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在計劃經(jīng)濟體制下，傳統(tǒng)行業(yè)勘察設(shè)計企業(yè)前身一般為事業(yè)單位，承擔的設(shè)計業(yè)務多為國家分配。隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，部分事業(yè)單位逐步完成改企轉(zhuǎn)制，業(yè)務來源由指派轉(zhuǎn)化為市場競爭。近年來，我國招投標制度更加完善，法制化建設(shè)不斷深入，業(yè)務尋源、合同簽訂、合同履約、合同付款等程序更加正規(guī)，合同管理日趨成熟。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，企業(yè)領(lǐng)導者意識到信息化建設(shè)在企業(yè)管理中的重要作用，從而不斷增加信息化建設(shè)方面的投入。合同管理具有大數(shù)據(jù)量、多環(huán)節(jié)、動態(tài)性等特性，如何充分利用信息化手段，實現(xiàn)合同管理從人工到智能，從粗獷到精細的轉(zhuǎn)化，成為亟需解決的問題。

1.傳統(tǒng)合同管理方式的弊端

合同管理存在多個管理環(huán)節(jié)，是復雜的、動態(tài)的。整個過程參與人數(shù)較多，涉及到?jīng)Q策層、經(jīng)營人員、財務人員和檔案管理人員。傳統(tǒng)的合同管理停留在人工管理、紙質(zhì)管理，屬于粗獷管理，彼此信息交流較少，溝通不及時。隨著業(yè)務量不斷增大，存在的問題逐漸凸顯，主要體現(xiàn)在以下方面：經(jīng)營狀況方面：由于合同量大，決策層及經(jīng)營部門很難對企業(yè)整體經(jīng)營狀況了解把握，容易存在管理漏洞。客戶維護方面：由于客戶和項目的信息量大，經(jīng)營人員偶爾會遺漏一些客戶或項目的需求，造成跟蹤不及時不到位。合同簽訂方面：由于合同量大，往往存在本企業(yè)合同蓋章后，交由對方蓋章，而由于各種原因，對方并未蓋章并返還合同。合同回款方面：發(fā)票和收款間對賬工作繁瑣，容易造成票款不一致的情況。另外，合同及收款記錄混亂且很零散、很難對每筆收款項了如指掌，很容易遺漏收款。信息共享方面：每個經(jīng)營人員都有自己獨立的客戶和項目，但是一般都無法全面了解整個企業(yè)的客戶和項目動態(tài)，客戶和項目信息無法快速共享，無法獲取一些已有的經(jīng)驗，因此，可能會造成一些重復的勞動，從而降低效率。統(tǒng)計臺賬方面：由于企業(yè)的經(jīng)營管理部門需要跟蹤和維護客戶、合同等項目信息，其工作量非常之大，并且客戶維護、合同簽訂、合同歸檔、經(jīng)營項目等管理的負責人不同，容易造成信息遺漏或不一致，致使登記與維護工作十分煩瑣。

2.構(gòu)建合同信息化管理平臺

提高合同管理水平，可充分利用信息化手段，建立合同信息化管理平臺，在平臺上完成合同審批、合同蓋章、合同登記、收付款控制等，上游至項目前期管理包括：客戶信息維護、項目尋源、投標申請、投標文件審批、投標結(jié)果維護等，下游至項目立項、生產(chǎn)分配、設(shè)計過程管理、成果交付、文件歸檔等，可實現(xiàn)客戶信息維護、合同管理、收付款、項目進度管理、人員負荷監(jiān)控，并為經(jīng)營人員、生產(chǎn)人員、財務人員和檔案管理人員提供信息共享，同時，決策層可以隨時查看各類報表及隨時查看企業(yè)的關(guān)鍵指標，俯瞰生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為經(jīng)營決策提供實時的數(shù)據(jù)支持及依據(jù)，提高管理水平，可以讓領(lǐng)導及時了解企業(yè)的經(jīng)營狀況。

