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合同管理作為內(nèi)控管理的重要一環(huán)，目前多數(shù)企業(yè)還停留在粗放型管理的階段，近年來(lái)隨著內(nèi)外部環(huán)境和監(jiān)管要求的進(jìn)一步提高，越來(lái)越多的企業(yè)開始重視合同信息化系統(tǒng)的建設(shè)。通過(guò)合同信息化系統(tǒng)的建設(shè)，有利于提高職工的工作效率以及合同決策效率，規(guī)范合同全流程管控，切實(shí)提高合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

合同管理存在問題

合同范本訂立不規(guī)范

有些單位規(guī)模較小，無(wú)法務(wù)部門或法務(wù)人員擬定或?qū)徍撕贤侗荆霈F(xiàn)合同條款不完備、不具體明確的情況，合同存在效力瑕疵，容易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)；或者法務(wù)人員擬定和修訂了合同范本，經(jīng)辦人新老版本混用，造成范本使用不規(guī)范的問題。

合同審批環(huán)節(jié)效率低

合同簽批多采取手工串行方式進(jìn)行審批：即經(jīng)辦人持紙質(zhì)合同逐個(gè)找審批人審批，一個(gè)審核環(huán)節(jié)結(jié)束下一個(gè)審核環(huán)節(jié)才能開始。如其中一個(gè)審核人審核不通過(guò)，整個(gè)流程需要重新開始，浪費(fèi)人員時(shí)間及精力。一份合同審批時(shí)間快則兩三天，遇到審批人員出差或請(qǐng)假，長(zhǎng)則十天半個(gè)月。

合同履約環(huán)節(jié)跟進(jìn)不到位

部門之間缺乏協(xié)同性，部門均某一特定環(huán)節(jié)參與，導(dǎo)致實(shí)際履行合同的人不一定了解合同內(nèi)容，了解合同內(nèi)容的人也不參與合同的履行。一旦出現(xiàn)經(jīng)辦人員調(diào)動(dòng)或離職的情況，合同后續(xù)付款流程較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)無(wú)人跟進(jìn)，或者合同到期后未及時(shí)簽訂新的合同，實(shí)務(wù)中還存在財(cái)務(wù)部門提醒催促經(jīng)辦部門盡快履行報(bào)銷手續(xù)付款的情況，存在法律風(fēng)險(xiǎn)。

合同檔案管理分散

合同歸檔管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的必要手段。傳統(tǒng)方式存在信息不能及時(shí)歸結(jié)，檔案數(shù)據(jù)零散，查找困難的問題，具體為：合同多采用手工登記相關(guān)信息方式記錄，容易出現(xiàn)合同信息采集滯后的情況；一旦合同有變更未及時(shí)提交給登記人，記錄的信息將不準(zhǔn)確；匯總工作需要耗費(fèi)大量人力與時(shí)間，缺乏統(tǒng)一的合同管理人員及合同編號(hào)，不方便合同查找與保管。實(shí)踐中還出現(xiàn)合同主辦部門未能及時(shí)將合同登記備案，后續(xù)查詢合同時(shí)到財(cái)務(wù)部門復(fù)印報(bào)銷合同附件的情況，即增加了財(cái)務(wù)部門的工作量又浪費(fèi)了紙張。

合同后評(píng)價(jià)機(jī)制未形成

合同管理的后評(píng)價(jià)，是保證合同執(zhí)行運(yùn)行的有效性，促使企業(yè)預(yù)防和控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑。實(shí)務(wù)中，合同履行后，對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目或異常合同無(wú)相關(guān)的評(píng)價(jià)機(jī)制，特別對(duì)合同執(zhí)行中的難點(diǎn)及爭(zhēng)議等的評(píng)價(jià)，沒有部門跟進(jìn)后評(píng)價(jià)工作。合同管理系統(tǒng)化構(gòu)想合同信息系統(tǒng)的應(yīng)用為完善內(nèi)部控制提供了手段，內(nèi)部控制不斷對(duì)信息化提出更高的要求，二者相符相承，互相促進(jìn)。合同管理系統(tǒng)建設(shè)“以風(fēng)險(xiǎn)控制為導(dǎo)向”的內(nèi)控設(shè)計(jì)流，構(gòu)建“一體化”、“模塊化”、“集成化”、“功能化”的設(shè)計(jì)模式，覆蓋了合同的準(zhǔn)備起草、審核會(huì)簽、審批跟蹤、終結(jié)歸檔，查詢統(tǒng)計(jì)等各個(gè)階段，實(shí)現(xiàn)了合同全流程閉環(huán)管理。

