理系統(tǒng)適用范圍、確定方針、目標設定與分解、所需資源分析等。根據(jù)信息化管理系統(tǒng)內容確定系統(tǒng)適用范圍,以指導信息化管理系統(tǒng)的建設;確定系統(tǒng)方針,以它作為信息化管理系統(tǒng)建設的推進原則;設定系統(tǒng)目標,以明確企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展方向,然后根據(jù)總的目標,明確各個階段每個部門的目標,以保證企業(yè)總的信息化目標的實現(xiàn)。第4步:建立系統(tǒng)總體結構。參照ISO9000質量管理系統(tǒng)的方法,對識別出的信息化管理系統(tǒng)過程進行分層歸類,建立3層結構,分別為系統(tǒng)層、過程層和活動層。第5步:編制系統(tǒng)文件。根據(jù)建立的系統(tǒng)總體結構,系統(tǒng)文件也分為3層,其內容包括管理手冊、程序文件和相關記錄的編制。系統(tǒng)文件的建立有利于企業(yè)信息化管理的制度化、標準化,有利于規(guī)范員工的行為,有利于提高企業(yè)整體水平,并為員工學習和培訓提供了良好的教材。第6步:系統(tǒng)文件的評審。由企業(yè)系統(tǒng)管理部門組織相關人員對系統(tǒng)文件進行評審,然后正式。
2.2系統(tǒng)運行在系統(tǒng)文件完成評審和后,系統(tǒng)運行的步驟,包括宣傳、培訓、組織調整和資源配置,信息化管理系統(tǒng)實施4個步驟。宣傳、培訓和培訓主要針對的是部門領導和從事企業(yè)信息化工作的骨干人員。其主要內容包括與企業(yè)信息化相關的各種理念、技術和方法。組織調整和資源配置是根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃中制定的企業(yè)業(yè)務模型以及信息系統(tǒng)規(guī)劃中對組織、資源配置的需求,對組織進行相應的調整,對資源進行合理的優(yōu)化配置,以解決企業(yè)舊體制對信息化工作的阻礙。
2.3系統(tǒng)評價該階段主要是對系統(tǒng)運行過程的監(jiān)控,主要內容包括內部審核、過程測量和監(jiān)控、信息化效益評價、應急準備和反應。通過對運行過程的評審和對數(shù)據(jù)的收集分析,使企業(yè)決策層清楚地知道信息化管理系統(tǒng)和信息系統(tǒng)的運行情況和需要改善之處。
2.4系統(tǒng)改進根據(jù)系統(tǒng)評價的輸出成果,制定一系列相應的糾正措施和預防措施,對系統(tǒng)運行過程提出過程改進意見,促使企業(yè)信息化水平螺旋上升,業(yè)務流程越來越優(yōu)化,綜合實力不斷增強。
3結束語
信息化管理系統(tǒng)的內容基本涵蓋了信息化建設的各個方面,采用標準化的管理方式,運用過程方法,通過系統(tǒng)文件指導企業(yè)做什么、怎么做、由誰去做,避免出現(xiàn)缺乏監(jiān)管、控制不力、運營不善等現(xiàn)象,有利于規(guī)范企業(yè)信息化的建設行為,提高企業(yè)信息化實施的成功率。
作者:朱永東趙康單位:陜西中煙工業(yè)有限責任公司延安卷煙廠