2.1合同信息化管理過程

在接到客戶委托或項目中標后，項目進入合同管理階段，合同管理包含：外委合同管理和委外合同管理兩大部分。當企業(yè)將承接的項目外委給另外的供方后應進行委外合同管理。在經(jīng)營合同正式簽訂前，企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)部門及人員，如：經(jīng)營部門及企業(yè)領(lǐng)導，對合同的內(nèi)容進行評審。企業(yè)經(jīng)營部門的員工，對已經(jīng)評審過并簽訂完成的合同進行維護登記，維護的內(nèi)容包括：合同簽訂的時間、甲乙雙方信息、合同有效期限、合同當前狀態(tài)、合同金額以及該合同關(guān)聯(lián)的項目信息、收款項信息等。在經(jīng)營合同擬定的收付款節(jié)點，經(jīng)營部門還需要對項目的收款和發(fā)票進行登記、對賬管理等。經(jīng)營合同的統(tǒng)一登記管理，方便經(jīng)營部門的人員查詢、管理經(jīng)營合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時，也能為需要用到合同信息的其他模塊，提供統(tǒng)一的基礎(chǔ)合同信息數(shù)據(jù)源。合同信息化管理平臺中，合同可關(guān)聯(lián)生產(chǎn)項目，一個合同可關(guān)聯(lián)多個生產(chǎn)項目，亦可關(guān)聯(lián)多個收款項信息。收款項信息可在合同維護中進行修改和刪除。收款項修改后，其關(guān)聯(lián)的收款計劃信息同步變化，收款項刪除后，其關(guān)聯(lián)的收款計劃一并刪除。收款計劃是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營合同、收款項再次分解、細化的結(jié)果，每筆收款計劃都有其對應的屬性、狀態(tài)。相關(guān)計劃管理人員或企業(yè)領(lǐng)導可以透過收款計劃數(shù)據(jù)，明確、清晰的了解到企業(yè)每筆收款計劃的當前狀態(tài)以及歷史狀態(tài)。收款計劃功能，是企業(yè)對收款精細化管理的體現(xiàn)，也是企業(yè)相關(guān)人員對收款計劃歷史信息追溯、管理的體現(xiàn)。合同信息化管理平臺，可協(xié)助梳理合同、發(fā)票與到款之間的關(guān)系。經(jīng)營人員依據(jù)合同條款中收款項進行開票申請，財務人員對通過審批的申請進行發(fā)票登記，到款后再將到款與發(fā)票關(guān)聯(lián)。通過以上3步操作，完成開票申請、發(fā)票登記、到款登記以及票款對應、發(fā)票、到款與合同對應的復雜邏輯功能。

2.2合同信息化管理方式的優(yōu)點

清晰的邏輯關(guān)系:全面梳理客戶、合同、經(jīng)營項目三者之間的邏輯關(guān)系，建立以合同為核心的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。以計劃收款項為中心，明晰了客戶、合同、經(jīng)營項目、開票、收款之間的數(shù)據(jù)關(guān)系。簡捷、易用的操作方式:通過簡單的操作，就能完成票款對應、發(fā)票、到款與合同或項目對應的復雜邏輯功能。豐富、全面的報表類型:針對客戶、合同、項目都有多維度的統(tǒng)計報表。從決策層、經(jīng)營部門管理人員、基層員工等多角度提供對應的統(tǒng)計報表。強大的監(jiān)控功能:可隨時查看企業(yè)總體或各個部門經(jīng)營狀況及關(guān)鍵業(yè)績指標。以圖表形式展現(xiàn)，直觀清晰，一目了然。領(lǐng)導查詢更加快捷直觀：便于領(lǐng)導查看企業(yè)整體及各個部門經(jīng)營狀況及關(guān)鍵業(yè)績指標；報表中心：豐富的報表類型。信息共享積累、提升工作效率:客戶、合同、前期項目信息有效管理和查看，方便隨時查詢并且提供友好的界面和便捷的操作方式，減輕經(jīng)營人員工作量。深入跟蹤客戶、提升客戶滿意度：各個客戶及經(jīng)營項目的信息及跟蹤記錄均可方便查詢跟蹤，可避免因內(nèi)部信息不一致而造成客戶不滿意，提高客戶滿意度。促進合同簽訂、促進及時足額收款：合同、項目、發(fā)票、收款、收款項間的對應關(guān)系十分清晰，可以非常方便的了解到實際與計劃的收款情況，避免遺漏。信息化管理、規(guī)范經(jīng)營工作制度：明確各層經(jīng)營人員的工作職責，規(guī)范經(jīng)營工作流程，提高工作效率，提升市場經(jīng)營管理規(guī)范性。

3.合同信息化管理應注意的事項和建議

合同信息化管理，旨在提高生產(chǎn)經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息共享，利用信息化手段，挖掘合同管理上下游邏輯管理，在提高工作效率的同時，為決策層提供直觀的決策依據(jù)。合同信息化管理優(yōu)勢的實現(xiàn)，單純依靠構(gòu)建管理平臺是遠遠不夠的，還需要加強相關(guān)人員的業(yè)務能力，計算機操作水平，并規(guī)范管理過程中的規(guī)定動作，到什么節(jié)點做什么事。合同信息化管理應注意定期備份數(shù)據(jù)，以防設(shè)備損壞或其他原因造成數(shù)據(jù)丟失。合同信息化管理依賴網(wǎng)絡(luò)平臺，網(wǎng)絡(luò)安全是管理平臺的基本要求，也是最重要的保障，一旦網(wǎng)絡(luò)存在危險，可能造成管理平臺癱瘓，更有可能造成商業(yè)機密外泄，因此，應加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止黑客入侵，造成嚴重損失。

作者：王英杰 單位：河北省水利水電第二勘測設(shè)計研究院