規(guī)范準(zhǔn)備起草與會(huì)簽功能

一是實(shí)現(xiàn)合同范本管理，建立統(tǒng)一的合同范本模板庫(kù)，每次合同下關(guān)聯(lián)多個(gè)范本，并支持導(dǎo)出導(dǎo)入功能，方便經(jīng)辦人選擇相關(guān)合同范本；二是提升起草效率，通過(guò)上傳合同初稿，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)信息自動(dòng)提取，內(nèi)容在線編輯暫存補(bǔ)錄等。三是將原有分散的、手工的合同審核蓋章流程進(jìn)行整合，利用信息化手段將各部門與人員的審查職責(zé)固化在流程中，根據(jù)不同業(yè)務(wù)內(nèi)容匹配相應(yīng)的審批流程，設(shè)置相關(guān)審批權(quán)限及不相容崗位職責(zé)，多個(gè)審批人可并行在系統(tǒng)中會(huì)簽審批意見，改變手工“串聯(lián)”審批方式。四是優(yōu)化審批方式。審批時(shí)限是承辦部門最為關(guān)心的事情，為了保證合同審批和履行效率，設(shè)置提醒功能，并支持移動(dòng)辦公，通過(guò)手機(jī)APP與移動(dòng)辦公相結(jié)合，支持手機(jī)簽批。合同跟蹤設(shè)置預(yù)警功能經(jīng)辦人錄入合同履行計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提醒節(jié)點(diǎn)和付款提醒節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)在線信息及時(shí)提醒，預(yù)警逐漸升級(jí)的方式，使相關(guān)人員、領(lǐng)導(dǎo)重視合同的執(zhí)行情況，防范合同履約風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。例如臨近履行期滿的合同設(shè)置預(yù)警，提醒相關(guān)人員合同即將到期(包括OA，微信或者短信等)，便于承辦人提前做好談判和簽約的準(zhǔn)備，避免出現(xiàn)合同到期后的空白期。

實(shí)現(xiàn)集成化信息共享

將系統(tǒng)與其他建成的系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接和集成，發(fā)揮合同管理系統(tǒng)最大的使用效益。如與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)集成，在收付款環(huán)節(jié)傳遞付款信息至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，自動(dòng)生成記賬分錄；與招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)集成，合同草擬階段，對(duì)應(yīng)招標(biāo)系統(tǒng)的中簽信息，共享合同招投標(biāo)信息結(jié)果；與用印系統(tǒng)相集成，簽訂合同后加蓋電子印章。通過(guò)系統(tǒng)化的集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同源、信息共享，避免信息孤島。設(shè)置合同登記歸檔設(shè)置合同登記歸檔功能。從系統(tǒng)中自動(dòng)截取合同基本信息，包括合同編號(hào)、合同名稱、主要項(xiàng)目?jī)?nèi)容、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、合同金額、付款節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行登記，連同合同電子版生成電子歸檔資料。同時(shí)合同簽訂用印后，系統(tǒng)設(shè)置時(shí)限，自動(dòng)提醒“檔案管理員”和“業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員”收回紙質(zhì)合同，完成歸檔工作。

設(shè)置查詢統(tǒng)計(jì)功能

根據(jù)部門管理需求，可在權(quán)限內(nèi)查看合同的文本內(nèi)容，了解合同相關(guān)信息，利用查詢功能，查詢合同所有狀態(tài)信息（如合同審批中審批完成、已變更、已解除、已廢除、已用印，已歸檔等），動(dòng)態(tài)的監(jiān)控合同執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)歷史記錄的追蹤查詢。引入“云計(jì)算”理念，利用大數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)功能，統(tǒng)計(jì)發(fā)展趨勢(shì)，生成可視化的圖標(biāo)，直觀反映歷史對(duì)比、趨勢(shì)對(duì)比等狀況，為管理層在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)上提供決策依據(jù)。查詢統(tǒng)計(jì)功能還能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)績(jī)的科學(xué)管控，結(jié)合績(jī)效考核情況，制定激勵(lì)的措施，激發(fā)員工工作的積極性，實(shí)現(xiàn)績(jī)效的公平量化標(biāo)準(zhǔn)化的考核。

建立合同后評(píng)價(jià)機(jī)制

合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用提供了更多的內(nèi)部監(jiān)督方式和時(shí)機(jī)，在時(shí)間、空間、方法上更具有更大的可操作性。在系統(tǒng)中設(shè)置合同后評(píng)價(jià)小組用戶，標(biāo)記設(shè)置重點(diǎn)項(xiàng)目合同和狀態(tài)異常的合同。對(duì)于此類合同，后評(píng)價(jià)工作小組可以在系統(tǒng)中評(píng)價(jià)合同執(zhí)行是否達(dá)到預(yù)期目的、執(zhí)行過(guò)程中遇到哪些問題，是否得到有效解決等，并在系統(tǒng)中形成結(jié)果分析報(bào)告，對(duì)存在的問題反饋整改，形成長(zhǎng)效工作機(jī)制。建立客戶管理模塊與工商系統(tǒng)對(duì)接，導(dǎo)入客戶資信情況，便于對(duì)客戶資信的及時(shí)了解，并合同客戶進(jìn)行分類評(píng)級(jí)。如對(duì)于黑名單客戶禁止交易簽約，對(duì)于灰名單的客戶簽約審批過(guò)程中系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)提示。已交易過(guò)的客戶，動(dòng)態(tài)維護(hù)更新包括客戶主體信息，聯(lián)系方式，往來(lái)賬目，評(píng)級(jí)信息等。

合同管理系統(tǒng)化建設(shè)關(guān)注問題

對(duì)于做好合同管理信息化建設(shè)關(guān)鍵在于“七分管理三分應(yīng)用”，需要特別關(guān)注以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)重視合同管理信息化配套制度及應(yīng)用指南建設(shè)，為信息化系統(tǒng)應(yīng)用奠定制度保障，夯實(shí)應(yīng)用基礎(chǔ)。借助財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)，不斷優(yōu)化合同管理流程，明確管理結(jié)點(diǎn)，同時(shí)豐富管理手段和管理目標(biāo)，與手工操作有許多不同的地方，特別是管理結(jié)點(diǎn)向前延伸，除了財(cái)務(wù)人員外，許多業(yè)務(wù)人員也需要應(yīng)用相關(guān)系統(tǒng)，因此，在系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行期間，需要通過(guò)配套合同管理制度及應(yīng)用指南的建設(shè)，支撐合同管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，以編制內(nèi)部規(guī)范性文件及作業(yè)指導(dǎo)書的形式規(guī)范系統(tǒng)應(yīng)用及管理流程，系統(tǒng)應(yīng)用人員通過(guò)上述文件可以簡(jiǎn)單明了地掌握實(shí)際操作，為信息系統(tǒng)的推廣和使用奠定基礎(chǔ)。其次，建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開人才隊(duì)伍的建設(shè)，尤其是合同管理系統(tǒng)相關(guān)人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、審核、歸檔、查詢等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這不僅要求合同管理的相關(guān)用熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要合同信息化管理系統(tǒng)的使用和計(jì)算機(jī)的操作，以確保合同管理各階段信息記錄真實(shí)、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確。最后，開展合同管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，合同管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用，應(yīng)提升相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。因此，要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

結(jié)語(yǔ)

合同管理系統(tǒng)化建設(shè)使企業(yè)進(jìn)一步完善企業(yè)的制度、優(yōu)化企業(yè)的流程，并把風(fēng)險(xiǎn)控制的要求落地。但我們也要認(rèn)識(shí)到，合同管理系統(tǒng)軟件只是一個(gè)外部系統(tǒng)，只有在系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)流程持續(xù)優(yōu)化才能發(fā)揮信息化系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)價(jià)值。因此，在合同管理系統(tǒng)化建設(shè)中，應(yīng)多方配合不定時(shí)的對(duì)合同管理流程進(jìn)行梳理及優(yōu)化，不斷完善信息化管理系統(tǒng)，提升管理效率與質(zhì)量。

作者：陳曉謙 單位：交通運(yùn)輸部南海航海保障中心汕頭通信中心